Aufgabenliste

Die Aufgabenliste ermöglicht die Verwaltung und Zuweisung von Aufgaben in CASABLANCA. Hier können Aufgaben erstellt, gefiltert, bearbeitet oder abgeschlossen werden. Aufgaben können Mitarbeitern oder Abteilungen zugewiesen werden, wodurch nicht erledigte Aufgaben gezielt delegiert werden können.

Um die Aufgabenliste zu öffnen, klicken Sie im Hauptmenü auf das Symbol Aufgaben.

Nach dem Klick öffnet sich die Maske mit der Übersicht der Aufgaben. Standardmäßig werden alle Aufgaben des aktuellen Tages angezeigt.

Suchoptionen

Die Aufgabenliste bietet verschiedene Filteroptionen, um gezielt nach Aufgaben zu suchen. Diese Filter befinden sich auf der linken Seite der Maske.

• Zuständig – Filter nach Abteilung oder Benutzer (umschaltbar mit Symbol).
• Datum Von / Bis – Aufgaben nach Fälligkeitsdatum eingrenzen.
• Priorität – Auswahl: Niedrig, Normal, Hoch.
• Erledigt – Erledigte Aufgaben ein- oder ausblenden.
• Ohne Zuständigkeit – Zeigt Aufgaben, die keinem bestimmten Benutzer zugewiesen sind.
• Ohne Fälligkeit – Aufgaben ohne festgelegtes Fälligkeitsdatum.
• Gelöschte – Stornierte Aufgaben anzeigen.

Klicken Sie nach jeder Anpassung eines Filters auf das Aktualisieren-Symbol, um die Änderungen anzuzeigen.

Spaltenübersicht in der Tabelle

Die Tabelle zeigt alle gefundenen Aufgaben mit den folgenden Spalten:

• Serienelement Ja/Nein – Ein Kreis-Symbol zeigt, ob die Aufgabe mehrfach wiederholt wird.
• Fällig am – Datum, an dem die Aufgabe fällig ist.
• Zeit – Uhrzeit der Fälligkeit.
• Erinnerung – Eingestellte Erinnerungszeit.
• Priorität – Dringlichkeit der Aufgabe.
• Zuständig – Zuweisung an Abteilung oder Benutzer.
• Zi (Zimmernummer) – Verweis auf ein Zimmer, falls zutreffend.
• Gast – Zugewiesener Gast.
• Text – Beschreibung der Aufgabe.
• E. (Erledigt) – Status der Aufgabe (erledigt/nicht erledigt).

Neue Aufgabe anlegen

Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf das Blatt+ Symbol (neue Aufgabe).

Passen Sie anschließend die Aufgabe in der unteren Eingabemaske an.

Allgemeine Aufgabeneinstellungen

• Fällig am – Geben Sie optional ein Fälligkeitsdatum und eine Uhrzeit ein.
• Zuständig – Wählen Sie die zuständige Abteilung oder den Benutzer aus. Mit dem Benutzer-Symbol können Sie zwischen Abteilungs- und Benutzerauswahl wechseln.
• Priorität – Legen Sie die Dringlichkeit fest (Niedrig, Normal, Hoch).
• Erinnerung – Optional können Sie eine Erinnerungszeit einstellen. Bei Eintritt der Erinnerungszeit erscheint ein Fenster mit der Aufgabe.
• Text – Geben Sie im Textfeld eine Beschreibung der Aufgabe ein.
• Mit dem Smiley-Symbol können Sie einen Gast aus einer Reservierung auswählen (siehe Gästen/Reservierungen zuweisen).
• Wiederholen – Wählen Sie aus, ob die Aufgabe täglich oder an bestimmten Wochentagen und zu bestimmten Zeiten wiederholt werden soll.

Erinnerungsfunktion

Die Erinnerungsfunktion hilft, Aufgaben rechtzeitig zu bearbeiten. Zur eingestellten Erinnerungszeit erscheint ein Popup-Fenster.

