Finanzbuchhaltungs (FiBu) Schnittstelle

Allgemein

Es sind in Casablanca aktuell die gängigen Schnittstellen (BMD, DATEV, RZL etc…) integriert, welche auf Dateiaustausch basieren. Dabei werden die benötigten Werte in eine Datei exportiert. Diese exportierten Daten können im FiBu Programm wiederum importiert werden. Das Format in der Export-Datei ist je nach Schnittstelle unterschiedlich.

Ebenso bietet Casablanca auch die Möglichkeit, über die selbst definierte CASABLANCA Schnittstelle die Anbindung von anderen FiBu Programmen welche nicht im Schnittstellen-Portfolio auftauchen. Hierbei werden die Werte in ein eigens definiertes Format exportiert. Im jeweiligen FiBu Programm sollten diese Daten wiederum importiert werden können, sofern die Zuteilung der jeweiligen Werte pro Spalte möglich ist.

Was kann alles aus Casablanca exportiert werden?

• Verbuchte Rechnungen bzw. Leistungen (Umsätze & Zahlungen)

  • Gegenkonten (Personenkonten) zu Rechnungen

• Restaurant Umsätze & Zahlungen pro Tag komprimiert (sofern eine Schnittstelle mit Umsatzübergabe zwischen Restaurant und der Hotelsoftware besteht)

  Info

  Restaurant-Zusatzinfo: In der Hotel-Export-Datei befinden sich auch die Restaurant-Zimmertransfer-Leistungen (Umsatzliste Punkt 1.3 "Restaurant-Transfer"). Somit werden in der Restaurant-Export-Datei nur jene Leistungen exportiert, welche auch mit einem Zahlungsmittel gegengebucht wurden. (Umsatzliste Punkt 3.3 "Umsatz ohne Zimmertransfer" sowie Umsatzliste Punkt 4 "Zahlungswege Restaurant")

• Kassenbuch

Wo findet der Export der Daten aus der Hotelsoftware statt?

• Listen -> Umsatzliste
• Kassenbuch

Berechnungsvarianten

Wie die Umsatzliste in Casablanca Hotelsoftware berechnet werden soll, kann direkt in der Software eingestellt werden. Diese Einstellung ist einmalig am Anfang durch die Buchhaltung des Betriebs zu definieren und dem Casablanca Support entsprechend mitzuteilen. Es gibt folgende zwei Varianten:

• Umsatzberechnung nach Rechnungslegung
• Umsatzberechnung nach Buchungsdatum

Umsatzberechnung nach Rechnungslegung

Die Umsatzliste in Casablanca berechnet alle Leistungen anhand des ausgestellten Rechnungsdatums. Also nach Rechnungslegung. Damit Leistungen also auch in der Umsatzliste mitberechnet werden, müssen sie auch verrechnet worden sein. Sie werden mit dem ausgestellten Rechnungsdatum berechnet.

Beispiel: Ein Gast ist von 28.12. – 05.01. im Haus.

Am 28.12. wird der Gast eingecheckt und erhält laufend, während seines Aufenthalts, Leistungen auf dem Konto verbucht. Immer mit dem jeweiligen Buchungsdatum. Am 05.01. reist der Gast ab und erhält auch dort seine Rechnung. Alle Leistungen der Rechnung werden somit auf der Umsatzliste mit 05.01. berechnet.

Umsatzberechnung nach Buchungsdatum

Die Umsatzliste in Casablanca berechnet alle Leistungen, sobald sie gebucht wurden mit dem jeweiligen Buchungsdatum. Also nach Buchungsdatum. Es ist dabei egal ob bereits eine Rechnung erstellt wurde oder nicht. Aufenthalte werden täglich anteilig (abgegrenzt) berechnet.

Beispiel: Ein Gast ist von 28.12. – 05.01. im Haus.

Am 28.12. wird der Gast eingecheckt und erhält laufend, während seines Aufenthalts, Leistungen auf dem Konto verbucht. Immer mit dem jeweiligen Buchungsdatum. Ob der Gast nun bereits eine Rechnung erhalten hat oder nicht spielt keine Rolle. Alle Leistungen werden anteilig auf der Umsatzliste anhand des Buchungsdatums der Leistungen berechnet. Auch der Aufenthalt wird abgegrenzt berechnet (teils im Dezember und teils im Jänner).

