Zum Hauptinhalt springen

Anzahlungsverwaltung

Mit CASABLANCA kannst du Anzahlungen für Reservierungen organisieren und verwalten. Die Anzahlungsverwaltung erlaubt es, automatische Anforderungen zu erstellen, Zahlungen zu verbuchen, Bestätigungen zu versenden und offene oder verfallene Anzahlungen im Blick zu behalten. Damit wird ein reibungsloser Ablauf bei der Zahlungsabwicklung gewährleistet und das Risiko von Zahlungsausfällen minimiert.

Anzahlungsjournal und Umsatzliste​

Das Anzahlungsjournal und die Umsatzliste sind zentrale Werkzeuge zur Überwachung aller offenen und verfallenen Anzahlungen. Sie bieten eine klare Übersicht und ermöglichen es, schnell auf ausstehende oder überfällige Zahlungen zu reagieren.

  • Beim Start der Software wird automatisch angezeigt, wenn Anzahlungen verfallen sind.
  • Die Liste kann nach Betrieben oder Status gefiltert werden, um gezielt nach bestimmten Buchungen zu suchen.
  • Mit einem Klick kannst du von der Liste direkt zur Reservierung oder zum Zimmerkonto wechseln, um Änderungen vorzunehmen oder Zahlungserinnerungen zu senden.

Anzahlungsforderung​

CASABLANCA ermöglicht es, von Gästen eine Vorauszahlung für ihre Reservierung zu verlangen. Diese Funktion kann individuell für jede Reservierung oder als Standardregel für bestimmte Raten festgelegt werden. Eine Anzahlungsforderung gibt dem Betrieb Sicherheit, besonders bei langfristigen Buchungen oder in Hauptsaisons.

  • Anzahlungen können standardmäßig aktiviert werden, sodass bei neuen Reservierungen automatisch eine Forderung erstellt wird.
  • Der Betrag kann entweder als Fixbetrag (z. B. 100 €) oder als Prozentsatz des Gesamtpreises (z. B. 20 %) definiert werden.
  • Ein festgelegtes Verfallsdatum gibt an, bis wann die Zahlung eingehen muss. So behältst du die Kontrolle über offene Anzahlungen.

Anzahlungen buchen und verrechnen​

Sobald eine Anzahlung vom Gast eingeht, kann diese auf die entsprechende Reservierung verbucht werden. Dies kann direkt über das Zimmerkonto oder – bei Gruppenreservierungen – über das Gruppenkonto erfolgen. Anschließend kann die Anzahlung mit korrekter Versteuerung verrechnet werden.

  • Die Reservierung zeigt deutlich an, ob die Anzahlung eingegangen ist.
  • Der geforderte Betrag wird automatisch in die Buchungsmaske übernommen, um Fehler zu vermeiden.
  • Verschiedene Zahlungsarten wie Barzahlung, Banküberweisung oder Kreditkarte können zugeordnet werden.

Anzahlungsbestätigung versenden​

Nach dem Eingang einer Anzahlung ist es sinnvoll, dem Gast eine Bestätigung zu senden. Dies schafft Transparenz und stärkt das Vertrauen in den Buchungsprozess.

  • Bestätigungen können mit personalisierten Vorlagen erstellt werden.
  • Die Bestätigung kann per E-Mail verschickt oder als Ausdruck bereitgestellt werden.
  • Gäste erhalten eine klare Übersicht darüber, dass ihre Zahlung eingegangen ist und korrekt verbucht wurde.