• Erneut erinnern – Falls eine weitere Erinnerung notwendig ist, können Sie eine neue Zeit einstellen.
• Schließen – Beendet die Erinnerung für eine Aufgabe.
• Alle schließen – Beendet alle angezeigten Erinnerungen.
• Doppelklick auf die Aufgabe – Öffnet die Aufgabenliste.

Gästen/Reservierungen Aufgaben zuweisen

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Aufgaben einer Reservierung zugewiesen werden können:

In der Aufgabenliste

1. Wählen Sie die Aufgabe aus und klicken Sie auf das Smiley-Symbol.
2. Es öffnet sich ein Fenster, in dem ein Gast (z. B. Zimmerkonto, Gruppenkonto, Debitorenkonto) ausgewählt werden kann.
3. Nach der Zuweisung erscheint der Gastname sowie die Zimmernummer in der Aufgabenliste.

In der Reservierung

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Zimmerplan auf die gewünschte Reservierung.
2. Wählen Sie im Kontextmenü Aufgaben.

3. Eine spezifische Aufgabenliste für diese Reservierung wird geöffnet.
4. Erstellen Sie eine neue Aufgabe und hinterlegen Sie:
   • Beschreibung
   • Fälligkeitszeit
   • Zuständigkeit
5. Aktivieren Sie ggf. Wiederholen → Täglich, um eine Aufgabe für jeden Tag des Aufenthalts zu erstellen.

Aufgaben als „Erledigt“ markieren

1. Öffnen Sie die Aufgabenliste.
2. Klicken Sie auf die Spalte E. (Erledigt), um die Aufgabe abzuschließen.

Wer hat eine Aufgabe erledigt?

1. Aktivieren Sie den Filter Erledigt → Ein.
2. Passen Sie den Zeitraum an und aktualisieren Sie die Liste.

3. Wählen Sie die gesuchte Aufgabe aus.
4. In den Aufgabeneinstellungen wird oben rechts angezeigt, welcher Benutzer die Aufgabe erledigt hat und wann.

Aufgaben stornieren/wiederherstellen

Aufgabe stornieren

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe.
2. Wählen Sie Stornieren.

3. Die Aufgabe wird rot markiert und mit dem Symbol Storniert versehen.

Aufgabe wiederherstellen

1. Aktivieren Sie den Filter Stornierte Aufgaben.
2. Aktualisieren Sie die Liste.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die stornierte Aufgabe.
4. Wählen Sie Wiederherstellen, um die Aufgabe erneut zu aktivieren.

Abteilungsverwaltung

In CASABLANCA können neue Abteilungen angelegt und Benutzern zugewiesen werden. Standardmäßig sind folgende Abteilungen vorhanden:

• Rezeption
• Hausmeister
• Küche
• Housekeeping

Benutzern Abteilungen zuweisen

Jedem Benutzer kann eine oder mehrere Abteilungen zugewiesen werden. Dies kann in der Benutzerverwaltung eingestellt werden (Allgemein > Benutzerverwaltung).

Abteilung anlegen

1. Gehen Sie zu Allgemein > Benutzerverwaltung.
2. Klicken Sie auf Abteilungen.
3. Klicken Sie auf das das Blatt+ Symbol (neue Abteilung).
4. Geben Sie einen Namen für die Abteilung ein.

5. Klicken Sie auf Ok.
6. Speichern Sie die Einstellungen mit Ok.

Abteilung zuweisen

1. Gehen Sie zu Allgemein > Benutzerverwaltung.
2. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus.
3. Weisen Sie der Auswahl eine oder mehrere Abteilungen zu.

4. Speichern Sie die Einstellungen mit Ok.

Profile anlegen

Mit Profilen können häufig genutzte Einstellungen gespeichert werden. (-> siehe Profile und Einstellungen).

Liste exportieren

Die Liste kann als Excel-Datei exportiert und versendet werden. (-> siehe Listen exportieren und versenden).