Texte / Vorlagen

Mit Vorlagen können Sie in CASABLANCA Online Systems standardisierte E-Mails für eine schnelle und einheitliche Gästekommunikation erstellen. Ob Buchungsbestätigungen, Stornierungen oder Zahlungserinnerungen – Vorlagen sparen Zeit und sorgen für professionelle Nachrichten, die individuell angepasst werden können. Mit Text-Blöcken können Sie standardisierte Textbausteine erstellen, die Sie in Vorlagen oder E-Mails einfügen können.

Wichtig

Überprüfen Sie die hinterlegte E-Mail-Adresse des Betriebs. Diese wird als Absenderadresse für die Kommunikation verwendet. Passen Sie, falls nötig, die Standard-Sprache für die Korrespondenz an (z. B. Deutsch, Englisch).

Text-Block erstellen

Hinweis

Es empfiehlt sich, von bestehenden Text-Blöcken ein Duplikat anzulegen, anstatt einen neuen Text-Block zu erstellen, da der Originaltext so wieder hergestellt werden kann.

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im CASABLANCA Online Portal an.
2. Im linken Hauptmenü des Portals finden Sie den Punkt Korrespondenz.
3. Wählen Sie dort die Option Text-Blöcke.
4. Klicken Sie auf das Kopieren - Icon in der Zeile des Blocks, welcher der Stelle in Ihrer Korrespondenz entspricht (z.B. "ANGEBOTTEXT1"). Alternativ können Sie auf + Hinzufügen klicken, um einen Text-Block anzulegen.

5. Klicken Sie in die Zeile mit dem gewünschten Text-Block.
6. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, der den Inhalt des Text-Blocks beschreibt (z.B. "ANGEBOTTEXT1").

Wichtig

Da der Text-Block in der Vorlage verlinkt ist, muss der Name des Text-Blocks mit dem Link in der Vorlage bzw. E-Mail übereinstimmen.

7. Wählen Sie den Betrieb aus, für welchen der Text verwendet werden soll. z.B. Alle Betriebe.

Info

Sie können Texte individuell pro Betrieb hinterlegen. Dazu muss der Text mit selbem Namen öfters angelegt und dem jeweiligen Betrieb zugewiesen werden.

8. Klicken Sie auf Speichern.
9. Klicken Sie im Fenster rechts neben dem Eintrag auf Erstellen.
10. Definieren Sie einen Zeitraum, für den der Textblock gelten soll.
11. Klicken Sie auf Speichern.
12. Klicken Sie im Fenster auf Texte.

13. Wählen Sie die Sprache, in der der Text-Block verfasst werden soll.
14. Schreiben Sie den gewünschten Text in das Eingabefeld. Sie können hier auch Formatierungen wie Fett- oder Kursivschrift verwenden.

15. Speichern Sie anschließend den Text-Block, indem Sie auf Speichern klicken.

Text-Block bearbeiten

1. Gehen Sie in der Übersicht der Text-Blöcke zu dem Text-Block, den Sie bearbeiten möchten.
2. Passen Sie Titel, Sprache oder Inhalt des Text-Blocks nach Bedarf an.
3. Speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf Speichern.

Vorlage erstellen

1. Navigieren Sie im linken Hauptmenü des Portals zu Korrespondenz > Vorlagen.
2. Klicken Sie auf + Hinzufügen.

3. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
   • Name – Geben Sie der Vorlage einen beschreibenden Namen (z. B. „Buchungsbestätigung“, „Stornierungsbestätigung“), und klicken Sie auf Speichern.
   • Betrieb – Wählen Sie ggf. den entsprechenden Betrieb aus.
   • Kategorie – Weisen Sie die Vorlage einer Kategorie zu.
   • Inhalt – Klicken Sie auf Bearbeiten, und erstellen Sie den Inhalt. Verwenden Sie Text-Blöcke oder schreiben Sie individuelle Inhalte. Platzhalter (z. B. für Gastnamen oder Buchungsdaten) können eingefügt werden.
   • Betreff – Klicken Sie auf Bearbeiten, und definieren Sie die Betreffzeile, die der Gast in der E-Mail sehen wird.
4. Speichern Sie die Vorlage, indem Sie auf Speichern klicken.

Text-Block in Vorlagen oder E-Mails verwenden

1. Navigieren Sie im linken Hauptmenü des Portals zu Korrespondenz > Vorlagen, oder erstellen Sie eine neue E-Mail im System.
2. Klicken Sie auf die Option Standard einfügen oder Text-Block einfügen.
3. Wählen Sie den gewünschten Text-Block aus der Liste aus, um ihn direkt in das Dokument oder die Nachricht einzufügen.

Automailing einrichten

1. Navigieren Sie im linken Hauptmenü des Portals zu Korrespondenz > Automailing.

2. Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie benutzen möchten. Alternativ können Sie auf + Hinzufügen klicken, um eine Vorlage anzulegen. Z.B.
   • Buchungsbestätigungen – Automatischer Versand nach einer neuen Buchung.
   • Zahlungserinnerungen – Automatische Benachrichtigung bei ausstehenden Zahlungen.
   • Check-in/Check-out-Erinnerungen – Versand vor Anreise oder nach Abreise.
3. Passen Sie die Einstellungen an:
   • Vorlage – Wählen Sie eine passende Vorlage für das Automailing.
   • Name – Geben Sie einen Titel ein.
   • Betrieb – Wählen Sie aus, für welche Betriebe das Automailing gilt.
   • Offset in Tagen – Wählen Sie aus, wieviele Tage vor Anreise das Mailing versendet werden soll.
   • Typ – Wählen Sie aus, wann das Automailing versendet weren soll.
   • Status – Wählen Sie den Status der Reservierung, für die das Automailing versendet weren soll.
   • Sprache – Wählen Sie die gewünschte Sprache aus.
   • Aktivieren – Aktivieren Sie die Automail-Funktionen.
   • Newsletter – Aktivieren Sie diese Option, falls eine Newsletter-Zustimmung des Gastes für den Versand des Automailings erforderlich sein soll.

4. Speichern Sie die Einstellungen mit einem Klick auf Speichern.

Weitere Tipps

• Organisation: Vergeben Sie klare und einheitliche Titel für die Text-Blöcke, um diese später leichter wiederzufinden.
• Mehrsprachigkeit: Erstellen Sie Text-Blöcke in mehreren Sprachen, wenn Sie mit internationalen Gästen kommunizieren.
• Aktualisierung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Text-Blöcke, um sicherzustellen, dass sie aktuell und korrekt sind.
• Unter Korrespondenz > History können sie vergangene Korrespondenzen einsehen.

Mit Text-Blöcken können Sie Ihre Gästekommunikation effizienter gestalten, indem Sie häufig verwendete Texte einfach und schnell abrufen. Sollten Sie Fragen haben, steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung.