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Check-Out

Der Check-Out ist ein zentraler Bestandteil des Hotelmanagements, da er den Abschluss einer Reservierung und die Abreise des Gasts dokumentiert. Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie eine einfache Reservierung, eine Gruppenreservierung oder mehrere Gäste gleichzeitig auschecken können.

Was passiert beim Check-Out?​

Der Check-Out-Prozess bewirkt mehrere wichtige Änderungen im System:

  • Der Status der Reservierung wird auf Ausgecheckt geändert. Die Farbe im Zimmerplan wechselt zu dunkelblau.
  • Alle offenen Salden des Gasts werden in die Debitoren übertragen.
  • Das Zimmer wird für neue Reservierungen freigegeben und ist wieder buchbar.

Beim Check-Out wird der Gast auch bei Kassa/Telefon usw. ausgecheckt, und ein Eintrag wird in der Gästekartei erstellt. Um dies ersichtlich zu machen, öffnen Sie einen ausgecheckten Gast in der Gästekartei. Dazu wählen Sie die Reservierung mit einem Rechtsklick aus und wählen Gast im Zimmer. Öffnen Sie in der Kartei den Reiter History.

Check-Out einer einfachen Reservierung​

Ein einfacher Check-Out betrifft eine Einzelreservierung. Dies ist der Standardvorgang, wenn ein Gast abreist und die Rechnung beglichen wird.

  1. Öffnen Sie den Zimmerplan und wählen Sie die entsprechende Reservierung mit der rechten Maustaste aus.
  2. Klicken Sie auf Check-Out, um den Vorgang zu starten.

Check-Out

Falls auf dem Konto des Gasts noch ein offener Saldo vorhanden ist, wird der Gast automatisch in den Debitoren (offene Forderungen) übernommen.

Check-Out Saldo

  1. Bestätigen Sie das Popup-Fenster mit Ok.

Der Status der Reservierung wird auf Ausgecheckt geändert. Die Farbe im Zimmerplan wechselt zu dunkelblau (Standard-Einstellung).

Check-Out Plan

Check-Out einer Gruppenreservierung​

Der Check-Out einer Gruppenreservierung ermöglicht es, mehrere Gäste einer Gruppe entweder einzeln oder gleichzeitig auszuchecken. Dies ist insbesondere für Reisegruppen oder Veranstaltungen geeignet.

  1. Öffnen Sie den Zimmerplan und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Reservierung der Gruppe.
  2. Wählen Sie Check-Out, um den Vorgang zu starten.
  3. Es erscheint ein Dialog, in dem Sie entscheiden können:
    • Nur den ausgewählten Gast auszuchecken.
    • Die gesamte Gruppe auszuchecken.

Check-Out Gruppe

  1. Falls für einen oder mehrere Gäste noch ein offener Saldo vorhanden ist, werden diese in den Debitoren übernommen. Bestätigen Sie das Popup-Fenster mit Ok.

Nach Abschluss des Vorgangs wird im Zimmerplan angezeigt, dass die gesamte Gruppe ausgecheckt wurde.

Mehrere Gäste gleichzeitig auschecken (Check-Out Alle)​

Die Funktion Check-Out Alle ermöglicht es, mehrere Gäste oder Zimmer gleichzeitig auszuchecken. Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Check-Outs am gleichen Tag durchgeführt werden müssen.

  1. Öffnen Sie den Zimmerplan und markieren Sie die Zimmer, die ausgecheckt werden sollen.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tag, an dem der Check-Out durchgeführt werden soll.
  3. Wählen Sie die Option Check-Out Alle.

Check-Out alle

Nun öffnet sich eine neue Maske, wo alle Reservierungen bzw. Gäste angezeigt werden, die an diesem Tag abreisen.

Check-Out alle maske

Hier werden die Konten in zwei Kategorien aufgeteilt:

  • Konten mit 0 Saldo
  • Offene Konten
Info

Falls ein Gruppenkonto noch offen ist, wird es mit der Zimmernummer "Grp"(Gruppe) versehen. Dabei werden links die Zimmerkonten der Gruppe aufgeführt. Wenn ein Zimmer mit der rechten Maustaste ausgewählt wurde, kann auf das Konto gewechselt werden.

Check-Out Konto

  1. Markieren Sie alle Konten, die ausgecheckt werden sollen, mit gehaltener linker Maustaste, bzw., halten Sie die STRG-Taste.
  2. Anschließend können Sie mit einem Rechtsklick alle markierten Gäste auschecken (Checkout).
  3. Falls für einen oder mehrere Gäste noch ein offener Saldo vorhanden ist, werden diese in den Debitoren übernommen. Bestätigen Sie das Popup-Fenster mit Ok.