Schnittstellen-Einstellungen

Je nach eingestellter Berechnungsvariante (nach Rechnungslegung oder nach Buchungsdatum) gibt es auch unterschiedliche Einstellungen bei den Schnittstellen.

• Wurde die Berechnungsvariante nach Rechnungslegung gewählt, werden alle Rechnungen einzeln im Export angeführt.
• Wurde die Berechnungsvariante nach Buchungsdatum gewählt werden die Gesamtsummen der berechneten Leistungen Sachkontenkomprimiert pro Tag im Export angeführt.

Schnittstellen-Einstellungen (nach Rechnungslegung)

Allgemein

• Buchungstext:

  • Sachkonto: In der Export-Datei wird in der Wertespalte zum Buchungstext das hinterlegte Sachkonto zur Leistung ausgegeben.

    Beispiel:

  • Rechnungsträger: In der Export-Datei wird in der Wertespalte zum Buchungstext bei allen Leistungen der Rechnungsträger ausgegeben.

    Beispiel:

• Null Zeilen exportieren: Wurde eine Rechnung erstellt auf welcher sich z.B. nur Buchungen mit Gegenbuchungen befinden (sprich Beträge heben sich auf 0 auf), so kann mit dieser Option gesetzt werden, ob jene Rechnungen mitexportiert werden sollen oder nicht. Meist wird die Option gesetzt um Rechnungsnummer-Lücken in der Buchhaltung zu vermeiden. (Wichtig zu wissen: Sonderbelege für die Fiskalisierung wie z.B. Montagsbelege / Jahresbelege werden nie exportiert, da sie keine Leistungen beinhalten.)

  

• Bankanzahlungen ignorieren: Wurde eine als Bankzahlung definierte Anzahlung beim Gastkonto verbucht, wird diese nicht im Export mit ausgegeben.

  

• Bankzahlungen ignorieren: Wurde eine als Bankzahlung definierte Zahlung beim Gastkonto verbucht, wird diese nicht im Export mit ausgegeben.

  

INFO

Die zwei Optionen "Bankanzahlungen ignorieren" bzw. "Bankzahlungen ignorieren" sollten nur aktiviert werden, wenn z.B. eine Schnittstelle zwischen FiBu Software und dem Bankkonto besteht. Somit werden diese Zahlungen nicht doppelt in der FiBu Software importiert (einmal aus dem Bankkonto und einmal aus der Hotelsoftware)

• Kassenbuch:

  • Zahlungen gegen Gastkonten ignorieren: Wird auch das Kassenbuch mit dem Export aus Casablanca in der FiBu Software importiert sollte diese Option aktiviert werden. Sie bewirkt, dass Barzahlungen (welche automatisch im Kassenbuch eingetragen werden sobald sie verbucht wurden) nicht doppelt exportiert und wiederum importiert werden. (einmal im Kassenbuch-Export und einmal im Export der Rechnungen aus der Umsatzliste)

    

  • Zahlungen Restaurant ignorieren: Wird auch das Kassenbuch mit dem Export aus Casablanca in der FiBu Software importiert sollte diese Option aktiviert werden. Sie bewirkt, dass Barzahlungen aus dem Restaurant (welche automatisch durch eine Schnittstelle im Kassenbuch importiert werden) nicht doppelt exportiert und wiederum importiert werden. (einmal im Kassenbuch-Export und einmal im Export der Restaurant Umsätze & Zahlungen aus der Umsatzliste)

    

Personenkonten

Bei den Personenkonten werden die jeweiligen Gegenkonten hinterlegt. Hier wird unterschieden zwischen

• Hotel: betrifft Gegenkonten (Personenkonten) zu Rechnungen. Hier gibt es unterschiedliche Einstellungsvarianten:

  • Alle Erlöse gegen ein Personenkonto verbuchen: Es wird immer das hinterlegte Personenkonto (=Sammelkonto) verwendet. Unabhängig des zur Rechnung hinterlegten Rechnungsträgers.

    Beispiel:

  • Personenkonto erzeugen: Es wird immer ein neues Personenkonto pro Rechnungsträger fortlaufend erzeugt. Hier kann ein Personenkonten-Kreis Von / Bis eingetragen werden, welcher verwendet wird. Wird z.B. einem Rechnungsträger in einem späteren Export eine weitere Rechnung exportiert, wird das bereits hinterlegte Personenkonto verwendet. So erhält jeder Rechnungsträger sein eindeutiges Personenkonto.

    Beispiel:

    Zusätzlich wird somit auch noch eine "Personenkonten-Datei" mitexportiert. Dort befinden sich alle Personenkonten mit ID.

    

  • Bei offener Rechnung Personenkonto erzeugen: Dies ist eine Kombination aus den ersten zwei Varianten. Wird eine Rechnung mit einer Zahlung direkt komplett abgeschlossen (Summe Offen = € 0,00) so wird das hinterlegte Sammelkonto im Export verwendet. Wird eine Rechnung als Offen abgeschlossen (Zahlung wurde noch nicht gegen die Rechnung verbucht) so wird ein Personenkonto aus dem Personenkonten-Kreis Von / Bis im Export ausgegeben. D.h. man hätte für alle Offenen Rechnungen (Debitoren) Personenkonten in der FiBu Software angelegt, nicht aber für bereits abgeschlossene Rechnungen. Werden Zahlungen zu einem späteren Zeitpunkt gegen eine Offene Rechnung verbucht, so werden diese Zahlungen ebenfalls im Export mit angeführt. Das vorher offene Personenkonto wird somit in der FiBu Software ausgeglichen.

    Beispiel:

    Auch bei dieser Variante werden die erzeugten Personenkonten in einer separaten Datei mitexportiert.

    

• Restaurant: betrifft das Gegenkonto zum Verbuchen der aus dem Restaurant importierten Umsätze & Zahlungen (nur möglich sofern eine Schnittstelle mit Umsatzübergabe zwischen Restaurant und der Hotelsoftware besteht). Für diese Umsätze und Zahlungen wird eine separate Datei generiert.

  Beispiel:

• Kassenbuch: betrifft das Gegenkonto zum Verbuchen der aus dem Kassenbuch eingetragenen Barzahlungen. Da es mehrere Kassenbücher geben und pro Kassenbuch auch ein anderes Konto definiert werden kann, erfolgt diese Einstellung direkt unter Kassenbuch -> Einstellungen –> Fibu Id.

  

  Beispiel Kassenbuch ID im Export:

  

Schnittstellen-Einstellungen (nach Buchungsdatum)

Allgemein

• Null Zeilen exportieren: Wurden Leistungen gebucht welche wieder Gegengebucht wurden (sprich Beträge heben sich auf 0 auf), so kann mit dieser Option gesetzt werden, ob jene Leistungen Sachkontenkomprimiert mitexportiert werden sollen oder nicht.

  

• Bankanzahlungen ignorieren: Wurde eine als Bankzahlung definierte Anzahlung beim Gastkonto verbucht, wird diese nicht im Export mit ausgegeben.

  

• Bankzahlungen ignorieren: Wurde eine als Bankzahlung definierte Zahlung beim Gastkonto verbucht, wird diese nicht im Export mit ausgegeben.

  

  INFO

  Die zwei Optionen "Bankanzahlungen ignorieren" bzw. "Bankzahlungen ignorieren" sollten nur aktiviert werden, wenn z.B. eine Schnittstelle zwischen FiBu Software und dem Bankkonto besteht. Somit werden diese Zahlungen nicht doppelt in der FiBu Software importiert (einmal aus dem Bankkonto und einmal aus der Hotelsoftware)

• Offene / bezahlte Rechnungen exportieren: Diese Daten (Umsatzliste "Offene Forderungen" & "Aufgelöste Forderungen) können zusätzlich im Export angeführt werden, wenn eine klare Offene Posten Verwaltung in der FiBu gewünscht wird. Wurde eine Offene Rechnung ausgestellt so wird der Gesamtbetrag zur Rechnung im Export mit angeführt. Ebenso die Ausgleiche zu früheren Offenen Rechnungen. Wird diese Option gesetzt so ist bei den Personenkonten ein zusätzlicher Personenkonten-Kreis (Konto offene Re.) für diese Offenen Rechnungen zu hinterlegen.

