Einrichtung

Das Modul "Seminar-, Bankett- & Kongressverwaltung" ermöglicht die zentrale Verwaltung und Zuteilung von Seminarräumen, Equipment und Verpflegung in CASABLANCA. Verfügbare Ressourcen lassen sich zudem in Kategorien einteilen, was für eine übersichtliche Darstellung auf dem Terminplan sorgt und die Organisation von Veranstaltungen erleichtert.

Einrichtung Seminar-, Bankett- & Kongressverwaltung

Bevor du Termine planen kannst, musst du alle benötigten Ressourcen anlegen. In der Seminarverwaltung sind dies in der Regel:

• Seminarräume
• Equipment (Technische Hilfsmittel, Bestuhlung)
• Verpflegung

Diese Ressourcen legst du zentral in den Einstellungen an.

1. Klicke im Hauptmenü auf Ressourcenverwaltung.
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol um die Einstellungen zu öffnen.

3. Klicke im linken Menü auf den Parameter Seminarraum.

info

Hier sollte im Abschnitt Verknüpfte Ressourcen die Option Seminartermin erfordert sein.

Ressource erstellen

In der Gruppe "Seminarraum" können nun Ressourcen hinzugefügt werden:

1. Klicke im linken Menü auf den Parameter Seminarraum.
2. Klicke auf das Blatt+ Symbol (Hinzufügen).
3. Füge einen neuen Eintrag hinzu. Beispiel:
   • Name – "Seminarraum 1"
   • Kurzbezeichnung – "SR1"
4. Aktiviere die Option Verfügbarkeit überprüfen.

Auf diese Weise können alle Räume als Ressourcen angelegt werden.

Seminartermine - Einstellungen

In der Gruppe "Seminartermin" befinden sich die Einstellungen für Termine.

info

Hier sollte die Option Termindauer automatisch berechnen de-aktiviert und im Abschnitt Verknüpfte Ressourcen ausschließlich Personen erfordert sein.

Unter Zusätzliche Eigenschaften befinden sich noch weitere Einstellungen. Diese scheinen auch auf Seminarangeboten und Functionsheets auf.

Gruppen anlegen

Um festzulegen, welche Ressourcen zu welchem Bereich gehören. Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, kannst du farblich unterschiedliche Gruppen anlegen.

Bestuhlung

Erstelle eine Gruppe:

1. Gehe zu Ressourcenverwaltung > Gruppen.
2. Klicke auf das Blatt+ Symbol (Hinzufügen).
3. Füge einen neuen Eintrag hinzu:
   • Name – "Bestuhlung"
   • Kurzbezeichnung – "-"
4. Als Ressourcenart, wähle Gruppe aus.
5. Wähle eine Farbe für die visuelle Darstellung. - Hier kann ein Farbcode eingetragen werden (z.B.: FFE46C0A).
6. De-aktiviere die Option Verfügbarkeit überprüfen.

info

Alle Ressourcen, die in dieser Gruppe liegen, werden am Functionsheet im Bereich "Bestuhlung" aufgelistet.

Technische Hilfsmittel

Erstelle eine zweite Gruppe - mit der selben Farbe:

1. Gehe zu Ressourcenverwaltung > Gruppen.
2. Klicke auf das Blatt+ Symbol (Hinzufügen).
3. Füge einen neuen Eintrag hinzu:
   • Name – "Technische Hilfsmittel"
   • Kurzbezeichnung – "-"
4. Als Ressourcenart, wähle Gruppe aus.
5. Wähle eine Farbe für die visuelle Darstellung (z.B.: FFE46C0A).
6. De-aktiviere die Option Verfügbarkeit überprüfen.

info

Alle Ressourcen, die in dieser Gruppe liegen, werden am Functionsheet im Bereich "Technische Hilfsmittel" aufgelistet.

