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Einrichtung

CASABLANCA Wave beantwortet Gästefragen auf Basis der Inhalte, die du im Agent-Space hinterlegst. Du kannst die URL deiner Hotel-Website angeben – Wave liest die Inhalte automatisch ein. Ergänzend können FAQs manuell angelegt werden. Wave erfindet keine Antworten: Wenn eine Information nicht vorhanden ist, teilt Wave das dem Gast offen mit.

Voraussetzungen​

Bevor du die Booking Engine mit CASABLANCA Wave nutzt, stelle sicher, dass folgende Komponenten verfügbar und korrekt eingerichtet sind:

  • CASABLANCA Booking Engine – Die Buchungsmaschine, mit der das KI-gestützte Sprachsystem verbunden ist → zum Modul
  • Eine aktive Space-Lizenz muss vorhanden sein.
  • Admin-Zugang zum CASABLANCA Agent-Space

CMS: Website importieren​

Unter dem Menüpunkt CMS kannst du Wave mit deiner Website verbinden um weitere Informationen für die Konversation bereitzustellen.

  1. Navigiere in CASABLANCA zum Bereich Agent Space.
  2. Klicke links auf den Menüpunkt CMS.
  3. Gib im Feld unter Website importieren die URL deiner Hotelwebseite ein, um Inhalte automatisch zu importieren. Ein integrierter Crawler liest die Seite aus und befüllt das CMS-Template vorab.

Alternativ kannst du alle Inhalte manuell eingeben, indem du die vorbereiteten Felder direkt ausfüllst.

Wave - Agenten erstellen

  1. Klicke anschließend auf Speichern.
Hinweis

Der Import deiner Hotelwebseite ist kein automatischer, laufender Prozess. Wenn du Inhalte auf deiner Website aktualisierst, musst du den Import manuell erneut anstoßen und die Informationen erneut bestätigen. Alle Änderungen werden im Auditlog mit Zeitstempel und verantwortlicher Person protokolliert.

Agent erstellen​

Erstelle einen Agenten. Der Name des Agenten wird auch am Telefon verwendet – er wird beim Gesprächsbeginn vorgelesen, wenn sich Wave beim Gast meldet. Wähle ihn daher sorgfältig. Zusätzlich kannst du dem Agenten eine individuelle Persönlichkeit mitgeben, die seinen Kommunikationsstil definiert.

  1. Klicke links auf den Menüpunkt Agents.
  2. Klicke auf Agent erstellen.

Wave - Agenten erstellen

  1. Wähle die Grundlage für deinen Agenten:
    • Eigener Agent – Starte mit einem leeren Agenten: klicke auf Neuen Agent erstellen.
    • Vordefinierte Persona verwenden – Wähle eine bestehende Konfiguration durch Klick auf Auswählen.

Wave - Agenten erstellen

  1. Fülle folgende Felder aus:
    • Agentenname – Name des Agenten; wird beim Gesprächsbeginn am Telefon vorgelesen und identifiziert den Agenten intern
    • Beschreibung – Kurze interne Beschreibung des Verwendungszwecks, z. B. allgemeine Hotelinfos, Seminaranfragen oder Eventbuchungen
    • Persönlichkeit – Wähle den Kommunikationsstil des Agenten, z. B. Warm Concierge - freundlich und herzlich oder Professional Receptionist - professionell und sachlich; die Auswahl beeinflusst maßgeblich, wie Wave mit Gästen interagiert.

Wave - Agenten erstellen

Stimme auswählen​

Die Stimmkonfiguration legt fest, wie Wave klingt. du kannst aus einem vordefinierten Stimmenpool wählen oder eine eigene Stimme klonen lassen, um Wave eine unverwechselbare Identität zu geben.

  1. Wähle mit Klick auf Stimmen auswählen eine der 4 verfügbaren Stimmen aus.
  2. Optional: Aktiviere Die eigene Stimme klonen, um eine individuelle, geklonte Stimme für deinen Agenten zu hinterlegen.
  3. Klicke auf Weiter.
Hinweis

Auf der Übersichtsseite im Agent-Space findest du jederzeit eine Setup-Checkliste, die dir anzeigt, welche Schritte der Konfiguration bereits abgeschlossen sind und was noch aussteht. Du kannst die Einrichtung auch zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen – dein Fortschritt bleibt erhalten.

Space verknüpfen​

In diesem Schritt verbindest du den Agenten mit einem Space aus deiner Booking Engine. Über den verknüpften Space erhält Wave Zugriff auf alle buchbaren Angebote und Echtzeit-Raten. Wave ist immer mit dem Agent Space verknüpft und wird ausschließlich in Kombination mit der Booking Engine angeboten.

  1. Wähle aus der angezeigten Liste den gewünschten Booking Engine Space aus.
  2. Falls noch kein Space konfiguriert ist, wirst du nach Klick auf Spaces anlegen zur CASABLANCA Booking Engine weitergeleitet, um dort zunächst einen Space einzurichten.

Wave - Agenten erstellen

→ Siehe CASABLANCA Booking Engine - Einrichtung von Spaces

Wave - Agenten erstellen

  1. Klicke anschließend auf Weiter.

Zusätzliche Informationen hinterlegen​

Hier stattest du Wave mit hotelspezifischem Wissen aus. Diese Informationen verwendet der Agent, um Fragen der Gäste zu beantworten – etwa zu Öffnungszeiten, Lage, Check-in- und Check-out-Zeiten oder besonderen Angeboten.

  1. Hinterlege zusätzliche Informationen, falls erforderlich.
  2. Prüfe alle eingetragenen Daten sorgfältig auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
  3. Setze ein Häkchen für Bestätigen, um die Veröffentlichung der Informationen zu erlauben. Dieser Schritt ist verpflichtend – ohne Bestätigung werden keine Daten übernommen.
  4. Um den Agenten fertigzustellen, klicke auf Vollständige Konfiguration.

Wave - Agenten erstellen

Telefonnummer zuweisen​

Jeder Agent benötigt eine eigene Telefonnummer aus dem verfügbaren Nummernpool. Pro Tenant stehen bis zu 5 Nummern (AT) zur Verfügung, sodass du bis zu 5 Wave-Instanzen gleichzeitig betreiben kannst. Du kannst unterschiedliche Agenten für verschiedene Zwecke konfigurieren – z. B. einen dedizierten Agenten für Seminaranfragen und einen für allgemeine Buchungen – und diese über dein Telefonsystem entsprechend routen.

  1. Klicke auf Vollständige Konfiguration, um die Konfiguration abzuschließen.
  2. Wähle aus dem Telefonnummer-Pool eine verfügbare Nummer aus.
  3. Klicke auf Agent aktivieren, um die Konfiguration abzuschließen.
  4. Integriere die zugewiesene Nummer in dein Telefonsystem als Weiterleitungsziel oder veröffentliche sie direkt auf deiner Website.
Hinweis

Du kannst Wave alternativ über deine bestehende Telefonanlage einbinden (Rufweiterleitung). Das Routing der Anrufe erfolgt ausschließlich über das Telefonsystem des Hotels. CASABLANCA stellt die Rufnummern bereit, übernimmt jedoch kein internes Anruf-Routing.