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Funktionsumfang

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Link: https://www.websline.com/de/hotel-anfrage-buchungssystem

Die Schnittstelle zum ABM von websLINE gibt es aktuell in zwei Versionen.

Die Version 2.0 der Schnittstelle wurde entwickelt, um noch mehr Flexibilität und Leistung zu bieten. Nutzer profitieren von erweiterten Funktionen, die es ermöglichen, dass beispielsweise nun auch Buchungsänderungen direkt in das PMS importiert werden können, sowie Anzahlungen direkt über den ABM im PMS verbucht werden können. Diese Verbesserungen machen die Schnittstelle nicht nur leistungsstärker, sondern auch anpassungsfähiger an individuelle Bedürfnisse.

Des Weiteren wurde auch die Schnittstelle zum ABM Gutscheinverwaltungs-System implementiert. Mit dieser zusätzlichen Schnittstelle bieten wir die Möglichkeit die in websLINE erstellten Gutscheine direkt in Casablanca auf dem Konto des Gastes einlösen zu können. (siehe -> ABM Gutschein-Schnittstelle)

Funktionsumfang Version 1​

  • Austausch von Gästedaten
  • Austausch von Reservierungsdaten
    • Import von Anfragen ins PMS (optional von ABM einstellbar)
    • Import von Buchungen ins PMS
    • Ratenpreise werden gesamt bei den Erwachsenen übernommen (Kinder immer mit 0€ eingetragen)
  • Übermitteln von Raten / Restriktionen
    • Erwachsene & Kinder möglich
      • Preise werden von Min. - Max. Belegung gesendet

Ablauf​

  • Der Anfragen- / Buchungsimport wird über die Casablanca Online Systems abgewickelt. Diese übermitteln dann die Anfrage / Buchung an Casablanca Desktop weiter.
    • Sind Erwachsene & Kinder in einer in einer Anfrage / Buchung enthalten, werden Kinder immer mit Preis 0 € eingetragen (Gesamtbetrag bei den Erwachsenen).
  • Das Senden der Gäste- sowie Reservierungsdaten welche direkt in Casablanca eingetragen werden, übernimmt Casablanca Desktop.
  • Raten / Restriktionen / Verfügbarkeiten werden über die Casablanca Online Systems zum ABM übermittelt.

Funktionsumfang Version 2​

  • Austausch von Gästedaten
  • Austausch von Reservierungsdaten
    • Import von Anfragen ins PMS (optional von ABM einstellbar)
    • Import von Buchungen ins PMS
    • Auch Buchungsänderungen werden im PMS übernommen.
    • Erwachsenen- & Kinderpreise werden korrekt übernommen.
  • Anzahlungen können direkt im PMS gebucht werden.
    • Anzahlungsforderungen werden korrekt im PMS (Reservierungsmaske) übernommen. (geforderter Betrag & Zahlungsziel-Datum)
    • Geleistete Anzahlungen werden korrekt im PMS (Konto) übernommen.
  • Übermitteln von Raten / Restriktionen
    • Erwachsene & Kinder möglich
      • Preise werden von Min. - Max. Belegung gesendet

Ablauf​

  • Der Anfragen- / Buchungsimport wird direkt über Casablanca Desktop abgewickelt. Die Datenübertragung erfolgt somit "Live" in einem 1-Minuten Intervall und die Daten scheinen schneller im PMS auf.
    • Erwachsene- & Kinderpreise werden korrekt in Casablanca übernommen.
    • Ebenso werden Nachbearbeitungen zu Buchungen im PMS importiert.
    • Die geforderte Anzahlung wird korrekt mit Betrag und Datum im PMS in der Reservierungsmaske übernommen.
    • Wird eine Anzahlung über den ABM verbucht, wird diese direkt ins PMS auf das Gastkonto importiert.
  • Das Senden der Gäste- sowie Reservierungsdaten welche direkt in Casablanca eingetragen werden, übernimmt Casablanca Desktop.
  • Raten / Restriktionen / Verfügbarkeiten werden über die Casablanca Online Systems zum ABM übermittelt.

Austausch von Gästedaten (V1 & V2)​

Hierbei übermittelt Casablanca bei Erstellung bzw. Änderung von Gästedaten die Daten direkt an den ABM weiter. Im ABM können somit diese Gästedaten für die Erstellung eines Angebots bzw. einer Buchung verwendet werden. Werden Gastdaten im ABM angepasst (z.B. Adresse wird richtiggestellt), dann erhält Casablanca diese Änderungen mit der nächsten Anfrage / Buchung auf den Gast wiederum retour.

Austausch von Reservierungsdaten​

Die Abwicklung zu Angeboten und Reservierungen findet grundsätzlich im ABM statt. Jede Buchungsänderung bzw. Buchungserstellung in Casablanca wird aber auch an den ABM übermittelt. Die unterschiedlichen Schnittstellen-Versionen bieten hier auch unterschiedliche Möglichkeiten.

Version 1​

Sobald eine Buchung als reserviert (also mit sichtbarem Status) vom ABM in Casablanca eingetragen wird, werden keine automatischen Anpassungen mehr über die Schnittstelle übernommen. (Ausgenommen Storno einer Reservierung) Hierbei erhält der Betrieb ein Infomail, dass die Anpassung zur Reservierung in Casablanca manuell durchgeführt werden muss.

info

Warum ist das so: Durch Änderungen zu Reservierungen, würden in den Gruppennamen hinterlegte Gästenamen (also z.B. Gastdaten durch den OnlineCheckin) bzw. Bemerkungen zur Reservierung wieder entfernt werden.

