Buchungs-Regeln

Damit die Buchhaltung die Verbuchung der Leistungen bzw. Mehrwertsteuer korrekt durchführen kann, sind folgende Regeln von der Rezeption unbedingt einzuhalten!

Übersicht - Zusammenfassung

1. Anzahlungen verbuchen
   • Anzahlungen sind nach Eingang immer auf das Gast-Konto zu verbuchen
     • Auf das Konto wechseln
     • Mittels Haken "Anzahlung bezahlt" die Anzahlung verbuchen
       • Alternativ kann die Anzahlung auch manuell über Artikel -> Neu verbucht werden. Achtung! Hier auch wirklich einen Anzahlungs-Artikel verbuchen! (nicht einen normalen Zahlungsartikel)
     • Als Datum der Zahlung sollte immer das Datum mit Zahlungseingang verwendet werden (z.B. bei Bank-Zahlungen immer das Datum wann die Zahlung beim Bankkonto eingegangen ist)
2. Zahlungen < Rechnungsdatum
   • Alle Zahlungen welche vor der Abreise bzw. vor Rechnungserstellung (sprich Anzahlung < Rechnungsdatum) eingetragen werden, sind als "Anzahlungs-Artikel" einzutragen.
     • Bsp. Gast bezahlt bei Anreise gleich schon eine gewisse Summe in Bar. Die Rechnung erhält der Gast erst bei Abreise. Es ist hier ein "Bar-Anzahlung" Artikel zu verbuchen.
       • Als Bestätigung für den Gast könnte ein Kontoauszug ausgehändigt werden.
3. Gegenbuchen bzw. Stornieren von Leistungen
   • Zahlungen:
     • Zahlungen wo ein Zahlungsfluss stattgefunden hat - müssen "Gegengebucht" und auf Rechnung gestellt werden. (Bsp. Bank Rücküberweisungen oder Kreditkarten Rückerstattungen)
     • Fälschlich eingetragene Zahlungen (welche gar nie stattgefunden haben) dürfen storniert werden.
     • Doppelt verbuchte Zahlungen (z.B. wenn man ein und dieselbe Anzahlung auf zwei Konten verbucht hat) - darf eine davon storniert werden.
   • Konsumationen:
     • Konsumationen welche korrekt verbucht wurden, da der Gast diese auch erhalten hat müssen ebenfalls Gegengebucht werden. (Beispiel: bei Reklamation)
     • Nur fälschlich eingetragene Konsumationen dürfen storniert werden
     • Kassa-Transfer-Leistungen: Hier muss ein Storno direkt auf der Kassa durchgeführt werden, damit die Umsätze in der Kassa und in Casablanca identisch sind.
       • Leistungen welche noch vom Kellner storniert werden müssen können zwischenzeitlich auch auf ein eigenes Debitor-Konto "Restaurant-Fehlbuchungen" übergeleitet werden.
4. Stornierungen
   • Stornierungen sind immer korrekt zu behandeln.
     • Stornieren mit Einbehaltung einer Stornogebühr (Anzahlung wurde bereits verbucht)
       • Auf das Konto wechseln
       • Artikel "Stornogebühr" verbuchen
       • Sollte nicht der gesamte Anzahlungsbetrag einbehalten werden -> Zahlungs-Rücküberweisung bzw. Rückerstattung verbuchen
       • Wenn Konto auf 0 ist - Rechnung erstellen.
       • Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)
     • Stornieren mit Einbehaltung einer Stornogebühr (Keine Anzahlung wurde verbucht)
       • Auf das Konto wechseln
       • Artikel "Stornogebühr" verbuchen
       • Offene Rechnung erstellen und dem Gast senden (z.B. per Email)
         • Sobald die Zahlung zur Stornogebühr eingegangen ist, sollte diese der Rechnung korrekt Gegengebucht werden. -> siehe "Offene Rechnungen ausgleichen"
       • Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)
     • Stornieren mit Anzahlung-Rückerstattung
       • Auf das Konto wechseln
       • Rücküberweisungs- bzw. Rückerstattungs-Artikel über den gesamten Anzahlungsbetrag verbuchen
         • Als Datum der Rücküberweisung bzw. Rückerstattung sollte immer das Datum mit Zahlungsausgang verwendet werden (z.B. bei Bank-Rücküberweisung immer das Datum wann die Rückzahlung beim Bankkonto erfolgte)
       • Wenn Konto auf 0 ist - Rechnung erstellen
       • Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)
     • Stornieren von OnlineBuchungen
       • Hier können die automatisch vom Channel Manager auf den "Storno" Status gestellten Buchungen über die Reservierungssuche gefunden werden.
       • Über Rechtsklick kann auf das jeweilige Konto gewechselt werden.
       • Die korrekten Gebühren oder Rückerstattungen müssen verbucht und auf Rechnung gestellt werden.
5. Offene Rechnungen ausgleichen
   • Offene Rechnungen sind nach Bezahlung immer auszugleichen
   • Offene Rechnung über das Modul "Rechnungen" suchen
   • Mit Rechtsklick auf das Konto wechseln
   • Rechnung mit Rechtsklick "Rechnung ausgleichen" mit dem korrekten Zahlungsmittel ausgleichen
     • Als Datum der Zahlung sollte immer das Datum mit Zahlungseingang verwendet werden (z.B. bei Bank-Zahlungen immer das Datum wann die Zahlung beim Bankkonto eingegangen ist)
6. Kontrolle Umsatzliste vor Übermittlung
   • Auf der Umsatzliste wird alles ausgewiesen was im berechneten Zeitraum auf Rechnung gestellt wurde. (= Berechnung der Umsätze nach Rechnungsdatum!)
   • Somit ist auch immer die Sonderliste "Nicht verrechneter Umsatz" vor der Übermittlung an die Buchhaltung zu kontrollieren.
     • Leistungen von Buchungen welche z.B. Monatsübergreifend sind (Sprich wo die Verrechnung zu einem späteren Zeitpunkt noch durchgeführt wird) dürfen sich auf der Liste befinden.
     • Leistungen welche alle im berechneten Monat verbucht wurden und keine Verrechnung zu einem späteren Zeitpunkt mehr durchgeführt wird (da Gast z.B. auch schon abgereist ist) - sind unbedingt auf Rechnung zu stellen! = Verrechnung durchführen!

