Zusatzdaten in der Gästekartei
Neben den grundlegenden Daten können zusätzliche Informationen zum Gast erfasst und verwaltet werden. Öffne dazu die Gästekartei und navigiere zu den entsprechenden Feldern unter dem jeweiligen Reiter.
Eingeben und Bearbeiten von Zusatzdaten
Im Fenster Zusatzdaten 2 kannst du selbst Text- und Datumsfelder für Informationen definieren, die für den Gast relevant sind. z. B. Haustier oder Homepage.
- Öffne die Gästekartei, indem du auf den gelben Smiley klickst.
- Um einen bereits bestehenden Eintrag zu bearbeiten, tippst du die ersten Buchstaben des Familiennamens ein, um die Maske für den gewünschten Gast zu öffnen.
- Öffne den Reiter Zusatzdaten 2.
Im unteren Teil des Fensters befinden sich mehrere Text- und Datumsfelder.
- Um Felder für spezielle Gastinformationen zu definieren, z. B. Haustier oder Homepage, klickst du in der jeweiligen Zeile auf das Bleistift-Icon.
- Gib die gewünschte Bezeichnung ein und klick auf Ok.
- Gib anschließend im Feld den gewünschten Wert ein (z. B. "Katze" für Haustier, oder eine URL für Homepage).
- Speichere die Daten, indem du auf Ok klickst, bzw. benutze das Disketten-Symbol für die Zwischenspeicherung.
Bemerkungen
Unter dem Reiter Bemerkungen kannst du Informationen für Rezeption, Zimmerpersonal oder Service eingeben, die den Gast oder die Reservierung betreffen. Weitere Informationen dazu findest du hier.
Motive
Unter dem Reiter Motive kannst du ein oder mehrere Motive für den Gast festlegen. Weitere Informationen dazu findest du hier.
History
Unter dem Reiter History sind alle bisherigen Aufenthalte des Gastes aufgelistet. Hier findest du Informationen über Zimmer, An-/Abreise und Dauer des Aufenthaltes, sowie Ratenpreise und Umsatz. Die Einträge werden immer nach dem Check Out der Reservierung generiert.
Kontaktpersonen
Im Fenster Kontaktpersonen kannst du Gäste miteinander verknüpfen, z. B. als Kontaktpersonen oder Familienmitglieder. Weitere Informationen dazu findest du hier.
Detail History
Unter dem Reiter Detail History sind alle vergangenen Ereignisse, die den Gast betreffen, aufgelistet. Einträge und Korrespondenzen lassen sich mit einem einfachen Doppelklick einsehen.
Rechnungen
Unter dem Reiter Rechnungen werden alle ausgegebenen Rechnungen mit Rechnungsnummer, Datum, Name, Staat, Ort, Zimmernummer, Summe und dem Betrag, der noch offen ist, angezeigt. Mit einem Rechtsklick lassen sich die Rechnungen anzeigen.
Notiz
Der Reiter Notiz bietet Raum für weitere Bemerkungen zum Gast. (Dieser Eintrag hat den Vorteil, dass er auf keiner Liste erscheint.)
Buchungen
Im Tab Buchungen kannst du nach Angeboten, Reservierungen oder Stornierungen filtern und eingecheckte sowie zukünftige Reservierungen des Gastes einsehen. (Unterscheidung durch die Farbe des Status davor, Teile einer Gruppenbuchung sind eingerückt / grau.) Du kannst von hier aus direkt zur Reservierung springen, die Reservierung stornieren oder auf das Gruppen-/Zimmerkonto wechseln. Dies funktioniert über einen Rechtsklick auf die jeweilige Reservierung.
Wird eine Reservierung storniert, wird dies in der Detail History bzw. dem Ereignisprotokoll protokolliert.
Bilder
Im Reiter Bilder kannst du Bilder des Gastes über Datei oder Webcam hinterlegen, falls dies gewünscht ist. Diese werden dann auch auf dem Tooltip der Reservierung mit angezeigt.
Für Bilder muss die Erlaubnis des Gastes eingeholt werden!
Mit einem Rechtsklick kannst du das Hauptbild (für den Tooltip) festlegen. Ebenso kann auf diese Weise das Bild gelöscht werden.