Verpflegung

Erstelle eine dritte Gruppe - mit einer neuen Farbe (für "Verpflegung"):

1. Gehe zu Ressourcenverwaltung > Gruppen.
2. Klicke auf das Blatt+ Symbol (Hinzufügen).
3. Füge einen neuen Eintrag hinzu:
   • Name – "Verpflegung"
   • Kurzbezeichnung – "-"
4. Als Ressourcenart, wähle Gruppe aus.
5. Wähle eine andere Farbe für die visuelle Darstellung. (z.B.: FF548ED5).
6. De-aktiviere die Option Verfügbarkeit überprüfen.

info

Alle Ressourcen, die in dieser Gruppe liegen, werden am Functionsheet im Bereich "Verpflegung" aufgelistet.

Sonderfall Selbstzahler

Bei manchen Veranstaltungen werden Verpflegungsartikel nicht vom Veranstalter, sondern von der jeweiligen Person bezahlt. Damit auch das Serviceteam weiß, dass für eine Ressource eine solche Regelung gilt, füge in der Gruppe "Verpflegung" eine zusätzliche Eigenschaft hinzu:

1. Klicke im linken Menü auf den Eintrag: Verpflegung
2. Scrolle hinunter zu Zusätzliche Eigenschaften.
3. Füge folgenden Eintrag als Zusätzliche Eigenschaft hinzu (+):
   • Wähle Text aus der Liste aus, und ändere den Namen auf "Abrechnungshinweis".
   • Gebe im Feld Standardwert die Bezeichnung "Selbstzahler" ein.

info

Bei der Planung von Terminen kann dieser Abrechnungshinweis bei allen Ressourcen hinzugefügt werde, die in der Gruppe "Verpflegung" liegen. Die Abrechnungshinweise werden am Functionsheet im Bereich "Verpflegung" aufgelistet.

Bemerkungen

Erstelle weitere Gruppen - diesmal für "Bemerkungen":

2. Klicke auf das Blatt+ Symbol (Hinzufügen).
3. Füge einen neuen Eintrag hinzu:
   • Name – "Bemerkungen"
   • Kurzbezeichnung – "-"
4. Als Ressourcenart, wähle Gruppe aus.
5. Wähle eine andere Farbe für die visuelle Darstellung. (z.B.: FF548ED5).
6. De-aktiviere die Option Verfügbarkeit überprüfen.

Bemerkung - Setup:

1. Klicke auf den neuen Menüpunkt Bemerkungen.
2. Klicke auf das Blatt+ Symbol (Hinzufügen).
3. Füge einen neuen Untereintrag hinzu:
   • Name – "Bemerkung - Setup"
   • Kurzbezeichnung – "-"
4. Als Ressourcenart, wähle Bemerkung aus.
5. Wähle eine Farbe für die visuelle Darstellung. (z.B.: FFE46C0A, dieselbe Farbe wie für die Gruppe "Technische Hilfsmittel").
6. De-aktiviere die Option Verfügbarkeit überprüfen.

Bemerkung - Verpflegung:

1. Gehe zu Ressourcenverwaltung > Gruppen.
2. Klicke auf das Blatt+ Symbol (Hinzufügen).
3. Füge einen neuen Eintrag hinzu:
   • Name – "Bemerkung - Verpflegung"
   • Kurzbezeichnung – "-"
4. Als Ressourcenart, wähle Bemerkung aus.
5. Wähle eine Farbe für die visuelle Darstellung. (z.B.: FF548ED5, dieselbe Farbe wie für die Gruppe "Verpflegung").
6. De-aktiviere die Option Verfügbarkeit überprüfen.

Hinweis

Neben den 2 vordefinierten Bemerkungen am Functionsheet besteht auch die Möglichkeit, weitere Bemerkungen zu erstellen, die auf Seminarangeboten aufscheinen, z.B. eine Beschreibung zu einem bestimmten Package. Der Farbcode legt die Platzierung am Functionsheet fest.