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Anzahlungen verbuchen

• Anzahlungen sind nach Eingang immer auf das Gast-Konto zu verbuchen
  • Auf das Konto wechseln
  • Mittels Haken bei Anzahlungen "Bezahlt" die Anzahlung verbuchen
    • Alternativ kann die Anzahlung auch manuell über Artikel -> Neu verbucht werden. Achtung! Hier auch wirklich einen Anzahlungs-Artikel verbuchen! (nicht einen normalen Zahlungsartikel)
  • Als Datum der Zahlung sollte immer das Datum mit Zahlungseingang verwendet werden (z.B. bei Bank-Zahlungen immer das Datum wann die Zahlung beim Bankkonto eingegangen ist)
  • Ebenso ist der tatsächliche Betrag der Zahlung zu verbuchen.

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Zahlungen < Rechnungsdatum

• Alle Zahlungen welche vor der Abreise bzw. vor Rechnungserstellung (sprich Zahlungen < Rechnungsdatum) eingetragen werden, sind als "Anzahlungs-Artikel" einzutragen.

Beispiel: Gast bezahlt bei Anreise schon eine gewisse Summe in Bar. Die Rechnung erhält der Gast erst bei Abreise (hier erst am 21.02.2021). Es ist hier ein "Bar-Anzahlung" Artikel zu verbuchen.

Als Bestätigung für den Gast könnte ein Kontoauszug ausgehändigt werden.

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Gegenbuchen bzw. Stornieren von Leistungen

• Zahlungen:

  • Zahlungen wo ein Zahlungsfluss stattgefunden hat - müssen gegengebucht und auf Rechnung gestellt werden. (Bsp. Bank Rücküberweisungen oder Kreditkarten Rückerstattungen)

    

    

    

  • Falsch eingetragene Zahlungen (welche gar nie stattgefunden haben) dürfen storniert werden.

  • Doppelt verbuchte Zahlungen (z.B. wenn man ein und dieselbe Anzahlung auf zwei Konten verbucht hat) - darf eine davon storniert werden.

• Konsumationen:

  • Konsumationen welche korrekt verbucht wurden, da der Gast diese auch erhalten hat müssen ebenfalls gegengebucht werden. (Beispiel: bei Reklamation) Dazu kann die "Gegenbuchen" Funktion am Konto verwendet werden.

