Buchungs-Regeln
Damit die Buchhaltung die Verbuchung der Leistungen bzw. Mehrwertsteuer korrekt durchführen kann, sind folgende Regeln von der Rezeption unbedingt einzuhalten!
Übersicht - Zusammenfassung
- Anzahlungen verbuchen
- Anzahlungen sind nach Eingang immer auf das Gast-Konto zu verbuchen
- Auf das Konto wechseln
- Mittels Haken "Anzahlung bezahlt" die Anzahlung verbuchen
- Alternativ kann die Anzahlung auch manuell über Artikel -> Neu verbucht werden. Achtung! Hier auch wirklich einen Anzahlungs-Artikel verbuchen! (nicht einen normalen Zahlungsartikel)
- Als Datum der Zahlung sollte immer das Datum mit Zahlungseingang verwendet werden (z.B. bei Bank-Zahlungen immer das Datum wann die Zahlung beim Bankkonto eingegangen ist)
- Anzahlungen sind nach Eingang immer auf das Gast-Konto zu verbuchen
- Zahlungen < Rechnungsdatum
- Alle Zahlungen welche vor der Abreise bzw. vor Rechnungserstellung (sprich Anzahlung < Rechnungsdatum) eingetragen werden, sind als "Anzahlungs-Artikel" einzutragen.
- Bsp. Gast bezahlt bei Anreise gleich schon eine gewisse Summe in Bar. Die Rechnung erhält der Gast erst bei Abreise. Es ist hier ein "Bar-Anzahlung" Artikel zu verbuchen.
- Als Bestätigung für den Gast könnte ein Kontoauszug ausgehändigt werden.
- Bsp. Gast bezahlt bei Anreise gleich schon eine gewisse Summe in Bar. Die Rechnung erhält der Gast erst bei Abreise. Es ist hier ein "Bar-Anzahlung" Artikel zu verbuchen.
- Alle Zahlungen welche vor der Abreise bzw. vor Rechnungserstellung (sprich Anzahlung < Rechnungsdatum) eingetragen werden, sind als "Anzahlungs-Artikel" einzutragen.
- Gegenbuchen bzw. Stornieren von Leistungen
- Zahlungen:
- Zahlungen wo ein Zahlungsfluss stattgefunden hat - müssen "Gegengebucht" und auf Rechnung gestellt werden. (Bsp. Bank Rücküberweisungen oder Kreditkarten Rückerstattungen)
- Fälschlich eingetragene Zahlungen (welche gar nie stattgefunden haben) dürfen storniert werden.
- Doppelt verbuchte Zahlungen (z.B. wenn man ein und dieselbe Anzahlung auf zwei Konten verbucht hat) - darf eine davon storniert werden.
- Konsumationen:
- Konsumationen welche korrekt verbucht wurden, da der Gast diese auch erhalten hat müssen ebenfalls Gegengebucht werden. (Beispiel: bei Reklamation)
- Nur fälschlich eingetragene Konsumationen dürfen storniert werden
- Kassa-Transfer-Leistungen: Hier muss ein Storno direkt auf der Kassa durchgeführt werden, damit die Umsätze in der Kassa und in Casablanca identisch sind.
- Leistungen welche noch vom Kellner storniert werden müssen können zwischenzeitlich auch auf ein eigenes Debitor-Konto "Restaurant-Fehlbuchungen" übergeleitet werden.
- Zahlungen:
- Stornierungen
- Stornierungen sind immer korrekt zu behandeln.
- Stornieren mit Einbehaltung einer Stornogebühr (Anzahlung wurde bereits verbucht)
- Auf das Konto wechseln
- Artikel "Stornogebühr" verbuchen
- Sollte nicht der gesamte Anzahlungsbetrag einbehalten werden -> Zahlungs-Rücküberweisung bzw. Rückerstattung verbuchen
- Wenn Konto auf 0 ist - Rechnung erstellen.
- Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)
- Stornieren mit Einbehaltung einer Stornogebühr (Keine Anzahlung wurde verbucht)
- Auf das Konto wechseln
- Artikel "Stornogebühr" verbuchen
- Offene Rechnung erstellen und dem Gast senden (z.B. per Email)
- Sobald die Zahlung zur Stornogebühr eingegangen ist, sollte diese der Rechnung korrekt Gegengebucht werden. -> siehe "Offene Rechnungen ausgleichen"
- Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)
- Stornieren mit Anzahlung-Rückerstattung
- Auf das Konto wechseln
- Rücküberweisungs- bzw. Rückerstattungs-Artikel über den gesamten Anzahlungsbetrag verbuchen
- Als Datum der Rücküberweisung bzw. Rückerstattung sollte immer das Datum mit Zahlungsausgang verwendet werden (z.B. bei Bank-Rücküberweisung immer das Datum wann die Rückzahlung beim Bankkonto erfolgte)
- Wenn Konto auf 0 ist - Rechnung erstellen
- Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)
- Stornieren von OnlineBuchungen
- Hier können die automatisch vom Channel Manager auf den "Storno" Status gestellten Buchungen über die Reservierungssuche gefunden werden.
- Über Rechtsklick kann auf das jeweilige Konto gewechselt werden.
- Die korrekten Gebühren oder Rückerstattungen müssen verbucht und auf Rechnung gestellt werden.
- Stornieren mit Einbehaltung einer Stornogebühr (Anzahlung wurde bereits verbucht)
- Stornierungen sind immer korrekt zu behandeln.
- Offene Rechnungen ausgleichen
- Offene Rechnungen sind nach Bezahlung immer auszugleichen
- Offene Rechnung über das Modul "Rechnungen" suchen
- Mit Rechtsklick auf das Konto wechseln
- Rechnung mit Rechtsklick "Rechnung ausgleichen" mit dem korrekten Zahlungsmittel ausgleichen
- Als Datum der Zahlung sollte immer das Datum mit Zahlungseingang verwendet werden (z.B. bei Bank-Zahlungen immer das Datum wann die Zahlung beim Bankkonto eingegangen ist)
- Kontrolle Umsatzliste vor Übermittlung
- Auf der Umsatzliste wird alles ausgewiesen was im berechneten Zeitraum auf Rechnung gestellt wurde. (= Berechnung der Umsätze nach Rechnungsdatum!)
- Somit ist auch immer die Sonderliste "Nicht verrechneter Umsatz" vor der Übermittlung an die Buchhaltung zu kontrollieren.
- Leistungen von Buchungen welche z.B. Monatsübergreifend sind (Sprich wo die Verrechnung zu einem späteren Zeitpunkt noch durchgeführt wird) dürfen sich auf der Liste befinden.
- Leistungen welche alle im berechneten Monat verbucht wurden und keine Verrechnung zu einem späteren Zeitpunkt mehr durchgeführt wird (da Gast z.B. auch schon abgereist ist) - sind unbedingt auf Rechnung zu stellen! = Verrechnung durchführen!
Anzahlungen verbuchen
- Anzahlungen sind nach Eingang immer auf das Gast-Konto zu verbuchen
- Auf das Konto wechseln
- Mittels Haken bei Anzahlungen "Bezahlt" die Anzahlung verbuchen
- Alternativ kann die Anzahlung auch manuell über Artikel -> Neu verbucht werden. Achtung! Hier auch wirklich einen Anzahlungs-Artikel verbuchen! (nicht einen normalen Zahlungsartikel)
- Als Datum der Zahlung sollte immer das Datum mit Zahlungseingang verwendet werden (z.B. bei Bank-Zahlungen immer das Datum wann die Zahlung beim Bankkonto eingegangen ist)
- Ebenso ist der tatsächliche Betrag der Zahlung zu verbuchen.
Zahlungen < Rechnungsdatum
- Alle Zahlungen welche vor der Abreise bzw. vor Rechnungserstellung (sprich Zahlungen < Rechnungsdatum) eingetragen werden, sind als "Anzahlungs-Artikel" einzutragen.
Beispiel: Gast bezahlt bei Anreise schon eine gewisse Summe in Bar. Die Rechnung erhält der Gast erst bei Abreise (hier erst am 21.02.2021). Es ist hier ein "Bar-Anzahlung" Artikel zu verbuchen.
Als Bestätigung für den Gast könnte ein Kontoauszug ausgehändigt werden.
Gegenbuchen bzw. Stornieren von Leistungen
Zahlungen:
Zahlungen wo ein Zahlungsfluss stattgefunden hat - müssen gegengebucht und auf Rechnung gestellt werden. (Bsp. Bank Rücküberweisungen oder Kreditkarten Rückerstattungen)
Falsch eingetragene Zahlungen (welche gar nie stattgefunden haben) dürfen storniert werden.
Doppelt verbuchte Zahlungen (z.B. wenn man ein und dieselbe Anzahlung auf zwei Konten verbucht hat) - darf eine davon storniert werden.
Konsumationen:
Konsumationen welche korrekt verbucht wurden, da der Gast diese auch erhalten hat müssen ebenfalls gegengebucht werden. (Beispiel: bei Reklamation) Dazu kann die "Gegenbuchen" Funktion am Konto verwendet werden.