Somit gilt:

  • Vor Reservierung (bis zur Buchungsbestätigung)
    • Angebote werden im ABM erstellt. Angebote werden automatisch in Casablnaca importiert (z.B. mit unsichtbarem Status "OnlineAnfrage" - optional von ABM einstellbar)
    • Reservierungen werden im ABM erstellt. Auch die Reservierungen werden automatisch in Casablanca importiert (z.B. mit sichtbarem Status "OnlineBuchung")
  • Nach Reservierung (sobald die Buchung in Casablanca sichtbar aufscheint)
    • Bis zur Reservierung sollte im ABM gearbeitet werden.
    • Nachträgliche Änderungen zu einer Reservierung müssen im ABM und in Casablanca manuell erfolgen. (Betrieb erhält ein Infomail)
    • Die komplette Abrechnung / Meldung zur Buchung, findet in Casablanca statt.

Zu- Abschläge bzw. Zusatzleistungen welche im ABM hinzugefügt werden, werden in Casablanca als Zimmerleistungen zur Buchung übernommen. Dabei ist es wichtig, dass das Mapping immer aktuell gehalten wird. D.h. werden neue Leistungen oder Zu- Abschläge im ABM angelegt, dann müssen diese in den Casablanca OnlineSystems auch gemappt werden! -> siehe Leistungen mappen

Version 2​

Die Abwicklung zu Angeboten und Reservierungen findet grundsätzlich im ABM statt. Im ABM kann optional eingestellt werden, ob Angebote ebenso zu Casablanca übermittelt werden sollen. (Vorteil: Gästedaten werden somit auch bei Anfragen schon an Casablanca gesendet). Da der Buchungsimport in der neuen Version der Schnittstelle von Casablanca Desktop vorgenommen wird, konnte die Importzeit deutlich verringert werden. (Import-Intervall 1 Minute) Ebenso werden mit der Version 2 die Ratenpreise korrekt für Erwachsene & Kinder übernommen.

Buchungen können in der neuen Version der Schnittstelle auch weiterhin im ABM "nachbearbeitet" werden. Hinterlegte Gästedaten (also z.B. Gastdaten durch den OnlineCheckin) bzw. Bemerkungen zur Buchung werden nicht mehr entfernt und bleiben bestehen.

Erst bei folgenden Änderungen der Buchung im PMS, wird diese zur Nachbearbeitung im ABM gesperrt, um sicherzustellen, dass keine Daten verloren gehen:

  • Preisänderungen zur Buchung werden direkt in Casablanca durchgeführt.
  • Änderungen der Personenanzahl zur Buchung werden direkt in Casablanca durchgeführt.

Es wird daher empfohlen Buchungsänderungen betreffend Preise / Personenanzahl direkt im ABM durchzuführen.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Übermittlung der Anzahlungsinformationen. Wird eine Anzahlung bei Buchungserstellung gefordert, wird der geforderte Betrag mit dem Zahlungsziel-Datum in der Casablanca Reservierungsmaske korrekt übernommen. Ebenso werden geleistete Anzahlungen zu Buchungen nun direkt auf dem Gast-Konto übernommen.

info

Infomail bei Buchungsimport: nach der Umstellung von V1 -> V2 Schnittstelle, wird kein Informationsmail mehr an die Betriebs-Mailadresse gesendet. Informationsmails bei neuen Anfragen/Buchungen etc. werden aber vom ABM weiterhin direkt gesendet und können selbst vom Betrieb im ABM verwaltet werden.

Übermitteln von Raten / Restriktionen​

Raten welche in Casablanca hinterlegt wurden, können mit den Raten des ABM gemappt werden. Dabei wird folgendes an ABM übermittelt:

  • Preise
    • Erwachenenpreise (von Min. - Max. Belegung)
    • Kinderpreise
  • Restriktionen
    • Min/Max Aufenthalte
    • Erlaubte An- Abreisetage

Das Raten-Mapping erfolgt bei der Einrichtung der Schnittstelle und läuft identisch bei beiden Versionen der Schnittstelle über die Casablanca Online Systems.

Pauschalen​

Pauschalen können nicht von Casablanca zum ABM übermittelt werden. Hierbei müssen die Pauschalen sowie die Preise dazu im ABM hinterlegt werden. Beim Buchungsimport können die Pauschalen hingegen gemappt werden, sodass diese in Casablanca korrekt verwendet werden.

Damit die Pauschalen zur Buchung gemappt werden können, sollten diese somit in Casablanca ebenso angelegt werden. Die Eingabe der Preise zur Pauschale in Casablanca ist nicht zwingend notwendig, da diese pro Buchung wie vom ABM übermittelt, übernommen werden. Lediglich die Zeiträume / Zimmertypen zu welchen die Pauschale gültig ist, sollte in Casablanca hinterlegt werden. Es gilt zu beachten, dass inkludierte Fixleistungen pro Zeitraum in Casablanca auch hinterlegt werden sollten, damit diese für die Gastrechnung / Buchhaltung aus dem Pauschalenpreis herausgerechnet werden können.

Wo das Mapping eingetragen werden muss, kommt darauf an welche Version der Schnittstelle verwendet wird.

Upgrademöglichkeiten​

Nutzer der ersten Version haben die Möglichkeit, auf die neuere Version 2.0 der Schnittstelle zu aktualisieren, um von den zusätzlichen Funktionen zu profitieren. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass unsere Schnittstelle stets den aktuellen Bedürfnissen entspricht und gleichzeitig einfache Upgradeprozesse für unsere geschätzten Anwender bereitstellt.

Wenn Sie Interesse an der Umstellung auf die neue Version haben, kontaktieren Sie bitte ihren Ansprechpartner bei ABM websLINE. Für die Umstellung auf Casablanca-Seite wird ein ausgefüllter Auftrag für die Wartungsarbeit benötigt. Den Auftrag können Sie unter folgendem Link erteilen: https://www.casablanca.at/auftrag-wartung/