Zum Hauptinhalt springen

Allgemeine Felder in der Gästekartei

Die Gästekartei in CASABLANCA dient zur zentralen Verwaltung und Pflege von Gastdaten. Sie ermöglicht die Erstellung, Bearbeitung und Organisation von Gastinformationen sowie die Verknüpfung von Kontakten und die Verwaltung von Korrespondenz. Um die Gästekartei zu öffnen und die gespeicherten Daten anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den gelben Smiley in der Software-Oberfläche.

Eingeben und Bearbeiten von Gastdaten​

Die allgemeinen Felder der Gästekartei dienen dem Speichern und Bearbeiten von grundlegenden Gastinformationen.

  1. Öffnen Sie die Gästekartei, indem Sie auf den gelben Smiley klicken.
  2. Tippen Sie den Nachnamen des gewünschten Gastes in das dafür vorgesehene Feld, um die Suchmaske aufzurufen, oder klicken Sie auf Neu um einen neuen Gast anzulegen.
  3. Geben Sie die Gastdaten in die weißen Felder ein. Sie können mit dem Tabulator zwischen den Zeilen wechseln:
    • Anrede – Wichtig für die Korrespondenz! Anreden sind in den Stammdaten hinterlegt und können auch dort neu angelegt bzw. geändert werden.
    • Nachname und Vorname – Pflichtfelder zur Identifikation des Gastes.
    • E-Mail-Adresse – Wichtig für die Korrespondenz! Beim Eingeben einer E-Mail-Adresse erscheint ein Brief-Symbol. Klicken Sie auf dieses Symbol, um dem Gast eine E-Mail zu senden.

Bild1

Wichtig

Achten Sie auf die korrekte Spracheinstellung! Die gewählte Option im Feld Sprache und Anrede wird für die Korrespondenz mit dem Gast verwendet.

  1. Speichern Sie die Daten, indem Sie auf Ok klicken, bzw. klicken Sie auf das Disketten-Symbol, um Einträge zwischenzuspeichern.
Info

In den grünen Feldern können Sie zusätzlich eine Firmenadresse anlegen, um schnell zwischen Rechnungsadressen wechseln zu können. Ist die Firmenadresse noch nicht vorhanden, fragt CASABLANCA nach, ob diese neu angelegt werden soll. Bei Bestätigung mit "Ja" wird die Adresse bei den Debitoren (Firmenadressen) hinterlegt. Existiert für den Gast nur die Firmenadresse, wird diese als Hauptadresse mit Anrede Firma eingegeben.

Zusätzliche Informationen​

Falls Sie das Meldewesen nutzen, fügen Sie in den unteren Feldern zusätzliche Daten hinzu, z. B. Geburtsdatum oder Nationalität. Das Geburtsdatum wird, falls ausgefüllt, automatisch im Fenster Meldewesen / Gruppennamen angelegt.

  • Im Feld Reisebüro kann eingetragen werden, von welchem Reisebüro der Gast übermittelt wurde.
  • Die Region füllt sich von selbst aus (nach Staat bzw. Postleitzahl).
  • Wichtig für das elektronische Meldewesen: Füllen Sie ggf. die Felder Ausweisart, Ausweisnummer etc. aus.

Bild1

  • Bei Straße 2 kann eine abweichende Adresse eingetragen werden.
  • Das Feld Briefanrede 1 füllt sich von selbst aus.
Wichtig

Die erste Briefanrede (Briefanrede 1) wird automatisch generiert - je nachdem, welche Anrede beim Gast angegeben wurde. Hier muss auf die korrekte Sprache geachtet werden! Diese Optionen sind unter Optionen > Titel bearbeitbar. Weitere Briefanreden können ggf. auf einzelnen Briefen durch ein Seriendruckfeld mit ausgegeben werden.

Bild1

Info

Änderungen werden erst angezeigt, wenn die Gästekarte geschlossen und wieder geöffnet wurde.

  • Im Feld Fav. Zimmer 1/2 können zwei Favoritenzimmer eingetragen werden, die der Gast präferiert. Das Feld ID am ZP beschreibt, wie die Reservierung am Zimmerplan aufscheinen soll. Hier wird automatisch der Nachname des Gastes eingetragen (kann jedoch umgeschrieben werden).
  • Im Feld Rabatt (%) können Sie einen Rabatt für den Gast eintragen. Beim Anlegen einer Reservierung wird dieser Rabatt automatisch in der Reservierungsmaske eingetragen (z. B. immer 3% für Stammgast). Der Eintrag kann manuell entfernt oder geändert werden.

Suche in der Gästekartei​

Sobald die Gästedaten in der Kartei gespeichert sind, können sie mittels Suchfunktionen jederzeit aufgerufen werden.

Autosuche​

Bei Eintrag im Feld Nachname schaltet sich automatisch nach den ersten drei Buchstaben die Autosuche ein. Befindet sich der Name bereits in der Gästekartei, kann dieser mit einem Doppelklick ausgewählt und in der Gästemaske geladen werden. Ab wie vielen eingegebenen Buchstaben die Autosuche startet, kann in den Stammdaten eingestellt werden. Klicken Sie dazu in der Gästekartei auf Optionen und passen Sie den Wert im Feld Anzahl der Buchstaben für Gästesuche an (Standard = drei Buchstaben).

Bild1

Die Autosuche ist bei den Postleitzahlen bzw. Orten ebenfalls aktiv. Wird der Nachname ausgeschrieben, kann auch nach Vornamen oder Ort gesucht werden.

Erweiterte Suche​

Um nach genaueren Kriterien zu suchen, können Sie auch die erweiterte Suchfunktion benutzen. Mehr dazu im Artikel Symbole in der Gästekartei.

Erfassen von erweiterten Gastinformationen​

Neben den grundlegenden Daten können zusätzliche Informationen zum Gast erfasst und verwaltet werden. Öffnen Sie dazu die Gästekartei und navigieren Sie zu den entsprechenden Feldern unter dem jeweiligen Reiter. Weitere Informationen zu den Tabs finden Sie hier.