Online Automailing
Online Automailing ermöglicht den automatischen Versand standardisierter E-Mails – und zwar zu genau dem Zeitpunkt, der für die jeweilige Situation am sinnvollsten ist. Sei es nach der Erstellung eines Angebots, vor der Anreise oder nach der Abreise – der Versand erfolgt zielgerichtet und ohne manuelles Zutun. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern im Kommunikationsprozess.
Für die Nutzung des Online Automailings ist es wichtig, dass alle HTML-Vorlagen für die E-Mails korrekt eingerichtet sind. Solltest du Hilfe bei der Einrichtung benötigen, fülle bitte das Formular "Auftrag Wartung" auf der CASABLANCA Homepage aus, um den Service zu beantragen.
Mögliche Arten des Automailings
Die Funktion "Online Automailing" bietet eine Vielzahl an Einsatzmöglichkeiten, um die unterschiedlichen Anforderungen des Hotelalltags abzudecken. In der Automailing-Konfiguration können folgende Typen ausgewählt werden:
- Nach Erstellung des Angebots – Die E-Mail wird versendet, sobald ein Angebot erstellt wurde. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Buchung.
- Vor Anreise – Erinnerungen, Check-in-Informationen oder Hinweise auf zusätzliche Angebote können vor Anreise versendet werden.
- Vor Anreise bei leeren Gruppennamen – Auch bei fehlenden Daten kann eine freundliche Erinnerung an ausstehende Informationen verschickt werden.
- Nach Anreise – Begrüßungsmails oder Hinweise auf spezielle Services sorgen für einen positiven ersten Eindruck.
- Vor Abreise – Informationen zu Check-out-Zeiten oder die Möglichkeit, den Aufenthalt zu verlängern, können rechtzeitig kommuniziert werden.
- Nach Abreise – Dankesmails oder Feedbackanfragen tragen zur nachhaltigen Kundenbindung bei.
- Vor Fälligkeit der Anzahlung – Eine Erinnerung an ausstehende Anzahlungen kann an den Reservierungsgast versendet werden.
- Nach Fälligkeit der Anzahlung – Der Reservierungsgast erhält eine Erinnerung an eine versäumte Anzahlung.
Die Option Vor / Nach Fälligkeit der Anzahlung berücksichtigt keine Reservierungen, die in der Vergangenheit liegen!
- Nach Ablauf der Option – Auch Absagen können professionell kommuniziert werden.
- Sofort bei Buchungseingang – Der Gast erhält die E-Mail unmittelbar nach der Buchung.
Die Option Sofort bei Buchungseingang erfordert eine ständige Verbindung zu CASABLANCA. Aus diesem Grund ist die Nutzung von CASABLANCA auf Geräten, die nicht permanent in Betrieb sind, in diesem Fall nicht möglich.
Automailing einrichten
- Navigiere in CASABLANCA zu Korrespondenz > Automail.
- Klicke auf + Hinzufügen, um einen Eintrag anzulegen.
- Wähle eine passende Vorlage für das Automailing, zum Beispiel:
- Anreise - Alle Betriebe – Automatischer Versand an anreisende Gäste.
- Vor Abreise Rechnungsübersicht – Informative Übersicht der gebuchten Leistungen.
- Check-in/Check-out-Erinnerungen – Versand vor Anreise oder nach Abreise.
Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Vorlagen findest du unter Texte / Vorlagen.
Für die Vorlage selbst muss in dem Fall die Kategorie Automails gewählt werden!
- Passe die Einstellungen für das Automailing an (siehe Automailing Einstellungen weiter unten).
- Aktiviere die Automail-Funktion (Haken setzen bei Aktivieren).
- Aktiviere die Option Newsletter, falls eine Newsletter-Zustimmung des Gastes für den Versand des Automailings vorliegt.
- Bestätige die Einstellungen mit einem Klick auf Speichern.
Automailing Einstellungen
Bei der Einrichtung des Online Automailing müssen folgende Einstellungen angepasst werden:
- Name – Hier muss eine treffende Bezeichnung für das Automailing eingegeben werden.
