Workflow
Hier eine kleine Hilfestellung zum korrekten Arbeitsablauf mit Casablanca Hotelsoftware, wenn der automatische Tagesabschluss aktiv ist. Grundsätzlich wird der Tagesabschluss immer um 00:00 Uhr automatisch durchgeführt. D.h. es können keine Änderungen von Leistungen mit Buchungsdatum vor dem aktuellen Tag mehr durchgeführt werden. Nun gibt es hierzu Ausnahmen, sofern sich der Umsatz nicht verändert.
Was kann weiterhin gemacht werden:
- Gegenbuchung mit aktuellem Tag kann erstellt werden (statt Stornieren)
- Splitten von Leistungen
- Überleiten von Leistungen - sofern auf ein Konto mit der selben RKSV-Kassa geleitet wird.
- Zimmer tauschen - sofern auf ein Zimmer im selben Betrieb (selber RKSV-Kassa) getauscht wird.
- Zimmerwechsel - sofern auf ein Zimmer im selben Betrieb (selber RKSV-Kassa) gewechselt wird.
Was kann nicht mehr gemacht werden:
- Leistungen stornieren (nur mit Gegenbuchung möglich)
- Datum der Leistungen verändern
- Summe / Preis der Leistungen verändern (nur durch Buchen von weiteren Leistungen / Rabatten möglich)
- Zimmer tauschen - auf ein Zimmer in einem anderen Betrieb (andere RKSV-Kassa)
- Zimmerwechsel - auf ein Zimmer in einem anderen Betrieb (andere RKSV-Kassa)
- Reservierungen in der Vergangenheit können nicht mehr eingecheckt bzw. aufgebucht werden.
Gegenbuchung erstellen
Wenn Leistungen falsch verbucht wurden, so ist es nun möglich eine Gegenbuchung dazu automatisch mit dem aktuellen Tag zu erstellen. Dazu wurde der neue Button "Gegenbuchen" implementiert. (Auch mit "Rechtsklick -> Gegenbuchen" möglich)
Somit wird automatisch eine Gegenbuchung erstellt mit Menge -1.
Splitten von Leistungen
Splitten von Leistungen ist weiterhin möglich, da sich dabei die Summe der Leistungen nicht verändert. Weiters kann nun auch auf das "Aktuelle Konto" gesplittet werden.
Natürlich kann auch ein anderes Zielkonto gewählt werden. Wichtig ist nur, dass das Zielkonto der selben RKSV-Kassa angehört wie das Ursprungskonto.
Split-Menge
Nun wird die Leistung gesplittet.
Split-Summe
Nun wir die Summe der Leistung gesplittet.
Split-Datum
Ein Split-Datum ist nur bei Aufenthalten möglich. Es kann so ein Zeitraum gesplittet werden.
Wenn sich also ein Aufenthalt wie hier im Beispiel auch für die darauffolgenden Tage nicht ändern lässt, liegt es am Anreisedatum. Somit könnte der Aufenthalt gesplittet werden um z.B. Preisänderungen für die folgenden Tage noch durchführen zu können. (Aktueller Tag = 08.01.2021. Hier wird der Aufenthalt als gesperrt markiert, da die Anreise am 07.01.2021 erfolgte!)
Als Datum wählen wir den aktuellen Tag. (hier 08.01.2021)
Nun wird der Split zum aktuellen Tag durchgeführt. Änderungen beim Aufenthalt 08.01.21 - 10.01.21 wären somit nun wieder möglich, da sich kein Tag davon auf einem Tagesabschluss befindet.
Ueberleiten von Leistungen
Das Überleiten ist ebenfalls auch weiterhin bei gesperrten Leistung möglich.
Wichtig ist nur, dass das Zielkonto der selben RKSV-Kassa angehört wie das Ursprungskonto.
Beispiel:
- Gewünschte Leistungen auf dem Konto markieren
- Auf Button "Überleiten" klicken
- Es erscheint das Fenster "Kontoauswahl". Hier kann nun das Zielkonto ausgewählt werden auf welches die Leistungen geleitet werden sollen. Der Filter (im linken Bereich) ist dabei schon automatisch auf die selbe RKSV-Kassa gestellt wie das Ursprungskonto.