Nur fälschlich eingetragene Konsumationen dürfen storniert werden.
Kassa-Transfer-Leistungen: Hier muss ein Storno direkt auf der Kassa durchgeführt werden, damit die Umsätze in der Kassa und in Casablanca identisch sind.
- Leistungen welche noch vom Kellner storniert werden müssen können zwischenzeitlich auch auf ein eigenes Debitor-Konto "Restaurant-Fehlbuchungen" übergeleitet werden.
Stornierungen
Stornierungen sind immer korrekt zu behandeln.
Stornieren mit Einbehaltung einer Stornogebühr (Anzahlung wurde bereits verbucht)
Auf das Konto wechseln
Artikel "Stornogebühr" verbuchen
Sollte nicht der gesamte Anzahlungsbetrag einbehalten werden -> Zahlungs-Rücküberweisung bzw. Rückerstattung verbuchen
Wenn Konto auf 0 ist - Rechnung erstellen.
Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)
Stornieren mit Einbehaltung einer Stornogebühr (Keine Anzahlung wurde verbucht)
Auf das Konto wechseln
Artikel "Stornogebühr" verbuchen
Offene Rechnung erstellen und dem Gast senden (z.B. per Email)
- Sobald die Zahlung zur Stornogebühr eingegangen ist, sollte diese der Rechnung korrekt gegengebucht werden. -> siehe "Offene Rechnungen ausgleichen"
Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)
Stornieren mit Rückerstattung der Anzahlung
Auf das Konto wechseln
Rücküberweisungs- bzw. Rückerstattungs-Artikel über den gesamten Anzahlungsbetrag verbuchen
- Als Datum der Rücküberweisung bzw. Rückerstattung sollte immer das Datum mit Zahlungsausgang verwendet werden (z.B. bei Bank-Rücküberweisung immer das Datum wann die Rückzahlung beim Bankkonto erfolgte)
Wenn Konto auf 0 ist - Rechnung erstellen
Danach kann das Zimmer manuell auf den Status "Zimmer-Storno" umgestellt werden. (Rechtsklick auf das Zimmer -> Status ändern)
Stornieren von OnlineBuchungen
- Hier können die automatisch vom Channel Manager auf den "Storno" Status gestellten Buchungen über die Reservierungssuche gefunden werden.
- Über Rechtsklick kann auf das jeweilige Konto gewechselt werden.
- Die korrekten Gebühren oder Rückerstattungen müssen verbucht und auf Rechnung gestellt werden.
Offene Rechnungen ausgleichen
Offene Rechnungen sind nach Bezahlung immer auszugleichen
- Offene Rechnung über das Modul "Rechnungen" suchen
- Mit Rechtsklick auf das Konto wechseln
- Rechnung mit Rechtsklick "Rechnung ausgleichen" mit dem korrekten Zahlungsmittel ausgleichen
- Als Datum der Zahlung sollte immer das Datum mit Zahlungseingang verwendet werden (z.B. bei Bank-Zahlungen immer das Datum wann die Zahlung beim Bankkonto eingegangen ist)
Kontrolle Umsatzliste vor Uebermittlung
- Auf der Umsatzliste wird alles ausgewiesen was im berechneten Zeitraum auf Rechnung gestellt wurde. (= Berechnung der Umsätze nach Rechnungsdatum!)
- Somit ist auch immer die Sonderliste "Nicht verrechneter Umsatz" vor der Übermittlung an die Buchhaltung zu kontrollieren
- Leistungen von Buchungen welche z.B. Monatsübergreifend sind (Sprich wo die Verrechnung zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt wird) dürfen sich auf der Liste befinden.
- Leistungen welche alle im berechneten Monat verbucht wurden und keine Verrechnung zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt wird (da Gast z.B. auch schon abgereist ist) - sind unbedingt auf Rechnung zu stellen! = Verrechnung durchführen!
Beispiel:
Wir laden die Liste "Nicht verrechneter Umsatz".
- Frau Wegner Carola ist bereits abgereist aber es wurde noch keine Rechnung erstellt - somit ist hier eine Rechnung zu erstellen!
- Herr Kinzel Didrich reist erst mit 02.02.2021 ab. Somit wird auch die Rechnung erst im Februar erstellt werden. - dieses Konto kann ignoriert werden, da es später noch verrechnet wird.
Über Rechtsklick in der Liste kann direkt auf das jeweilige Konto gewechselt und die Rechnung erstellt werden.