Die Verwaltung von Anzahlungen ist mit CASABLANCA einfach und übersichtlich.
Anzahlungenrichtlinien können bereits in der Rate hinterlegt werden. Das bedeutet: Wird eine neue Reservierung erstellt, sind die Richtlinien bereits automatisch aktiviert.
Anzahlungsforderungen können aber auch manuell für einzelne Reservierungen direkt im Reservierungsfenster mit einem Klick auf das grüne "Plus"-Symbol festgelegt werden.
Wurden im Betrieb bereits Anzahlungsrichtlinien angelegt, können diese anschließend gewählt werden. Das Datum, bis zu dem die Anzahlung geleistet werden muss und die Höhe der Anzahlung berechnet sich dadurch auf Basis dieser Anzahlungsrichtlinie automatisch.
Anzahlungsdatum und -höhe können aber auch manuell festgelegt werden. Die Höhe kann dabei in % oder als Fixbetrag eingegeben werden.
Bei der Angabe in Prozent berechnet sich der Anzahlungsbetrag automatisch. Jedoch nur solange, bis die Reservierung gespeichert wird.
Ist eine Anzahlungsrichtlinie aktiviert, wird in der Reservierungsbestätigung automatisch ein entsprechender Hinweis hinzugefügt.
Gibt es für eine Reservierung offene Anzahlungen, ist das am Zimmerplan mit einem gelben Punkt auf dem Reservierungsbalken sichtbar.
Wird die Anzahlung vom Gast nicht bis zum vorgegebenen Datum bezahlt, öffnet sich beim Start von CASABLANCA die Liste „Offene Anzahlungen“. Diese kann aber auch jederzeit über den Menüpunkt "Listen" im Hauptmenü aufgerufen werden.
Über die Liste kann die Reservierung direkt storniert oder über die Online-Korrespondenz der Gast nochmals angeschrieben werden. Wie man mit nicht bezahlten Anzahlungen umgeht, ist von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich. Kläre ab, wie das in deinem Betrieb gehandhabt wird.
Hat ein Gast die Anzahlung beglichen, können wir den Zahlungseingang auf dem dazugehörigen Konto verbuchen.
Auf Konten sind alle Leistungen, die ein Gast konsumiert, aber auch alle Zahlungen, die ein Gast leistet, aufgelistet. Neben Zimmerkonten, also separate Konten für jedes Zimmer, gibt es in CASABLANCA auch Gruppenkonten.
Ein Gruppenkonto ist ein gemeinsames Konto für alle Zimmer einer Reservierung.
Ob Anzahlungen auf das Gruppen- oder ein Zimmerkonto gebucht werden, ist ebenfalls von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich. Erkundige dich auch hier, wie das in deinem Betrieb gehandhabt wird.
Konten können auf mehrere Wege geöffnet werden:
Zum Beispiel: Direkt am Zimmerplan. Durch Doppelklick auf die Reservierung öffnet sich das Zimmerkonto. Hält man die "Shift"-Taste während des Doppelklicks gedrückt, öffnet sich das Gruppenkonto.
Um Anzahlungen aufzubuchen wird das Konto in der Praxis jedoch meist über die Reservierungssuche aufgerufen: Der Gast erhält – wie wir bereits gesehen haben - mit der Reservierungsbestätigung auch einen Hinweis zur Anzahlung.
Also Informationen bis wann, welcher Betrag, auf welches Bankkonto überweisen werden muss. Er erhält aber auch eine Zahlungsreferenz, die er bei der Bank-Überweisung angibt. Diese Zahlungsreferenz entsprich der Buchungsreferenz in CASABLANCA.
Geht also eine Zahlung am Bankkonto ein, kann durch die Buchungsreferenz genau zugeordnet werden zu welcher Reservierung diese Anzahlung gehört.
Wir können also direkt in der Reservierungssuche mit der Buchungsreferenz nach der Reservierung suchen und in den Suchergebnissen mit einem Rechtsklick das dazugehörige Zimmer- oder Gruppenkonto öffnen.
Da der Gast noch keine Leistungen konsumiert hat, ist das Konto noch leer. Unten links, wird angezeigt, dass es eine offene Anzahlung gibt.
Mit Klick auf das "Bezahlt"-Auswahlkästchen wird die Artikelliste geöffnet und der Artikel - in diesem Fall die Zahlungsart - gewählt werden.
Am unteren Rand des Fensters wird das Datum und der Betrag des Artikels angezeigt.
Für eine korrekte Buchführung muss im Feld 'Datum' das Datum des Zahlungseingangs eingetragen werden. Bei Bank-Anzahlungen beispielsweise das Datum, an dem die Zahlung am Bankkonto eingegangen ist.
Das Feld "Betrag" ist bereits vorausgefüllt. Nach Klick auf "Ok" scheint die Anzahlung am Konto auf.
Mit einem Klick auf "Speichern" ist die Anzahlung auf das Konto gebucht. Der gelbe Punkt am Zimmerplan verschwindet.
Im Anschluss kann eine Anzahlungsbestätigung an den Gast versendet werden.
Dazu klicken wir mit der rechten Maustaste auf die Anzahlung und wechseln mit Klick auf "Anzahlungsbestätigung (Online)" direkt in die Online-Korrespondenz.
Als Vorlage ist hier bereits "Anzahlungsbestätigung" gewählt.
Anzahlungen sollten grundsätzlich nicht storniert werden. Wird eine Anzahlung nämlich nachträglich storniert, ist das für die Buchhaltung nicht nachvollziehbar.
"Hat ein Gast also bereits eine Anzahlung geleistet und storniert anschließend seine Reservierung, kann je nach Stornobedingungen deines Hotels auf verschiedene Weisen reagiert werden: Die Anzahlung kann als Stornogebühr einbehalten werden, die Anzahlung kann an den Gast zurücküberwiesen werden oder für einen zukünftigen Aufenthalt aufbewahrt und angerechnet werden.
"
Soll die Anzahlung jedoch an den Gast zurücküberwiesen werden, buchen wir durch Klick auf die Schaltfläche „Neu“ einen weiteren Artikel auf das Konto: „Bank-Anzahlung Rücküberweisung“, ändern die Summe auf den Betrag der zurück überwiesen werden soll und bestätigen mit Klick auf „Ok“.
Am Konto sind nun zwei Artikel aufgelistet: Die eingegangene Bank-Anzahlung und die zurücküberwiesene „Bank-Anzahlung Rücküberweisung“. Um buchhalterisch sauber zu arbeiten, sollte nun mit Klick auf die Schaltfläche „Rechnung“ eine Rechnung erstellt werden. Mehr zur Erstellung von Rechnungen und den Einstellungsmöglichkeiten zeigen wir dir in einem späteren Kapitel.
Neben der Rücküberweisung besteht auch die Möglichkeit die bereits überwiesene Anzahlung für den Gast aufzubewahren. Das ist insbesondere bei Reiseverschiebungen nützlich. Die Anzahlung kann dadurch bei zukünftigen Reservierungen , die auf dieselbe Personen laufen, übernommen werden.
CASABLANCA weist dich automatisch darauf hin, wenn bei der Erstellung einer neuen Reservierung noch uneingelöste Anzahlungen vorliegen. Diese können anschließend übernommen werden.
Egal, ob die Anzahlung als Stornogebühr einbehalten wird, ob wir sie an den Gast zurücküberweisen oder die Anzahlung eine spätere Reservierung aufbewahren – in allen drei Fällen muss die Reservierung selbst noch storniert werden, um das Zimmer neu vergeben zu können.
Wie wir bereits in einer vorherigen Lektion gesehen haben, können Reservierungen durch Rechtsklick im Zimmerplan oder durch Rechtsklick in der Reservierungssuche und Klick auf „Stornieren“ storniert werden.
Sind jedoch bereits Leistungen auf ein Konto gebucht worden – und wie wir gesehen haben handelt es sich auch bei Anzahlungen um Leistungen – erhalten wir eine Fehlermeldung: Die Reservierung kann nicht storniert werden, weil bereits Leistungen verbucht wurden.
Um das Zimmer dennoch stornieren zu können, kommt ein bislang noch unerwähnter Status zum Einsatz: Zimmer-Storno.
Um den Status zu ändern, öffnen wir das Reservierungsfenster. Alternativ klicken am Zimmerplan mit der rechten Maustaste auf den Reservierungsbalken und wählen "Status ändern".
Reservierungen im Reservierungsfenster bearbeiten
Umbuchen, verschieben, verkürzen oder verlängern - auch nach der Buchung kommen Gästeanfragen auf uns zu, die Änderungen in der Reservierung notwendig machen.
In dieser Lektion sehen wir uns an, wie Reservierungen in CASABLANCA angepasst werden können.
Um Details der Reservierung zu ändern, müssen wir diese zunächst wiederfinden und öffnen. Wie bei der Suche nach einem Angebot, können wir dazu ebenfalls die Reservierungssuche nutzen.
Reservierungen lassen sich aber auch direkt über den Zimmerplan aufrufen. Dazu klicken wir mit der rechten Maustaste auf den Balken der gewünschten Reservierung und wählen "Reservierung". Ein Hinweis: Mit einem Doppelklick öffnet sich das Zimmerkonto, auf das Leistungen gebucht werden können. Mehr dazu aber in einem späteren Kapitel.
Im Reservierungsfenster können alle Datenfelder per Doppelklick verändert werden.
Beispielsweise: das Zimmer, der Zimmertyp, der Status, die Belegung, der Zeitraum, die Rate, der Preis oder Rabatte.
Mit Klick auf das rote "i"-Symbol können Rezeptions-, Zimmer-, Service- und Wellnessbemerkungen hinzugefügt werden, die nur das jeweilige Zimmer betreffen.
Sind hier Bemerkungen eingetragen, wird das am Zimmerplan mit einem roten "i"-Symbol direkt auf dem Reservierungsbalken angezeigt. Links unten am Reservierungsfenster können zudem Bemerkungen eingetragen werden, die nicht nur ein Zimmer, sondern die ganze Reservierung betreffen.
In Kapitel 2 haben wir uns auch bereits Bemerkungen angesehen, die im Gästeblatt hinterlegt sind. Sehen wir uns zum besseren Verständnis die unterschiedlichen Arten von Bemerkungen nochmals im Überblick an.
Frau Müller ist ein Stammgast. Da es sich um einen Stammgast handelt, wissen wir, dass sie eine Nussallergie hat. Eine wichtige Information, die nicht nur für Dauer eines Aufenthaltes gespeichert bleiben sollte und daher als Gast-Bemerkung im Gästeblatt hinterlegt wird.
Am Tag der Anreise meldet sich Frau Müller und gibt Bescheid, dass sie erst sehr spät anreisen wird.
Da dies nicht den Gast und auch nicht einzelne Zimmer, sondern die Reservierung als Ganzes betrifft, notieren wir die späte Anreise im Feld "Reservierungsbemerkungen".
Beim Check-In bittet Frau um ein zusätzliches Kissen im Zimmer ihrer Kinder.
Da das nicht die gesamte Reservierung, sondern gezielt nur eines der gebuchten Zimmer betrifft, hinterlegen wir diese Information in den Zimmer-Bemerkungen.
Sind Zimmerbemerkungen vorhanden, wird das am Zimmerplan mit einem roten "i"-Symbol,
bei Reservierungs- oder Gastbemerkungen mit einem blauen "i"-Symbol direkt am Reservierungsbalken angezeigt.
Bewegen wir die Maus auf die Reservierung, erscheint ein Informations-Feld, in dem auch alle Bemerkungen aufgeführt werden.
Möchte ein Gast seiner Reservierung weitere Zimmer hinzufügen, kann das im Reservierungsfenster über den Bereich links durchgeführt werden.
Alternativ können durch Klick auf die Schaltfläche "Zimmernummern über Zimmerplan zuweisen" auch direkt am Zimmerplan weitere Zimmer gewählt werden.
Sollen Reservierungen miteinander verknüpft werden, beispielsweise weil diese versehentlich getrennt gebucht wurden, nun aber in einer Gruppe zusammengefasst werden sollen, ist das auch nachträglich möglich.
Dazu öffnen wir eine der Reservierungen und klicken auf die "Andere Reservierung(en) mit dieser Reservierung verknüpfen"-Schaltfläche.
Es öffnet sich eine Liste mit allen Reservierungen, die sich zeitlich überschneiden.
Nun kann die gewünschten Reservierungen ausgewählt und durch Klick auf "Ok" verknüpft werden. Im Reservierungsfenster sehen wir dadurch beide Reservierungen als reservierte Alternativen. Die Namen der Alternativen werden automatisch auf die Namen der Hauptgäste geändert. Über die Schaltfläche "Alternative trennen" kann die Verbindung zwischen den beiden Reservierungen wieder getrennt werden.
Nun können wir in der Online-Korrespondenz eine Buchungsbestätigung für alle Alternativen versenden. Hierfür gibt es eine eigene Vorlage.
Zum Abschluss dieser Lektion noch ein Tipp:
Mit einem Klick auf das blaue "i" oben rechts öffnet sich die Reservierungs-Info.
Dort finden sich nicht nur Informationen darüber wann und von wem die Reservierung erstellt und bearbeitet wurde, sondern auch die Buchungsreferenz und - falls dein Betrieb die entsprechenden Erweiterungen nutzt - die Möglichkeit die Online-Buchung, den Pre-Check-In und die Online-Zahlung aus Sicht des Gastes zu öffnen.
Hat ein Gast beispielsweise Probleme beim Pre-Check-In, kann so nachvollzogen werden, wo das Problem liegt.
Wie wir in der vorherigen Lektion gesehen haben, können Reservierungen unkompliziert im Reservierungsfenster angepasst werden.
Oft sind Anpassungen aber direkt am Zimmerplan noch einfacher und schneller machbar. Wie das funktioniert, sehen wir uns jetzt an.
Um eine Reservierung zu verschieben, klicken wir auf die linke Spitze des Reservierungsbalkens und halten die Maustaste gedrückt.
Reist ein Gast beispielsweise einige Tage früher oder später an, kann die Reservierung so in der Zeile nach links oder rechts auf den gewünschten Anreisetag verschoben werden.
Es ist auch möglich, die Reservierung in eine andere Zeile und somit in ein anderes Zimmer zu verschieben.
Wird dabei ein Zimmer eines anderen Zimmertyps gewählt, weist CASABLANCA hotelsoftware darauf hin, dass für diesen ein anderer Zimmerpreis hinterlegt ist. Es kann dann entschieden werden den Zimmerpreis neu zu berechnen oder den Preis des zuvor gewählten Zimmertyps beizubehalten.
Auf diese Art können Reservierungen jedoch nur im angezeigten Zeitraum verschoben werden. Es ist nicht möglich, eine Reservierung über mehrere Wochen oder Monate zu verschieben, da dieser Zeitraum nicht im Zimmerplan sichtbar ist. Aber auch dafür gibt es in CASABLANCA eine einfache Lösung.
Wir klicken mit der rechten Maustaste auf den Reservierungsbalken am Zimmerplan und wählen "Kopieren/ Verschieben nach ...".
Anschließend kann das Anreisedatum gewählt, auf das die Reservierung verschoben oder kopiert werden soll.
Fällt das gewählte Datum in eine neue Saison, können für diesen Zeitraum andere Zimmerpreise hinterlegt sein. Daher kann mit Auswahl "Preis neu berechnen" entschieden werden, den Preis auf Basis der zum neuen Zeitpunkt gültigen Preise neu zu berechnen.
Mit Klick auf die Schaltfläche "Verschieben", wird die Reservierung auf das gewählte Datum verschoben.
Mit Klick auf die Schaltfläche "Kopieren" bleibt die Reservierung wie sie ist bestehen und am gewählten Datum wird eine Kopie der Reservierung erstellt.
Bei einer früheren Abreise oder einer Verlängerung eines Aufenthaltes, kann die Reservierung auch direkt am Zimmerplan verkürzt oder verlängert werden. Dazu klicken wir auf die rechte Spitze des Reservierungsbalkens, halten die Maustaste gedrückt und ziehen die Reservierung auf den gewünschten Abreisetag.
Möchte ein Gast sein Zimmer während eines Aufenthaltes wechseln, klicken wir am Reservierungsbalken auf jenen Tag, an dem der Zimmerwechsel stattfinden soll, halten die Maustaste gedrückt und ziehen die nun geteilte Reservierung auf die Zeile jenes Zimmers, in das gewechselt werden soll.
Um einen Zimmerwechsel rückgängig zu machen, klicken wir auf den Teil der Reservierung nach dem Zimmerwechsel, halten die Maustaste gedrückt und ziehen ihn zurück in die ursprüngliche Zimmerzeile.
Damit weißt du, wie du Angebote suchst, wie Angebote zu Reservierungen werden, wie du dem Gast eine Buchungsbestätigung schicken und Reservierungen anpassen kannst.
CASABLANCA bietet eine Vielzahl von Listen, die Abläufe im Hotel vereinfachen können.
All diese Listen können per Klick auf die Schaltfläche "Listen" im Hauptmenü aufgerufen werden.
In dieser Lektion sehen wir uns am Beispiel der Zimmerreinigungsliste die Arbeit mit Listen ein wenig genauer an.
In einer vorherigen Lektion haben wir bereits gesehen, wie man in CASABLANCA mit Suchfiltern arbeitet und eigene Einstellungen als Profile speichert. Dies ist auch bei vielen Listen möglich.
In der Zimmerreinigungsliste werden standardmäßig alle Reservierungen des heutigen Tages angezeigt.
Damit immer das aktuelle Datum ausgewählt wird, ist beim "Von" - und ""bis"-Datum ein Suchfilter aktiviert.
Mit einem Klick auf das Filter-Symbol können diese Einstellungen geändert werden.
Beim "von"-Datum ist der aktuelle Tag, mit einem Offset von 0 Tagen gewählt. Das "von"-Datum entspricht also genau dem heutigen Datum.
Möchten wir eine Zimmereinigungsliste für den jeweils nächsten Tag erstellen, ändern wir beim "von"-Datum den Offset auf "plus 1" und bestätigen mit Klick auf "Ok".
