Kassenbuch Schicht-Abschluss

Mit dem Kassenbuch in Casablanca kann ein Mitarbeiter, oder eine Schicht, den Arbeitstag abschließen um zu berechnet wieviel Bargeld abzugeben ist. Hier ist auch ein optionales Zählprotokoll vorhanden um genau zu protokollieren wieviel Münzen/Banknoten eingenommen und abgegeben wurden.

Nach dem Abschluss wird ein Report erstellt der vom Mitarbeiter ausgedruckt und unterschrieben werden kann.
Die abgegebene Summe wird automatisch auf ein "Tresor" Kassabuch übertragen.

Dieser Abschluss kann auf verschiedene Verwaltungsebenen eingestellt werden:

• pro Benutzer
• pro Schicht (Gesamt)
• pro Abteilung (z.B. Rezeption / Wellness usw.)

Welche der Verwaltungsebenen für das Hotel korrekt ist wird durch die Arbeitsweise im Hotel bestimmt.

Zum Beispiel:
Verwaltungsebene "Gesamt":
Wenn an der Rezeption eine Kasse für alle Rezeptionisten vorhanden ist, muss nur ein Abschluss nach der Arbeitsschicht gemacht werden

Verwaltungsebene "pro Benutzer":
Wenn an der Rezpetion jeder Mitarbeiter eine eigene Geldtasche hat, muss auch pro Mitarbeiter ein Abschluss gemacht werden

Verwaltungsebene "pro Abteilung":
Wenn es mehrere seperate Kassen gibt zum Beispiel, eine an der Rezeption, eine im Wellnessberech

Einrichten Kassabuch Abschluss:

Bevor das Kassabuch mit Abschlüssen geführt werden kann, müssen einige Einstellungen in Casablanca getroffen werden.

• Benutzerrechte der Mitarbeiter einstellen
• Neues Kassenbuch anlegen
• Auswahl welche Variante verwendet werden soll (dies wird beim Anlegen des Kassenbuch definiert)
• Bargeldbestand (Soll) bei den Mitarbeitern / Kassenbuch / Abteilungen hinterlegen (die Geldsumme die am Ende des Tages übrig bleiben soll)
• Tresor Kasse anlegen (falls benötigt)
• Startsaldo bei den Mitarbeitern / Kassenbuch / Abteilungen hinterlegen

Benutzerrechte einstellen

Bei den Casablanca Benutzern sollten die Benutzerrechte richtig hinterlegt werden.
Die Benutzer von den Rezeptionisten sollten das Benutzerrecht "Kassenbuch Benutzer wechseln" nicht besitzen.
Dieses Recht sollten nur Benutzer haben, die das Kassenbuch kontrollieren / korrigieren können. Zum Beispiel Chef-Benutzer / Rezeptionsleiter.

Diese Einstellung ist im Casablanca unter Allgemein --> Benutzerverwaltung --> Benutzer auswählen --> Eigenschaften --> Rechte.

Diese Einstellung muss pro Casablanca Benutzer gemacht werden.

Neues Kassabuch anlegen

Falls bisher noch nicht mit Abschlüssen gearbeitet wurde (oder das Kassenbuch überhaupt noch nicht verwendet wurde in Casablanca) sollte ein neues Kassenbuch angelegt werden, um mit einen sauberen Stand starten zu können.

Um ein neues Kassenbuch anzulegen muss zuerst im Hauptmenü auf "Kassenbuch" geklickt werden.
Anschließend auf die Zahnreder oben im Menü und dann auf das weiße Blatt mit dem grünen Plus klicken.

Anschließend muss die Verwaltungsebene ausgewählt werden.

Wie zu Beginn beschrieben, muss die Verwaltungsebene je nach Arbeitsweise im Hotel ausgewählt werden.