- Betrieb – Wähle aus, für welche Betriebe das Automailing eingerichtet werden soll.
- Offset in Tagen – Definiere, wie viele Tage vor An- bzw. Abreise das Mailing versendet werden soll. Beispiel:
- Alle Reservierungen sollen das Automailing bekommen: Offset = 9999
- Nur die Reservierungen, deren Gäste heute anreisen, sollen das Automailing erhalten: Offset = 0
- Typ – Wähle aus, wann das Automailing versendet werden soll.
Der Offset in Tagen bezieht sich in der Regel auf einen bestimmten Zeitpunkt. → Ein Offset von 3 Tagen bedeutet, dass der Gast z.B. 3 Tage vor Anreise eine E-Mail erhält.
Ausnahme bildet der Typ Sofort bei Buchungseingang. In diesem Fall bezieht sich der Offset nicht auf einen festen Zeitpunkt, sondern auf das Zeitfenster zwischen eingestelltem Offset und Anreise. Beispiel: Ist ein Offset von 3 Tagen eingestellt, wird die E-Mail zum Zeitpunkt der Buchung innerhalb eines Zeitraums von 3 Tagen vor Anreise versendet.
- Empfänger – Wähle die Personen, an welche des Automailing versendet werden soll:
- Alle Zimmer Gäste – Das System sendet für jedes Zimmer eine eigene Nachricht mit der jeweiligen zimmerbezogenen Referenznummer (CRO).
- Reservierungs Gast – Das System verwendet die Referenznummer der gesamten Reservierung (CAS) und listet alle Zimmer zusammen auf. Dies geschieht auch bei manueller Versendung über das Meldwesen.
- Nur Zimmer Hauptgast – Die E-Mail geht an den definierten Hauptgast. Das System sendet für jedes Zimmer eine eigene Nachricht mit der jeweiligen zimmerbezogenen Referenznummer (CRO).
Setze standardmäßig Empfänger = Reservierungs Gast, wenn Kunden eine vollständige Reservierungsübersicht (CAS + alle Zimmer) erwarten. Verwende Empfänger = Alle Zimmer Gäste nur für Fälle, in denen pro‑Zimmer‑CROs/individuelle Check‑in‑Links gewünscht sind.
- Status – Wähle den Status der Reservierung, für die das Automailing versendet werden soll.
Wurde ein Gast in der Gästekartei als "unerwünscht" markiert, erhält dieser kein Automailing.
- Sprache – Wähle die gewünschte Sprache für das Automailing aus.
- Besuche min. /max. – Definiere ggf. die Mindest- bzw. Höchstanzahl der Besuche eines Gasts, die für den Erhalt des Automailings erforderlich ist.
- Ausführungszeit – Definiere, zu welcher Uhrzeit das Automailing versendet werden soll.
Die Parameter Offset und Ausführungszeit beziehen sich auch auf die Erstellzeit der Reservierung. Beispiel: Anreisemail – Typ: Nach Anreise, Offset: 3 Tage, Ausführungszeit: 12:00 Uhr. -> Die Mail wird 3 Tage vor der Anreise um 12:00 Uhr versendet.
Hier kann es zu einem Problem kommen: Wenn eine Reservierung 3 Tage vor Anreise um 12:01 Uhr erstellt wird, bekommt der Gast keine E-Mail mehr. Für diesen Fall muss zusätzlich ein Automailing mit dem Typ Sofort bei Buchungseingang angelegt werden.
Diese Mail wird versendet, wenn die Reservierung innerhalb von 3 Tagen vor der Anreise und nach 12:00 Uhr erstellt wurde.
Das Automailing ist mit diesen Schritten fertig eingerichtet und wird zum festgesetzten Zeitpunkt, bzw. im festgesetzten Zeitfenster (Typ: Sofort bei Buchungseingang), versendet.
Wird ein Mailing an einen Gast gesendet, so wird es auch in der Detail-History zum Gast eingetragen.