"Von"- und "Bis"-Datum sind nun rot markiert, da das "Bis"-Datum vor dem "Von"-Datum liegt.
Um das zu ändern, öffnen wir den Suchfilter beim "Bis"-Datum und ändern auch hier das Ausgangsdatum auf den aktuellen Tag mit einem Offset "plus 1".
Beim "Von"- und beim "Bis"-Datum wird so das Datum des morgigen Tages gewählt. Mit Klick auf "Aktualisieren" erhalten wir eine Zimmerreinigungsliste für Morgen.
Mit den Optionsschaltern unterhalb der Datumsauswahl, kann die Darstellung der Liste beeinflusst werden und weitere Informationen - wie zum Beispiel der Reinigungsstatus - angezeigt werden. Mit CASABLANCA können Listen individuell auf die Anforderungen jedes Hotelbetriebes angepasst werden.
Wenn wir eine Liste regelmäßig benötigen, können wir die getroffenen Einstellungen in einem Profil speichern. Dazu Klicken wir auf die "Neues Profil speichern" Schaltfläche und geben dem Profil einen aussagekräftigen Namen.
Nun ist das gerade erstellte Profil in der Profil-Auswahl verfügbar. Und kann direkt aufgerufen werden.
Beachte, dass diese gespeicherten Profile nicht nur für dich, sondern auch alle anderen Benutzer von CASABLANCA sichtbar sind. Um die Listen übersichtlich zu halten, solltest du dich daher mit der Rezeptionsleitung absprechen, bevor du hier eigene Profile erstellst.
Um eine Liste zu Drucken, wählen wir das gewünschte Profil und klicken anschließend auf „Drucken“.
CASABLANCA bietet eine Vielzahl von Listen, die Abläufe in Hotelbetrieben vereinfachen können. Eine davon, die sehr häufig genutzt wird, ist die Aufgabenliste.
Mit ihr können einmalige und regelmäßig auftauchende Aufgaben, an bestimmte Personen oder Abteilungen delegiert werden.
Die zuständigen Personen werden dann über die Fälligkeit der Aufgabe erinnert.
Die Aufgabenliste kann entweder über Listen > Aufgabenliste - oder noch schneller direkt über den Menüpunkt "Aufgaben" im Hauptmenü aufgerufen werden.
Über die Schaltfläche "Neu" wird eine neue Aufgabe hinzugefügt.
Im unteren Bereich des Fensters können Details zur Aufgabe festgelegt werden.
Dazu zählt das Fälligkeitsdatum und -uhrzeit,
die zuständige Person oder Abteilung,
die Priorität
und wann die Zuständigen an die Aufgabe erinnert werden sollen.
Im Feld Text wird die Beschreibung der Aufgabe eingetragen.
Optional kann die Aufgabe auch mit einem bestimmten Gast, einer Reservierung oder einem Termin verbunden werden.
Nachdem die Aufgabe gespeichert wurde, ist sie aktiv.
Das heißt, die zuständige Person wird - wie zuvor eingestellt - rechtzeitig an die zu erledigende Aufgabe erinnert und kann diese nach Erledigung als "erledigt" markieren.
Zur Nachverfolgung können in der Aufgabenliste auch bereits erledigte Aufgaben angezeigt werden.
Rechts oberhalb der Aufgabe ist sichtbar von wem und wann die Aufgabe erledigt wurde.
Um Aufgaben zu löschen, wird die gewünschte Aufgabe markiert und mit Klick auf das "Stornieren"-Symbol gelöscht.
Wird in der Aufgabenliste der Filter "Gelöschte" aktiviert, werden auch gelöschte Aufgaben angezeigt. Diese werden rot hervorgehoben.
Ein Hinweis: Wird bei der Zuständigkeit "Alle" gewählt, wird die Erinnerung allen CASABLABCA Benutzern so lange angezeigt, bis die Aufgabe als erledigt markiert wird.
Neben einmaligen Aufgaben können auch Aufgaben erstellt werden, die sich wiederholen. Etwa, dass ein Hausmeister am Wochenende die Sauna einschalten soll.
Um eine wiederholende Aufgabe zu erstellen, muss eine neue Aufgabe hinzugefügt und anschließend die Auswahl "Wiederholen" auf "Täglich" oder "Wochentage" geändert werden.
Beim Löschen von wiederholenden Aufgaben ist zu beachten, dass hier nur einzelne Einträge - also die Aufgabe nur für einen Tag - oder das ganze Serienelement - also die gesamte Aufgabe - gelöscht werden kann.