Beschreibungen

Wir legen noch eine weitere Gruppe an:

1. Gehe zu Ressourcenverwaltung > Gruppen.
2. Klicke auf das Blatt+ Symbol (Hinzufügen).
3. Füge einen neuen Eintrag hinzu:
   • Name – "Beschreibungen"
   • Kurzbezeichnung – "-"
4. Als Ressourcenart, wähle Gruppe aus.
5. Wähle eine andere Farbe für die visuelle Darstellung. (z.B.: FFEEECE1).
6. De-aktiviere die Option Verfügbarkeit überprüfen.

Hier kannst du Bemerkungen hinzufügen, die auf Seminarangeboten angezeigt werden sollen.

Ressourcen sortieren

Die angelegten Ressourcen können im linken Menü per Drag&Drop z.B. wie folgt sortiert werden:

1. Seminartermin
2. Seminarraum
3. Bestuhlung
4. Technische Hilfsmittel
5. Verpflegung
6. Bemerkungen
7. Beschreibungen
8. Personen
9. Papierkorb

Terminplan und Listen-Profil vorbereiten

Terminplan definieren:

1. Klicke im Hauptmenü auf Ressourcenverwaltung.
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol oben rechts, um die Einstellungen zu öffnen.

3. Setze den Filter wie folgt:
   • Angezeigte Ressourcengruppe – Wähle "Seminarraum" aus.
   • Sichtbarkeit Seitenleiste – Wähle "Deaktiviert" aus.

Listen-Profil erstellen und als Standard speichern

1. Klicke in der oberen Leiste auf das Blatt/Disketten-Symbol (Neues Profil speichern).

2. Gib dem Profil einen Namen, z. B. "Seminarräume".
3. Klicke auf Ok, um das Profil zu speichern.
4. Klicke in der oberen Leiste auf den kleinen Pfeil neben dem Disketten-Symbol.
5. Wähle die Option Als Standard.

Das neue Profil wird nun in der Ressourcenverwaltung zukünftig standardmäßig vorgeschlagen.

Profil in der Terminliste anlegen

1. Öffne die Terminliste (du kanns auch "Terminliste" in das Suchfeld eingeben).
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol oben rechts, um die Einstellungen zu öffnen.
3. Setze den Filter wie folgt - Verschiebe die Einträge per Drag & Drop:
   • Ziehe den Eintrag "Seminarraum" von Datenfelder in das Feld Filter.

4. Klicke in der oberen Leiste auf das Blatt/Disketten-Symbol (Neues Profil speichern).

5. Gib dem Profil einen Namen, z. B. "Seminare".
6. Klicke auf Ok, um das Profil zu speichern.

Terminplanung in der Seminar-, Bankett- & Kongressverwaltung

In der Terminart Seminartermin kannst du festlegen, dass bei der Bestätigung automatisch eine Terminbestätigung gedruckt oder versendet wird.

1. Klicke auf das Zahnrad-Symbol um die Einstellungen zu öffnen.

2. Klicke links auf den Menüpunkt Seminartermin.

3. Nehme hier die gewünschten Einstellungen vor.

Gruppen anlegen

Um festzulegen, welche Ressourcen zu welchem Bereich gehören. Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, kannst du farblich unterschiedliche Gruppen anlegen.

Bestuhlung

Erstelle eine Gruppe:

1. Gehe zu Ressourcenverwaltung > Gruppen.
2. Klicke auf das Blatt+ Symbol (Hinzufügen).
3. Füge einen neuen Eintrag hinzu:
   • Name – "Bestuhlung"
   • Kurzbezeichnung – "-"
4. Als Ressourcenart, wähle Gruppe aus.
5. Wähle eine Farbe für die visuelle Darstellung. - Hier kann ein Farbcode eingetragen werden (z.B.: FFE46C0A).
6. De-aktiviere die Option Verfügbarkeit überprüfen.

info

Alle Ressourcen, die in dieser Gruppe liegen, werden am Functionsheet im Bereich "Bestuhlung" aufgelistet.

Technische Hilfsmittel

Erstelle eine zweite Gruppe - mit der selben Farbe:

1. Gehe zu Ressourcenverwaltung > Gruppen.
2. Klicke auf das Blatt+ Symbol (Hinzufügen).
3. Füge einen neuen Eintrag hinzu:
   • Name – "Technische Hilfsmittel"
   • Kurzbezeichnung – "-"
4. Als Ressourcenart, wähle Gruppe aus.
5. Wähle eine Farbe für die visuelle Darstellung (z.B.: FFE46C0A).
6. De-aktiviere die Option Verfügbarkeit überprüfen.

info

Alle Ressourcen, die in dieser Gruppe liegen, werden am Functionsheet im Bereich "Technische Hilfsmittel" aufgelistet.

Verpflegung

Erstelle eine dritte Gruppe - mit einer neuen Farbe (für "Verpflegung"):

1. Gehe zu Ressourcenverwaltung > Gruppen.
2. Klicke auf das Blatt+ Symbol (Hinzufügen).
3. Füge einen neuen Eintrag hinzu:
   • Name – "Verpflegung"
   • Kurzbezeichnung – "-"
4. Als Ressourcenart, wähle Gruppe aus.
5. Wähle eine andere Farbe für die visuelle Darstellung. (z.B.: FF548ED5).
6. De-aktiviere die Option Verfügbarkeit überprüfen.

info

Alle Ressourcen, die in dieser Gruppe liegen, werden am Functionsheet im Bereich "Verpflegung" aufgelistet.

Sonderfall Selbstzahler

Bei manchen Veranstaltungen werden Verpflegungsartikel nicht vom Veranstalter, sondern von der jeweiligen Person bezahlt. Damit auch das Serviceteam weiß, dass für eine Ressource eine solche Regelung gilt, füge in der Gruppe "Verpflegung" eine zusätzliche Eigenschaft hinzu:

1. Klicke im linken Menü auf den Eintrag: Verpflegung
2. Scrolle hinunter zu Zusätzliche Eigenschaften.
3. Füge folgenden Eintrag als Zusätzliche Eigenschaft hinzu (+):
   • Wähle Text aus der Liste aus, und ändere den Namen auf "Abrechnungshinweis".
   • Gebe im Feld Standardwert die Bezeichnung "Selbstzahler" ein.

info

Bei der Planung von Terminen kann dieser Abrechnungshinweis bei allen Ressourcen hinzugefügt werde, die in der Gruppe "Verpflegung" liegen. Die Abrechnungshinweise werden am Functionsheet im Bereich "Verpflegung" aufgelistet.

Bemerkungen

Erstelle weitere Gruppen - diesmal für "Bemerkungen":

2. Klicke auf das Blatt+ Symbol (Hinzufügen).
3. Füge einen neuen Eintrag hinzu:
   • Name – "Bemerkungen"
   • Kurzbezeichnung – "-"
4. Als Ressourcenart, wähle Gruppe aus.
5. Wähle eine andere Farbe für die visuelle Darstellung. (z.B.: FF548ED5).
6. De-aktiviere die Option Verfügbarkeit überprüfen.

Bemerkung - Setup:

1. Klicke auf den neuen Menüpunkt Bemerkungen.
2. Klicke auf das Blatt+ Symbol (Hinzufügen).
3. Füge einen neuen Untereintrag hinzu:
   • Name – "Bemerkung - Setup"
   • Kurzbezeichnung – "-"
4. Als Ressourcenart, wähle Bemerkung aus.
5. Wähle eine Farbe für die visuelle Darstellung. (z.B.: FFE46C0A, dieselbe Farbe wie für die Gruppe "Technische Hilfsmittel").
6. De-aktiviere die Option Verfügbarkeit überprüfen.