  Beispiel:

  Die erzeugten Personenkonten für die Rechnungsträger der Offenen Rechnungen werden in einer separaten Datei mitexportiert.

  

• Nicht verrechneten / aufgelösten Umsatz exportieren: Diese Daten können zusätzlich im Export angeführt werden, wenn eine klare Übersicht der offenen Außenstände in der FiBu gewünscht wird. Im Export werden immer die im berechneten Zeitraum (pro Tag) noch nicht verrechneten Leistungen (Umsatzliste Punkt 5) sowie die nun auf Rechnung aufgelösten Leistungen (Umsatzliste Punkt 6) angeführt. Wird diese Option gesetzt ist ein dafür definiertes Sachkonto zu hinterlegen.

  Beispiel:

• Anzahlungen / aufgelöste Anzahlungen detailliert exportieren: Dient zur Übersicht der Offenen Anzahlungen immer zum aktuellen Stand in der FiBu (Umsatzliste "Anzahlungen" & "Aufgelöste Forderungen). Verbuchte sowie Aufgelöste Anzahlungen werden hier detailliert im Export angeführt. Wird diese Option gesetzt ist ein dafür definiertes Sachkonto zu hinterlegen. Als Buchungstext wird dabei der Konto-Gast auf den die Anzahlung gebucht wurde übergeben.

  Beispiel:

• Kassenbuch:

  • Zahlungen gegen Gastkonten ignorieren: Wird auch das Kassenbuch mit dem Export aus Casablanca in der FiBu Software importiert sollte diese Option aktiviert werden. Sie bewirkt, dass Barzahlungen (welche automatisch im Kassenbuch eingetragen werden sobald sie verbucht wurden) nicht doppelt exportiert und wiederum importiert werden. (einmal im Kassenbuch-Export und einmal im Export der Leistungen aus der Umsatzliste)

    

  • Zahlungen Restaurant ignorieren: Wird auch das Kassenbuch mit dem Export aus Casablanca in der FiBu Software importiert sollte diese Option aktiviert werden. Sie bewirkt, dass Barzahlungen aus dem Restaurant (welche automatisch durch eine Schnittstelle im Kassenbuch importiert werden) nicht doppelt exportiert und wiederum importiert werden. (einmal im Kassenbuch-Export und einmal im Export der Restaurant Umsätze & Zahlungen aus der Umsatzliste)

    

Personenkonten

• Hotel:

  • Sammelkonto: betrifft das Gegenkonto (Personenkonto) für die Verbuchung der Leistungen pro Sachkonto pro Tag.

    Beispiel:

  • Konto offene Re.: Wurde die Option "Offene / bezahlte Rechnungen exportieren" gesetzt, so ist hier der Personenkonten-Kreis für die Offenen Rechnungen zu hinterlegen. – Beispiel siehe Option "Offene / bezahlte Rechnungen exportieren"

• Restaurant: betrifft das Gegenkonto zum Verbuchen der aus dem Restaurant importierten Umsätze & Zahlungen (nur möglich sofern eine Schnittstelle mit Umsatzübergabe zwischen Restaurant und der Hotelsoftware besteht). Für diese Umsätze und Zahlungen wird eine separate Datei generiert.

  Beispiel:

• Kassenbuch: betrifft das Gegenkonto zum Verbuchen der aus dem Kassenbuch eingetragenen Barzahlungen. Da es mehrere Kassenbücher geben und pro Kassenbuch auch ein anderes Konto definiert werden kann, erfolgt diese Einstellung direkt unter Kassenbuch -> Einstellungen –> Fibu Id.

  

  Beispiel Kassenbuch ID im Export:

  

Sachkonten-Konfiguration (Datenbereitstellung Export / Import)

Neben den korrekten Einstellungen zur Schnittstelle müssen auch den Leistungen noch Sachkonten zugeordnet werden. Dazu müssen zuerst die benötigten Sachkonten angelegt und später den Leistungen zugeordnet werden. Die Sachkonten Zuteilung kann zu Beginn mittels eines Exports / Imports anhand einer Excel-Datei erfolgen.

