Kassenbuch Schicht-Abschluss

Mit dem Kassenbuch in CASABLANCA kann ein Mitarbeiter - oder eine Schicht - den Arbeitstag abschließen, um zu berechnen, wieviel Bargeld abzugeben ist. Hier ist auch ein optionales Zählprotokoll vorhanden, um genau zu protokollieren, wieviele Münzen/Banknoten eingenommen und abgegeben wurden.

Nach dem Abschluss wird ein Report erstellt, der vom Mitarbeiter ausgedruckt und unterschrieben werden kann.
Die abgegebene Summe wird automatisch auf ein "Tresor"-Kassenbuch übertragen.

Dieser Abschluss kann auf verschiedene Verwaltungsebenen eingestellt werden:

• pro Benutzer
• pro Schicht (Gesamt)
• pro Abteilung (z.B. Rezeption / Wellness usw.)

Welche der Verwaltungsebenen für das Hotel korrekt, ist wird durch die Arbeitsweise im Hotel bestimmt.

Zum Beispiel:

• Verwaltungsebene "Gesamt" – Wenn an der Rezeption eine Kasse für alle Rezeptionisten vorhanden ist, muss nur ein Abschluss nach der Arbeitsschicht gemacht werden.
• Verwaltungsebene "pro Benutzer" – Wenn an der Rezpetion jeder Mitarbeiter eine eigene Geldtasche hat, muss auch pro Mitarbeiter ein Abschluss gemacht werden.
• Verwaltungsebene "pro Abteilung" – Wenn es mehrere seperate Kassen gibt, zum Beispiel eine an der Rezeption, und eine im Wellnessbereich.

Einrichten Kassenbuch-Abschluss

Bevor das Kassenbuch mit Abschlüssen geführt werden kann, müssen einige Einstellungen in CASABLANCA getroffen werden (-> siehe Kassenbuch):

• Benutzerrechte der Mitarbeiter einstellen
• Neues Kassenbuch anlegen
• Auswahl, welche Variante verwendet werden soll (dies wird beim Anlegen des Kassenbuch definiert.)
• Bargeldbestand (Soll) bei den Mitarbeitern / Kassenbuch / Abteilungen hinterlegen (die Geldsumme, die am Ende des Tages übrig bleiben soll)
• Tresor-Kasse anlegen (falls benötigt)
• Startsaldo bei den Mitarbeitern / Kassenbuch / Abteilungen hinterlegen

Zuletzt muss das neue Kassenbuch noch der Registrierkasse zugewiesen werden, damit Barzahlungen, die in CASABLANCA verbucht werden, in dem neuen Kassenbuch aufscheinen. Diese Einstellung ist im Reiter Registrierkassen > Registrierkassen pro vorhandener Kasse einzustellen.

Arbeiten mit Kassenabschluss

Am Ende einer Schicht von einem Mitarbeiter muss das Kassenbuch geöffnet und anschließend auf Abschluss (Z-Bericht) geklickt werden.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem eine Zusammenfassung der Ein / Ausgaben und dem abzugebenen Betrag dargestellt wird.
Hier werden alle Daten geladen, seit der Benutzer das letzte Mal abgeschlossen wurde (nach Uhrzeit, falls ein Mitarbeiter z.B. 2 Schichten am Tag hat).

Zuerst sollte die Kasse / Geldtasche gezählt werden. Im Zählprotokoll kann eingegeben werden, welche Münzen / Banknoten vorhanden sind. (Falls nicht benötigt, könnte die Summe auch unten im Feld Manuell hinterlegt werden.)

Im linken Bereich aktualisiert sich die Differenz automatisch - wieviel Differenz vorhanden ist, bis die gezählte Summe mit dem Soll-Bestand laut CASABLANCA übereinstimmt.

Falls die gezählte Summe nicht übereinstimmt, muss der Abschluss abgebrochen werden und der Kassenstand in CASABLANCA korrigiert werden -> durch z.B. eine Korrekturbuchung oder Richtigstellung des Fehlers in CASABLANCA.

Mögliche Gründe für Differenzen:

• Trinkgeld vergessen aufzubuchen
• Falsche Zahlungsart bei einem Gast verwendet
• Vergessen, Auslagen wie z.B. Blumenkauf einzutragen

Wenn die gezählte Summe übereinstimmt, muss noch die abzugebende Summe eingegeben werden. Entweder kann ausgewählt werden, welche Münzen / Banknoten abgegeben werden, oder es kann manuell die Summe eingegeben werden.

Auch hier wird wieder eine Differenz dargestellt - wieviel aktuell ausgewählt wurde, und wieviel noch abzugeben ist (Soll-Bestand, der beim Benutzer eingestellt ist, wird hier automatisch abgezogen).

Ebenso unterbindet das Programm, dass mehr von einer Münze / Banknote abgegeben wird, als vorhanden ist (z.B. 3 100€ Banknoten gezählt -> 4 abgeben nicht möglich).

Nachdem keine Differnez mehr vorhanden ist, kann auf Abschluss erstellen geklickt werden.

Es erscheint ein Report vom Kassenabschluss zum Ausdrucken und Unterschreiben:

Somit wurde beim Benutzer der Kassenabschluss als Ausgabe ausgebucht, und beim Tresor als Einnahme wieder eingetragen:

Benutzer Martin:

Tresor Kassenbuch:

Abschluss mit Verwaltungsebene pro Schicht (Gesamt)

Der Abschluss ist gleich durchzuführen wie beim Kassenbuch pro Benutzer, hier muss der Abschluss am Ende der Schicht allerdings nur von einem Mitarbeiter gemacht werden, anstatt von jedem Mitarbeiter selbst.

Die Benutzerauswahl im Kassenbuch scheint nicht mehr auf, wenn das Kassenbuch unter "Gesamt" geführt wird.

Abschluss mit Verwaltungsebene pro Abteilung

Wenn das Kassenbuch pro Abteilung geführt werden soll, müssen noch 2 weitere Einstellungen gemacht werden:

• Anlegen von Abteilungen
• Benutzer Abteilungen zuweisen

Abteilungen können unter Allgemein > Benutzerverwaltung > Abteilungen angelegt werden.

Anschließend muss JEDEM Benutzer eine Abteilung zugewiesen werden.

Restaurant - Kellnerumsatz Barzahlung direkt auf Tresor übertragen

Falls die Barzahlungen vom Restaurant nicht über CASABLANCA gezählt werden müssen, kann die Barzahlung direkt im Tresor-Kassenbuch eingetragen werden. Das Kassenbuch, welches für die Restaurant-Zahlungen verwendet wird, kann in den Kassen-Stammdaten definiert werden (Schnittstellen > Kasse > Kellnerumsatz > Einstellungen > Profitcenter > Kassenbuch).

Trinkgeld von Restaurant-Schnittstelle automatisch aus Kassenbuch austragen

In dem Fall, dass die Kellner am Ende des Tages direkt weniger Bargeld abgeben in Höhe des Trinkgelds, das sie an diesem Tag eingenommen haben, kann in CASABLANCA automatisch das Trinkgeld aus dem Kassenbuch ausgetragen werden.

Dazu muss ein neuer Artikel angelegt werden und anschließend der Warengruppe "Trinkgeld" in der Restaurant-Schnittstelle zugewiesen werden.

Wichtig ist hier, dass beim Artikel bei der Kategorie Barzahlung ausgewählt wird:

Anschließend muss der neue Artikel bei den Warengruppen zugewiesen werden: