Anzahlung nach Rechnungslegung

In CASABLANCA gibt es zwei Varianten zur Handhabung von Anzahlungen bei der Berechnungsvariante "nach Rechnungslegung". Diese Anleitung beschreibt die Schritte und Unterschiede der beiden Varianten. Ausgangspunkt für die Beschreibung ist folgende Buchung (Beispiel):

Variante 1: Anzahlung ohne MWST verbuchen

Bei dieser Variante wird die Anzahlung mit 0% MWST verbucht und erst bei der späteren Rechnung berücksichtigt.

1. Anzahlung fordern

   • Beim Gast wird in der Korrespondenz die Anzahlung gefordert.
   • Parameter
     • Anzahlungsbetrag - Der Betrag, der als Anzahlung gefordert wird.
     • Fälligkeitsdatum - Das Datum, bis zu dem die Anzahlung geleistet werden muss.

2. Anzahlung verbuchen

   • Die Rezeption muss die Anzahlung erst dann auf dem Gastkonto verbuchen, wenn diese z.B. über das Bankkonto eintrifft. Die Anzahlung wird dabei mit 0% MWST verbucht.

Für die Buchhaltung wird die gebuchte Anzahlung auf der Umsatzliste in der "gebuchte Anzahlungen"-Liste mit dem Buchungsdatum angeführt.

Somit kann mit dieser Liste die Vorversteuerung in der Buchhaltung erfolgen.

Wenn der Gast später anreist und seine Rechnung für den Aufenthalt erhält, wird die gebuchte Anzahlung als Zahlungsmittel auf der Rechnung berücksichtigt. Der Gast bezahlt noch seinen Restbetrag.

Auf der Umsatzliste ist die ausgeglichene Anzahlung unter dem Punkt 2 – Zahlungswege ersichtlich, sowie unter "Aufgelöste Anzahlungen".

Variante 2: Anzahlung mit MWST verbuchen

Bei dieser Variante wird die Anzahlung mit MWST verbucht und bereits bei der Forderung der Anzahlung eine „offene Rechnung“ erstellt.

1. Anzahlung fordern

   • Beim Gast wird in der Korrespondenz die Anzahlung gefordert.
   • Parameter
     • Anzahlungsbetrag - Der Betrag, der als Anzahlung gefordert wird.
     • Fälligkeitsdatum - Das Datum, bis zu dem die Anzahlung geleistet werden muss.

2. Anzahlungsforderung verbuchen

   • Die Rezeption muss für eine korrekte Auswertung auf der Umsatzliste folgende Schritte bereits bei der Forderung der Anzahlung durchführen:
     • Auf dem Gastkonto wird eine "Anzahlungsforderung" mit dem gewünschten Betrag gebucht. (Diese Forderung wird bereits mit der MWST verbucht.)
     • Es wird eine „offene Rechnung“ dazu erstellt. (Diese kann dem Gast z.B. auch gemailt werden)

Diese geforderte Anzahlung erscheint auch auf der Umsatzliste unter dem Punkt 1 "Erlöse" mit gebuchter MWST. Somit kann die Vorversteuerung durchgeführt werden.

3. Anzahlungsforderung ausgleichen
   • Wenn der Gast diese "offene" Anzahlungsforderung z.B. per Banküberweisung begleicht (z.B. mit Überweisung am 20.03.), verbucht die Rezeption wie folgt:
     • Die "offene Forderungsrechnung" kann am Konto mittels "Banküberweisung" ausgeglichen werden.

Damit ist die Anzahlungs-Forderungs-Rechnung nun auf "0".

3. Anzahlung erbneut verbuchen
   • Nach dem Ausgleichen der Rechnung muss die Rezeption auch wieder die Anzahlung erneut mit MWST verbuchen. (Damit wird bei der Endrechnung für den Gast diese MWST auch wiederum abgezogen)

Auf der Umsatzliste erscheint die gebuchte "Bankzahlung" unter den Zahlungen.

benso wäre die "Offene Forderung" nun ausgeglichen und erscheint somit bei der Liste "Aufgelöste Forderungen".

Die gebuchte "Bank Anzahlung 10%" erscheint auf der "Gebuchte Anzahlungen"-Liste.

4. Endrechnung erstellen
   • Nach dem Aufenthalt des Gastes bezahlt dieser seine Rechnungen mit dem Restbetrag.
   • Da die MWST jedoch bereits vorher mit der Anzahlungs-Forderungs-Rechnung ausgewiesen wurde, wird sie hier nun um den Anzahlungsbetrag verringert.

Auf der Umsatzliste ist die ausgeglichene Anzahlung unter dem Punkt 2 – Zahlungswege ersichtlich, sowie unter "Aufgelöste Anzahlungen".

Wie hier ersichtlich ist, wäre die Variante 2 aktuell für die Rezeption mit einem erheblichen Mehraufwand verbunden. Deshalb empfehlen wir, dass die Anzahlungen ohne MWST verbucht werden und die Vorversteuerung auf buchhalterischer Seite erfolgt.