IMPORTANT

In dem Fall, dass pro Abteilung gearbeitet wird, müssen die Abteilungen noch angelegt werden und jeder Benutzer im Casablanca muss einer Abteilung zugewiesen werden. Mehr dazu unter "Abschluss mit Verwaltungsebene pro Abteilung"

Dann können noch Einstellungen für das Kassenbuch auf der rechten Seite getroffen werden:

1. Name - Bezeichnung des Kassenbuchs, z.B. Rezeption
2. Artikel - Wenn hier ein Artikel ausgewählt wird, wird beim Eintragen manueller Einträge immer dieser Artikel verwendet, es kann nicht mehr manuell ausgewählt werden (Barzahlung / Barauslage usw.)
3. Belegformat - Format der Belegnummern (1,2,3,... oder 2024000001, 2024000002, 2024000003....)
4. Rücksetzen - Damit würde z.B. jedes Jahr am 01.01. die Belegnummern wieder mit 1 beginnen. (Haken bei "Rücksetzen" setzen und das gewünschte Datum eingeben)
5. Fibu Konto - Fibu ID die im Finanzbuchhaltungsexport (falls Schnittstelle vorhanden) verwendet wird.

Damit das neue Kassenbuch automatisch beim Öffnen ausgewählt wird, muss es zuerst links ausgewählt werden und anschließend das Profil gespeichert werden.

Zuletzt muss das neue Kassenbuch noch der Registierkasse zugewiesen werden, damit Barzahlungen die im Casablanca verbucht werden, in dem neuen Kassenbuch aufscheinen.
Diese Einstellung ist im Reiter Registrierkassen --> Registrierkassen --> pro vorhandener Kasse einzustellen.

Bargeldbestand (Soll) bei den Tresor hinterlegen

Ebenso bei den Benutzerreinstellungen kann hinterlegt werden was für ein Bargeldbestand in der Geldtasche / Kasse des jeweiligen Mitarbeiters am Ende der Schicht noch übrig bleiben soll.
Zum Beispiel:

• Bargeldbestand (Soll) 200€
• Kassastand am Ende der Schicht 600€
• Zum Abgeben = 400€

Diese Einstellung sind ebenso bei dem jeweiligen Kassenbuch zu hinterlegen.

Diese Einstellung muss pro Benutzer / Kassenbuch / Abteilung hinterlegt werden.

Tresor Kassenbuch anlegen

Wenn ein Tresor Kassenbuch im Casablanca vorhanden ist, wird die Summe der Kassenabschlüsse automatisch bei den Mitarbeitern / Kassenbuch / Abteilungen entfernt, und im Tresor-Kassenbuch wieder aufgebucht.
Damit kann auch ein Kassenstand für das Tresor geführt werden.

Falls kein Tresor angelegt wird, werden die abzugebenden Summen nirgends gegengebucht sondern nur bei den jeweiligen Mitarbeitern / Kassenbuch / Abteilungen ausgetragen (wenn z.B. in einem Finanzbuchhaltungsprogramm das gesamte Kassenbuch geführt wird)

Der Tresor kann auch in den Einstellungen im Kassenbuch angelegt werden.

Auch hier könnte wieder ein Rückstelldatum hinterlegt werden, falls gewünscht.

Startsaldo bei den Benutzer / Kassenbuch / Abteilung / Tresor hinterlegen

Zu Beginn muss ein Benutzer mit den Recht "Kassabuch Benutzer wechseln" überall den aktuellen Saldo hinterlegen.
Dazu kann im Kassenbuch bei "Benutzer" zwischen den Mitarbeitern gewechselt werden. (Falls Gesamt oder Abteilung verwendet wird, ist entweder das Benutzerfeld nicht vorhanden oder mit "Abteilung" ersetzt)

Anschließend bei dem Benutzer mit aktuellen Datum eine Korrekturbuchung mit dem gewünschten Saldo eingeben.
Zum Beispiel:

Nachdem es aufgebucht wurde:

Dies muss bei jedem Benutzer / Kassenbuch / Abteilung gemacht werden.

Zuletzt kann beim Tresor-Kassenbuch auch noch ein Startsaldo mit dem Chef Benutzer hinterlegt werden, damit der aktuelle Kassenstand stimmt.

Arbeiten mit Kassenabschluss

Am Ende einer Schicht von einem Mitarbeiter muss das Kassenbuch geöffnet werden und anschließend auf "Abschluss" geklickt werden.

Es öffnet sich ein Fenster in dem eine Zusammenfassung der Ein / Ausgaben un dem abzugebenen Betrag dargestellt wird.
Es werden alle Daten geladen, seit das letzte Mal der Benutzer abgeschlossen wurden (nach Uhrzeit, falls ein Mitarbeiter 2 Schichten am Tag hat).

Zuerst sollte die Kasse / Geldtasche gezählt werden. In dem Zählprotokoll kann eingegeben werden welche Münzen / Banknoten vorhanden sind. (Falls nicht benötigt könnte unten auch im Feld manuell die Summe hinterlegt werden)

Im linken Bereich aktualisiert sich die Differenz automatisch wieviel Differenz vorhanden ist, bis die gezählte Summe mit dem Soll bestand laut Casablanca übereinstimmt.

Falls die gezählte Summe nicht übereinstimmt, muss der Abschluss abgebrochen werden und der Kassenstand in Casablanca korrigiert werden. Durch z.B. eine Korrekturbuchung oder richtigstellung vom Fehler in Casablanca.
Mögliche Gründe für Differenzen:

• Trinkgeld vergessen aufbuchen
• Falsche Zahlungsart bei einem Gast verwendet
• Vergessen Auslagen wie z.B. Blumenkauf einzutragen

Wenn die gezählte Summe übereinstimmt, muss noch die abzugebende Summe eingegeben werden.
Entweder kann ausgewählt werden welche Münzen / Banknoten abgegeben werden, oder es kann manuell die Summe eingegeben werden.

Auch hier wird wieder eine Differenz dargestellt wieviel aktuell ausgewählt wurde, und wieviel noch zum Abgeben ist (Sollbestand der beim Benutzer eingestellt ist, wird hier automatisch abgezogen).
Ebenso unterbindet dass Programm dass mehr von einer Münze / Banknote abgegeben wird, als vorhanden ist (z.B. 3 100€ Banknoten gezählt -> 4 abgeben nicht möglich)

Nachdem keine Differnez mehr vorhanden ist, kann der Button "Abschluss erstellen" angeklickt werden.

Es erscheint ein Report vom Kassenabschluss zum Ausdrucken und Unterschreiben.

Somit wurde beim Benutzer der Kassenabschluss als Ausgabe ausgebucht, und beim Tresor als Einnahme wieder eingetragen.
Benutzer Martin:

Tresor Kassenbuch

Abschluss mit Verwaltungsebene pro Schicht (Gesamt)

Der Abschluss ist gleich durchzuführen wie bei den Kassenbuch pro Benutzer, nur muss der Abschluss nur am Ende der Schicht von einem Mitarbeiter gemacht werden, anstatt von jedem Mitarbeiter selbst.

Die Benutzerauswahl im Kassenbuch scheint nicht mehr auf wenn das Kassenbuch mit "Gesamt" geführt wird.

Abschluss mit Verwaltungsebene pro Abteilung

Wenn das Kassenbuch pro Abteilung geführt werden soll, müssen noch 2 weitere Einstellungen gemacht werden.

• Anlegen von Abteilungen
• Benutzer Abteilungen zuweisen

Abteilungen können unter Allgemein -> Benutzerverwaltung -> Abteilungen angelegt werden.

Anschließend muss JEDEM Benutzer eine Abteilung zugewiesen werden.

Restaurant - Kellnerumsatz Barzahlung direkt auf Tresor übertragen

Falls die Barzahlungen vom Restaurant nicht über Casablanca gezählt werden müssen, kann die Barzahlung direkt im Tresor Kassenbuch eingetragen werden.
Das Kassenbuch das für die Restaurant-Zahlungen verwendet wird, kann in den Kassen-Stammdaten definiert werden.

Schnittstellen -> Kassa -> Kellnerumsatz -> Einstellungen -> Profitcenter -> Kassenbuch

Trinkgeld von Restaurant - Schnittstelle automatisch aus Kassenbuch austragen

In dem Fall, dass die Kellner am Ende des Tages direkt weniger Bargeld abgeben in Höhe des Trinkgelds das sie an diesem Tag eingenommen haben, kann in Casablanca automatisch das Trinkgeld aus dem Kassenbuch ausgetragen werden.

Dazu muss ein neuer Artikel angelegt werden und anschließend der Warengruppe Trinkgeld in der Restaurant-Schnittstelle zugewiesen werden.

Wichtig ist, dass bei dem Artikel bei der Kategorie "Barzahlung" ausgewählt wird.

Anschließend muss der neue Artikel bei den Warengruppen zugewiesen werden.