Bemerkung - Verpflegung:

1. Gehe zu Ressourcenverwaltung > Gruppen.
2. Klicke auf das Blatt+ Symbol (Hinzufügen).
3. Füge einen neuen Eintrag hinzu:
   • Name – "Bemerkung - Verpflegung"
   • Kurzbezeichnung – "-"
4. Als Ressourcenart, wähle Bemerkung aus.
5. Wähle eine Farbe für die visuelle Darstellung. (z.B.: FF548ED5, dieselbe Farbe wie für die Gruppe "Verpflegung").
6. De-aktiviere die Option Verfügbarkeit überprüfen.

Hinweis

Neben den 2 vordefinierten Bemerkungen am Functionsheet besteht auch die Möglichkeit, weitere Bemerkungen zu erstellen, die auf Seminarangeboten aufscheinen, z.B. eine Beschreibung zu einem bestimmten Package. Der Farbcode legt die Platzierung am Functionsheet fest.

Beschreibungen

Wir legen noch eine weitere Gruppe an:

1. Gehe zu Ressourcenverwaltung > Gruppen.
2. Klicke auf das Blatt+ Symbol (Hinzufügen).
3. Füge einen neuen Eintrag hinzu:
   • Name – "Beschreibungen"
   • Kurzbezeichnung – "-"
4. Als Ressourcenart, wähle Gruppe aus.
5. Wähle eine andere Farbe für die visuelle Darstellung. (z.B.: FFEEECE1).
6. De-aktiviere die Option Verfügbarkeit überprüfen.

Hier kannst du Bemerkungen hinzufügen, die auf Seminarangeboten angezeigt werden sollen.

Ressourcen sortieren

Die angelegten Ressourcen können im linken Menü per Drag&Drop z.B. wie folgt sortiert werden:

1. Seminartermin
2. Seminarraum
3. Bestuhlung
4. Technische Hilfsmittel
5. Verpflegung
6. Bemerkungen
7. Beschreibungen
8. Personen
9. Papierkorb

Terminplan und Listen-Profil vorbereiten

Terminplan definieren:

1. Klicke im Hauptmenü auf Ressourcenverwaltung.
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol oben rechts, um die Einstellungen zu öffnen.

3. Setze den Filter wie folgt:
   • Angezeigte Ressourcengruppe – Wähle "Seminarraum" aus.
   • Sichtbarkeit Seitenleiste – Wähle "Deaktiviert" aus.

Listen-Profil erstellen und als Standard speichern

1. Klicke in der oberen Leiste auf das Blatt/Disketten-Symbol (Neues Profil speichern).

2. Gib dem Profil einen Namen, z. B. "Seminarräume".
3. Klicke auf Ok, um das Profil zu speichern.
4. Klicke in der oberen Leiste auf den kleinen Pfeil neben dem Disketten-Symbol.
5. Wähle die Option Als Standard.

Das neue Profil wird nun in der Ressourcenverwaltung zukünftig standardmäßig vorgeschlagen.

Profil in der Terminliste anlegen

1. Öffne die Terminliste (du kanns auch "Terminliste" in das Suchfeld eingeben).
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol oben rechts, um die Einstellungen zu öffnen.
3. Setze den Filter wie folgt - Verschiebe die Einträge per Drag & Drop:
   • Ziehe den Eintrag "Seminarraum" von Datenfelder in das Feld Filter.

4. Klicke in der oberen Leiste auf das Blatt/Disketten-Symbol (Neues Profil speichern).

5. Gib dem Profil einen Namen, z. B. "Seminare".
6. Klicke auf Ok, um das Profil zu speichern.

Terminplanung in der Seminar-, Bankett- & Kongressverwaltung

In der Terminart Seminartermin kannst du festlegen, dass bei der Bestätigung automatisch eine Terminbestätigung gedruckt oder versendet wird.

1. Klicke auf das Zahnrad-Symbol um die Einstellungen zu öffnen.

2. Klicke links auf den Menüpunkt Seminartermin.

3. Nehme hier die gewünschten Einstellungen vor.