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Einrichtung Online Check-In

Der CASABLANCA Online-Check-In bietet dem Gast die Möglichkeit, alle seine Daten sowie die Daten aller mitreisenden Gäste einer Buchung direkt im System einzugeben und zu speichern. Die Daten werden für die elektronische Gästemeldung verwendet oder um andere Informationen zum Gast abzufragen und korrekt zu speichern. Da der Gast seine Daten selbst eingibt, werden fehlerhafte Eingaben vermieden.

Info

Damit der Online-Check-In den bestmöglichen Nutzen für deinen Betrieb bietet, sollte dieser auf deine Bedürfnisse konfiguriert werden. Das CASABLANCA Onboarding Team wird das Modul in CASABLANCA Online Systems für dich aktivieren. Der Online-Check-In wird in der CASABLANCA Gäste-App abgebildet und dort als "Pre-Check-In" bezeichnet.

Ablauf für den Gast​

  1. Der Gast erhält den Login-Link zur Gäste-App (siehe Kommunikation an den Gast)
  2. Beim Login erscheint die Buchungsreferenz. Der Gast muss nun noch seinen Nachnamen und das Anreisedatum zum Login eingeben.
  3. Je nach aktiviertem Modul gelangt der Gast direkt in den "Pre-Check-In" bzw. in die Gäste-App.
  4. Hier werden alle Gäste der Buchung aufgelistet. Der Gast kann die Daten jeder Person zur Buchung vervollständigen und speichern. (siehe auch Felder-Konfiguration)

Einrichtung​

Nach der Aktivierung erscheint in deinem Online Systems-Account der Menü-Punkt Gäste-App. Hier kann die Konfiguration der dargestellten Informationen für den Gast erfolgen.

Menü Gäste-App

Tipp

Sollte der Menüpunkt direkt nach der Aktivierung noch nicht dargestellt werden, muss die Seite neu geladen werden. Dies funktioniert am schnellsten per Klick auf Unterkunft > Dashboard.

Felder-Konfiguration​

Bei der gewünschten Konfiguration zum "Online-Check-In" geht es darum, die benötigten Daten für z.B. die elektronische Meldung beim Gast abzufragen. All jene Felder sollten auch als *Pflichtfelder definiert werden, damit ein reibungsloser Ablauf beim Check-In erfolgen kann.

Gast-Felder

Pflichtfelder definieren​

Hier wird unterschieden, bei welchen Gästen das Feld als Pflichtfeld gilt:

  • nie – Das Feld ist nie ein Pflichtfeld.
  • nur bei Hauptgast – Das Feld wird nur für den Hauptgast der Buchung als Pflichtfeld definiert.
  • nur bei anderen Gästen – Das Feld wird nur für weitere mitreisende Personen der Buchung als Pflichtfeld definiert.
  • immer – Das Feld wird für den Hauptgast sowie alle weiteren mitreisenden Personen der Buchung als Pflichtfeld definiert.

Felder sichtbar machen​

Hier kann definiert werden, bei welchen Gästen das Feld dargestellt wird:

  • Sichtbar – Definiert alle weiteren mitreisenden Personen der Buchung.
  • Sichtbar (Hauptgast) – Definiert den Hauptgast der Buchung.

Sortierung der Felder​

Definiert die Reihenfolge der Felder zur Darstellung im Online-Check-In.

Name und Text anpassen​

Wenn das Globus-Symbol erscheint, kann ein alternativer Name oder Text eingetragen werden.

Gast-Felder

Beispiel für Name / Text (z.B. oft in Verwendung bei Gästekarten):

Gast-Felder

Aussehen & Design​

Hier können die Farben zur Darstellung angepasst werden. -> Die RGBA-Farb-Codes, die von deiner/m Webdesigner/in erhalten werden.

Gast-Felder

Zusätzliche Konfiguration​

Diese Konfiguration betrifft generelle Einstellungen zur Darstellung im Online Check-In.

Gast-Felder

Unter Datenschutz Informationen sowie Gästekarte Info Text können selbst definierte Texte zur Darstellung der Gäste-App bzw. dem Online-Check-In hinterlegt werden. Erfolgen hier keine Anpassungen, so werden die von Casablanca vordefinierten Standard-Texte verwendet.

Gast-Felder

Kommunikation an den Gast​

Folgend findest du nun alle Möglichkeiten der Kommunikation an den Gast. Stelle bitte sicher, dass alle gewünschten Kommunikations-Methoden auch konfiguriert werden. Solltest du hierbei Unterstützung benötigen, hilft dir unser Onboarding Team hier gerne weiter.

  • IBE (Internet Booking Engine)
    • Bei IBE wird direkt nach dem Buchungsabschluss auf den Online-Check-In verlinkt – „Jetzt einchecken“.

Gast-Felder

  • Korrespondenz (z.B. Buchungsbestätigung)
    • Der Online-Check-In Link kann in der Buchungsbestätigung enthalten sein.

Gast-Felder

  • Automailing x Tage vor der Anreise
    • Der Link ist in der Standard Anreise-Mail enthalten.

Gast-Felder

Es gibt auch die Möglichkeit, das Automailing nur auszuführen, wenn der Gast den Online-Check-In noch nicht ausgefüllt hat. (z.B. "wenn Gruppennamen leer sind")

Gast-Felder

  • Direkt an der Rezeption beim Check-In über E-Display (Tablet)
    • Aufrufbar über Rechtsklick auf den Reservierungspfeil am Zimmerplan,

Gast-Felder

  • -oder über Rechtsklick bei der Check-In Liste.

Gast-Felder

  • Schnittstellenpartner-Apps

    • Der Check-In Link kann auch an Schnittstellen-Partner-Apps übergeben und dort aufgerufen werden.
    • Voraussetzung ist, dass das jeweilige System die Integration an unsere API durchgeführt hat.
    • Die Einrichtung der bestellten Schnittstelle übernimmt das CASABLANCA Onboarding Team.

  • Korrespondenz-Manager

    • Bei vielen externen Korrespondenz-Managern ist es möglich, den Online-Check-In Link direkt in deren Korrespondenz einzubauen.
Wichtig

Bitte kläre direkt mit deinem jeweiligen Korrespondenz-Manager-Kontakt ab, ob eine Integration des CASABLANCA Online-Check-In dort möglich ist. Wenn ja, benötigt der jeweilige Anbieter meist nur den Link bzw. die Online-Tenant-ID deines Betriebs. Informiere hierzu unser Onboarding Team, und diese stellen den benötigten Link zur Verfügung.