Allgemein
Mit der Aktivierung der neuen Listen wurde zusätzlich der "Listen-Autodruck" überarbeitet. Es ist nun möglich die Listen nicht nur automatisch zu drucken, sondern auch als PDF-Datei per Email zu senden.
Einrichtung
Die Einstellungen zum Autodruck / Automail können unter "Listen -> Listen - Autodruck Planung
Hier werden nun alle Listen aufgelistet welche auch als Profil in der neuen Reservierungsliste abgespeichert wurden.
Aufgabe planen
Als erstes muss eine Aufgabe "geplant" werden. D.h. es muss eingestellt werden, zu welcher Zeit die Listen täglich gedruckt bzw. gemailt werden sollen.
Dafür wird die Windows-Aufgabenplanung verwendet.
Zur Erstellung der Aufgabe wird der Button "Aufgabe planen" verwendet.
Die Planung muss nur auf einem PC im Hotelnetz eingerichtet werden. Es sollte dazu ein PC gewählt werden, welcher auch zur gewünschten Durchführungs-Zeit eingeschaltet ist.
Als nächstes erscheint ein Fenster, in welchem die Uhrzeit für die Durchführung definiert werden kann.
Damit die Aufgabe durchgeführt werden kann, muss nun der Windows-Benutzer angegeben werden über welchen der Druck bzw. Versand durchgeführt werden soll. (Wird benötigt um die nötigen Berechtigungen zu erhalten.)
Wenn ein Domaincontroller im Einsatz ist, sollte hier ebenfalls beim Benutzer die Domain eingetragen werden. (hier im Beispiel "casablanca.at\"). Genaue Informationen zum Benutzer erhalten sie auch von ihrem Techniker. Will man den aktuell angemeldeten Benutzernamen feststellen, kann dies auch mit folgendem Befehl in der Eingabeaufforderung erfolgen:
whoami
Wurde für die Aufgabe eine Zeit geplant, welche vor der aktuellen Tageszeit liegt, erscheint noch eine Information, dass die Aufgabe somit erst am nächsten Tag durchgeführt wird.
Nach erfolgreicher Einrichtung erscheint nun die Information zur Ausführung der Aufgabe.
Listen Autodruck
Für die Einrichtung des Autodrucks, ist es notwendig den Haken dafür bei den gewünschten Listen zu setzen. Weiters können auch noch zusätzlich die gewünschten Kopien eingestellt werden.
Hier im Beispiel, soll die Tagesgästeliste (2x), Freie Zimmer und Zimmermädchenliste automatisch gedruckt werden.
Danach kann die Einstellung mit dem "Disketten-Symbol" gespeichert werden.
Mit dem Button "Aufgabe testen" kann der Autodruck gleich getestet werden.
Der Autodruck wird mit dem Standarddrucker des eingetragenen Windows-Benutzers der eingerichteten Aufgabe durchgeführt!
Listen Automail
Für die Einrichtung des Automails der Listen, ist es notwendig den Haken dafür bei den gewünschten Listen zu setzen.
Hier im Beispiel, soll die Tagesgästeliste und Zimmermädchenliste an sporthotel@casablanca.at sowie an appartements@casablanca.at gesendet werden. Die Freie Zimmer Liste nur an sporthotel@casablanca.at.
Die Zusendung an mehrere Email Adressen ist möglich in dem diese durch Beistrich getrennt eingetragen werden!
Die Absendereinstellungen mit welchen Daten der Versand stattfinden soll, werden vom normalen Automailing herangezogen. Diese können über den Button "Absendereinstellungen" geöffnet werden.
Es öffnet sich das Fenster der Automailing Einstellungen. Hier sollten die korrekten Absender-Einstellungen durchgeführt werden.
Die in diesem Fenster eingestellte Uhrzeit (rechts) sollte nicht verändert werden! Der Versand der Listen erfolgt über die in der Aufgabenplanung eingestellten Uhrzeit!
Mit dem Button "Aufgabe testen" kann das Automailing gleich getestet werden.
Aufgabenplanung öffnen (Weitere Einstellungen)
Wenn eine Aufgabe geplant wurde, wird diese in der Windows Aufgabenplanung hinterlegt.
Wenn man nun noch weitere Einstellungen vornehmen möchte, dann kann mit dem Button "Aufgabenplanung öffnen" diese auch gleich geöffnet werden.
Bei der Einrichtung wird die Aufgabe als "tägliche Aufgabe" eingetragen. Möchte man dies z.B. ändern, muss dies direkt in der Aufgabenplanung gemacht werden.
Es wird ein Eintrag mit "Casablanca Listen-Autodruck %%DATENBANKNAME%%" generiert. Dieser Eintrag kann nach eigenen Wünschen angepasst werden. (Der Name sollte identisch bleiben!)
Beispiel:
Eintrag in der Aufgabenplanung öffnen
Tab "Trigger" auswählgen -> Bearbeiten
Gewünschte Umstellung durchführen und mit "OK" bestätigen