    

  • Nur fälschlich eingetragene Konsumationen dürfen storniert werden.

  • Kassa-Transfer-Leistungen: Hier muss ein Storno direkt auf der Kassa durchgeführt werden, damit die Umsätze in der Kassa und in Casablanca identisch sind.

    • Leistungen welche noch vom Kellner storniert werden müssen können zwischenzeitlich auch auf ein eigenes Debitor-Konto "Restaurant-Fehlbuchungen" übergeleitet werden.

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Stornierungen

Stornierungen sind immer korrekt zu behandeln.

Stornieren mit Einbehaltung einer Stornogebühr (Anzahlung wurde bereits verbucht)

• Auf das Konto wechseln

• Artikel "Stornogebühr" verbuchen

• Sollte nicht der gesamte Anzahlungsbetrag einbehalten werden -> Zahlungs-Rücküberweisung bzw. Rückerstattung verbuchen

• Wenn Konto auf 0 ist - Rechnung erstellen.

  

• Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)

  

Stornieren mit Einbehaltung einer Stornogebühr (Keine Anzahlung wurde verbucht)

• Auf das Konto wechseln

• Artikel "Stornogebühr" verbuchen

• Offene Rechnung erstellen und dem Gast senden (z.B. per Email)

  

  • Sobald die Zahlung zur Stornogebühr eingegangen ist, sollte diese der Rechnung korrekt gegengebucht werden. -> siehe "Offene Rechnungen ausgleichen"

• Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)

  

Stornieren mit Rückerstattung der Anzahlung

• Auf das Konto wechseln

• Rücküberweisungs- bzw. Rückerstattungs-Artikel über den gesamten Anzahlungsbetrag verbuchen

  • Als Datum der Rücküberweisung bzw. Rückerstattung sollte immer das Datum mit Zahlungsausgang verwendet werden (z.B. bei Bank-Rücküberweisung immer das Datum wann die Rückzahlung beim Bankkonto erfolgte)

• Wenn Konto auf 0 ist - Rechnung erstellen

  

• Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)

  

Stornieren von OnlineBuchungen

• Hier können die automatisch vom Channel Manager auf den "Storno" Status gestellten Buchungen über die Reservierungssuche gefunden werden.
• Über Rechtsklick kann auf das jeweilige Konto gewechselt werden.
• Die korrekten Gebühren oder Rückerstattungen müssen verbucht und auf Rechnung gestellt werden.

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Offene Rechnungen ausgleichen

Offene Rechnungen sind nach Bezahlung immer auszugleichen

• Offene Rechnung über das Modul "Rechnungen" suchen
• Mit Rechtsklick auf das Konto wechseln
• Rechnung mit Rechtsklick "Rechnung ausgleichen" mit dem korrekten Zahlungsmittel ausgleichen
  • Als Datum der Zahlung sollte immer das Datum mit Zahlungseingang verwendet werden (z.B. bei Bank-Zahlungen immer das Datum wann die Zahlung beim Bankkonto eingegangen ist)

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Kontrolle Umsatzliste vor Uebermittlung

• Auf der Umsatzliste wird alles ausgewiesen was im berechneten Zeitraum auf Rechnung gestellt wurde. (= Berechnung der Umsätze nach Rechnungsdatum!)
• Somit ist auch immer die Sonderliste "Nicht verrechneter Umsatz" vor der Übermittlung an die Buchhaltung zu kontrollieren
  • Leistungen von Buchungen welche z.B. Monatsübergreifend sind (Sprich wo die Verrechnung zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt wird) dürfen sich auf der Liste befinden.
  • Leistungen welche alle im berechneten Monat verbucht wurden und keine Verrechnung zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt wird (da Gast z.B. auch schon abgereist ist) - sind unbedingt auf Rechnung zu stellen! = Verrechnung durchführen!

Beispiel:

Wir laden die Liste "Nicht verrechneter Umsatz".

• Frau Wegner Carola ist bereits abgereist aber es wurde noch keine Rechnung erstellt - somit ist hier eine Rechnung zu erstellen!
• Herr Kinzel Didrich reist erst mit 02.02.2021 ab. Somit wird auch die Rechnung erst im Februar erstellt werden. - dieses Konto kann ignoriert werden, da es später noch verrechnet wird.

Über Rechtsklick in der Liste kann direkt auf das jeweilige Konto gewechselt und die Rechnung erstellt werden.