Datenbereitstellung-Export

Die Datenbereitstellung zu den Leistungen erhalten Sie aus Casablanca Hotelsoftware wie folgt:

1. Preis / Artikelverwaltung
2. Artikel
3. Pfeil bei Excel-Symbol
4. Datenbereitstellung (Standard)

Es kann nun eine Excel-Datei gespeichert werden. In dieser Excel Datei erfolgt nun die Definition und Zuteilung der Sachkonten. Es ist dabei wichtig, dass allen Leistungen ein Sachkonto hinterlegt wird, um später auch einen Export durchführen zu können. Es folgt ein Beispiel zum Ausfüllen der Datenbereitstellung.

Datenbereitstellung ausfüllen (Beispiel)

Begonnen wird im Reiter "Sachkonten".

• ID: Sachkonto-ID
• Steuersatz: MwSt.-Satz welcher dem Sachkonto zugeteilt ist. (Muss nicht zwingend hinterlegt werden, aber so wird verhindert, dass später das Sachkonto einem Artikel mit falsch hinterlegtem MwSt. Satz zugeordnet wird.)
• Beschreibung: Bezeichnung des Sachkonto. (Wird z.B. im Export angeführt, wenn als Buchungstext: Sachkonto gewählt wurde oder die Berechnung nach Buchungsdatum erfolgt)

Nun wenn alle Sachkonten angelegt wurden, können diese bei den Artikeln, Warengruppen sowie Arrangement-Anteile zugeordnet werden.

Reiter "Artikel": Hier werden alle Artikel von Casablanca mit Bezeichnung, MwSt, Standardbetrag etc. ausgegeben.

• Sachkonto: In dieser Spalte können nun die zuvor angelegten Sachkonten den Artikeln zugeteilt werden.

TIP

Sollten z.B. eingestellte MwSt. Sätze nicht passen, können diese auch hier berichtigt werden. Sie werden dann beim späteren Import in die Hotelsoftware umgestellt.

Reiter "Warengruppen": Sachkonten sind hier zuzuteilen, sofern eine Schnittstelle zwischen der Restaurant-Kassa und der Hotelsoftware inkl. Umsatzübermittlung eingerichtet wurde.

• Sachkonto: In dieser Spalte können nun die zuvor angelegten Sachkonten den Warengruppen zugeteilt werden.

Reiter "Arrangement-Anteile": In Casablanca können Anteile zu hinterlegten Arrangements bzw. Raten berücksichtigt werden. D.h. wenn ein Gast z.B. Halbpension bucht, kann ein Fixer Wert oder prozentueller Anteil für den Halbpensions-Anteil herausgerechnet werden.

Beispiel: Bei der Halbpensions-Rate wurde ein Frühstücks-Anteil in Höhe von € 15,00 sowie ein Abendessen-Anteil von € 25,00 pro Person und Tag hinterlegt. Der Betrag für die Übernachtung kostet € 150,00. Somit werden € 15,00 als Frühstücks-Anteil, € 25,00 als Abendessens-Anteil und € 110,00 als Logis-Anteil auf der Umsatzliste berechnet.

Damit nun im FiBu-Export auch hier pro Anteil die korrekten Sachkonten angeführt werden, müssen die Sachkonten zu den Anteilen hinterlegt werden.

• Sachkonto: In dieser Spalte können nun die zuvor angelegten Sachkonten den Arrangement/Raten-Anteilen zugeteilt werden.

Datenbereitstellung-Import

Wurde die Datenbereitstellung für die Sachkonten-Zuteilung fertig ausgefüllt und gespeichert, kann diese Excel-Datei wieder in Casablanca importiert werden. Der Import kann wie folgt durchgeführt werden:

1. Preis / Artikelverwaltung
2. Artikel
3. Import
4. fertig ausgefüllte Datei auswählen

Die Sachkonten sollten nach dem Import korrekt bei den jeweiligen Leistungen aufscheinen. Beispiel:

Sachkonten-Konfiguration (ohne Datenbereitstellung)

Werden im laufenden Betrieb noch weitere Leistungen in der Hotelsoftware angelegt, so ist natürlich auch jenen neuen Leistungen ein Sachkonto zuzuteilen. Ebenso können Sachkonten entsprechend bei einer Fehlkonfiguration neu geteilt werden.