- Zielkonto auswählen und mit Doppelklick darauf oder mit "OK" bestätigen.
Danach wurden die Leistungen wie gewünscht auf das Zimmer 203 übergeleitet.
Würde man versuchen, Leistungen auf ein Zielkonto mit anderer RKSV-Kassa zu leiten, erscheint ein Fehler, dass dies nicht möglich ist.
Zimmer tauschen
Die Funktion "Zimmer tauschen" ist ebenfalls weiterhin bei gesperrten Leistung möglich. z.B. für Buchungen in der Vergangenheit.
Wichtig ist nur, dass das Ziel-Zimmer dem selben Betrieb (selber RKSV-Kassa) angehört wie das Ursprungs-Zimmer.
Gewünschtes Zimmer auswählen und bestätigen.
Zimmer wurde erfolgreich getauscht.
Versucht man ein Zimmer in einen anderen Betrieb zu tauschen erscheint eine Fehlermeldung, dass dies nicht möglich ist. (sofern der andere Betrieb eine andere RKSV-Kassa hinterlegt hat.)
Zimmerwechsel
Zimmerwechsel vor dem aktuellen Tag können ebenfalls noch gemacht werden.
Wichtig ist nur, dass das Ziel-Zimmer dem selben Betrieb (selber RKSV-Kassa) angehört wie das Ursprungs-Zimmer.
Zimmer wurde erfolgreich gewechselt.
Versucht man ein Zimmer in einen anderen Betrieb zu wechseln erscheint eine Fehlermeldung, dass dies nicht möglich ist. (sofern der andere Betrieb eine andere RKSV-Kassa hinterlegt hat.)
Leistungen manuell gegenbuchen
Wurden Leistungen bereits aufgrund eines Tagesabschlusses gesperrt, so kann für jene der Preis bzw. das Leistungsdatum nicht mehr verändert werden. In diesem Fall müssen weitere Leistungen verbucht werden zur Richtigstellung. Zusatztexte können weiterhin angepasst werden.
Wenn Logis Preise angepasst werden sollen, dann ist immer manuell eine sparate Leistung zu verbuchen (siehe Preisanpassung Lösung 2). Die Funktion "Gegenbuchen" ist dort nicht möglich!
Preisanpassung
Beispiel: Die Endreinigung wird hier mit 10% MWST besteuert. Sie wurde mit € 55,00 auf das Konto verbucht. Angeboten wurde diese dem Gast für € 45,00. Somit müssen wir nun € 10,00 Rabatt gegenbuchen.
Loesung 1
Funktion "Gegenbuchen" verwenden und Preis ändern. MWST bleibt somit die selbe.
Leistung markieren und Gegenbuchen Funktion verwenden.
Bei der gegengebuchten Leistung ist nun der Preis anzupassen.
Loesung 2
Manuellen Rabatt-Artikel verbuchen.
Wir wählen den Rabatt-Artikel welcher ebenso 10% MWST hinterlegt hat.
Zusatztexte
Zusatztexte können weiterhin auch bei gesperrten Leistungen ergänzt werden.
Reservierungen in der Vergangenheit
Buchungen mit einem Anreisedatum in der Vergangenheit können nicht mehr eingecheckt oder aufgebucht werden.
Ist z.B. der Gast nur einen Tag später angereist, so muss die Buchung auf den aktuellen Tag verkürzt und eine neue Buchung eingetragen werden.
Zum Neueintragen der Buchung kann auch die Kopieren Funktion in der Reservierungsmaske verwendet werden.
Eventuell aufgebuchte Leistungen (z.B. Anzahlungen) können auf die neue Reservierung übergeleitet werden.
Druck Tagesabschluss
Der Tagesabschluss kann unter "Registrierkassen -> Tagesabschluss" gedruckt werden.
Es öffnet sich die Liste und berechnet automatisch für den gestrigen Tag. Über das "Drucken" Symbol, kann die Liste gedruckt werden.
Die Liste kann natürlich auch weiter in die Vergangenheit berechnet und gedruckt werden.