Die Sachkonten für die spätere Zuordnung können unter Preis / Artikelverwaltung -> Sachkonten hinzugefügt werden.

Die Zuteilung der Sachkonten erfolgt unter Preis / Artikelverwaltung -> Sachkonten Konfiguration.

Hier sind die Reiter Artikel, Warengruppe etc. zu beachten.

Artikel können in dieser Sachkonten-Konfiguration auch mehrfach mit unterschiedlichen Einstellungen hinterlegt werden. Wenn z.B. ein Artikel kurzzeitig einen anderen MwSt. Satz hinterlegt hatte, kann hier ein unterschiedliches Sachkonto zugeordnet werden.

Beispiel: Der Artikel Endreinigung wurde aufgrund einer MwSt. Anpassung von 13 % MwSt. auf 20 % MwSt. angepasst. Wir benötigen in der FiBu aber unterschiedliche Sachkonten aufgrund der hinterlegten MwSt. Mit dem "Neu" oder "Kopieren" Symbol können wir eine Zeile neu einfügen oder kopieren. Dort definieren wir nun

- Wenn der Artikel "Endreinigung" mit 20% MwSt. verbucht wurde, verwende das Sachkonto "1600 Erlöse Endreinigung".

- Wenn der Artikel "Endreinigung" mit 13% MwSt. verbucht wurde, verwende das Sachkonto "1601 Erlöse Endreinigung 13%".

FiBu-Export

Der Pfad, wo die exportierten Daten abgelegt werden sollen, kann unter Allgemein -> Verzeichnisse -> Schnittstellenverzeichnisse -> Fibu festgelegt werden.

Umsatzliste

Die Berechnung der Umsätze / Zahlungen erfolgt unter Listen -> Umsatzliste.

Wenn alle Sachkonten zugeordnet wurden, kann die Ansicht der Umsatzliste auf "Sachkonto" Ebene erfolgen. Dazu kann die Sachkonto-Komprimierung aktiviert und im Profil gespeichert werden.

Sobald die Umsatzliste nun für einen Zeitraum berechnet wird, erscheinen die Werte nach Sachkonto zusammengefasst. Der Export kann nun über den Button im Menü durchgeführt werden:

Dabei werden nun die Export-Dateien, mit den zuvor in den Einstellungen definierten Konfigurationen, generiert. Sie werden einmal auf dem Casablanca Haupt-PC gespeichert. Ebenso erscheint eine Meldung, ob ein E-Mail mit den exportieren Daten erstellt werden soll.

Wird diese Meldung mit "Ja" bestätigt, wird ein E-Mail geöffnet, welches im Anhang nun die exportierten Daten beinhaltet.

Kassenbuch

Der Export läuft genau identisch wie auch in der Umsatzliste über den im Menü dafür vorgesehenen Button.

Beispiel-Exporte

Hier finden Sie noch Beispiel Exporte zu den aktuell verfügbaren Schnittstellen und der jeweiligen Berechnungsvariante.

Nach Rechnungslegung:

• Download: Umsatzberechnung nach Rechnungslegung – BMD
• Download: Umsatzberechnung nach Rechnungslegung – CASABLANCA
• Download: Umsatzberechnung nach Rechnungslegung – DATEV
• Download: Umsatzberechnung nach Rechnungslegung – RZL

Nach Buchungsdatum:

• Download: Umsatzberechnung nach Buchungsdatum – BMD
• Download: Umsatzberechnung nach Buchungsdatum – CASABLANCA
• Download: Umsatzberechnung nach Buchungsdatum – DATEV
• Download: Umsatzberechnung nach Buchungsdatum – Tourikon

Tags

Fibu Fibu-Export Finanz DATEV BMD RZL Tourikon