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Backup Restore - Nachbereitung

Das folgende Dokument beschreibt das empfohlene Vorgehen nach dem Einspielen eines älteren CASABLANCA Backups. Nach dem Restore müssen die fehlenden Transaktionen / Meldungen systematisch nachgearbeitet werden, u.a. damit Buchhaltung und Fiskalisierung konsistent bleiben.

Sicherung / Backup​

Es wird dringend empfohlen, eine Sicherung / Backup aller Daten von der zuständigen IT-Technik einrichten zu lassen und jenes auch regelmäßig zu überprüfen. Es sollte dabei der komplette "...\Casablanca" Ordner mit allen Unterordnern gesichert werden.

Wichtig!

CASABLANCA Hotelsoftware sichert keine Daten!

Die Kontrolle des Backups (der Sicherung) hat vom Hotel bzw. von der jeweiligen IT-Technik zu erfolgen. Da es sich hier um eine Datenbank handelt, auf die ständig zugegriffen wird, MUSS diese als Vollbackup gesichert werden.

KassenSichV (TSE) - Deutschland​

Bei Kunden aus Deutschland ist es ebenso wichtig, dass die Daten der Fiskalisierung gesichert werden. Hierbei kommt bei CASABLANCA Hotelsoftware die Middleware von Fiskaltrust zum Einsatz. Die SQLite Datenbank für den Fiskaltrust-Service befindet sich standardmäßig unter folgendem Verzeichnis: "%ProgramData%\fiskaltrust" (also z.B. C:\ProgramData\fiskaltrust). Jenes Verzeichnis ist ebenso als Vollbackup zu sichern.

Maßnahmen nach dem Restore​

1. Aktuelles Update einspielen​

  • Installiere zunächst das aktuelle System‑Update, bevor du Daten synchronisierst oder Rechnungen neu erzeugst.
  • Begründung: Code und Migrationsstand müssen zur wiederherzustellenden Datenlage passen.

2. Buchungen synchronisieren​

  • Synchronisiere alle Buchungen von CASABLANCA Online Systems nach OnPrem (CASABLANCA Desktop), deren Änderungsdatum größer/gleich Backupdatum ist (updated_at / modified_at >= Backupdatum).
  • Alle Änderungen, die nach dem Backup im Online-System erfolgten, müssen lokal nachgezogen werden, damit Buchungen vollständig sind.
Wichtig

Die importierten Buchungen müssen von der Rezeption kontrolliert werden, wobei besonders darauf zu achten ist, dass bei neuen Buchungen keine Namen überschrieben wurden.

3. Buchungen kontrollieren​

Nach dem Restore sollte kontrolliert werden, ob alle Gäste korrekt zugeordnet sind und keine Daten verloren gegangen oder fehlerhaft übernommen wurden. Beispielsweise kann es vorkommen, dass Zimmer, die zwischen dem Sicherungsdatum und dem Ausfalldatum ein- oder ausgecheckt wurden, mit dem Status aus dem Backup wiederhergestellt werden, jedoch keine Buchungen auf dem Zimmerkonto vorhanden sind.

In solchen Fällen müssen folgende Schritte durchgeführt werden:

  1. Check-out für die betroffenen Zimmer rückgängig machen
  2. Check-in ebenfalls rückgängig machen
  3. Anschließend die Gäste erneut einchecken

4. Rechnungen / Fiskalisierung – Länderfälle​

a) Österreich (AT‑Betrieb)

  • Falls das Problem innerhalb desselben Kalenderjahres (kein Jahresbeleg übermittelt) auftritt:
    • Die Rechnungen müssen 1:1 nacherzeugt werden (gleiche Belegnummern / Inhalte, soweit möglich - dies sollte mit der Buchhaltung besprochen werden).
    • Dokumentiere jede nacherstellte Rechnung in der Buchhaltung inkl. Grund/Incident.
  • Falls der Fehler über den Jahreswechsel hinweg aufgetreten ist (es wurde bereits ein Jahresbeleg übermittelt, Backup ist älter):
    • Kassa muss Außerbetrieb genommen werden und eine neue Kassa erstellt werden.
    • Danach dürfen Rechnungen wieder erstellt werden.
    • Die Buchhaltung muss den Ausfall und die vorgenommenen Maßnahmen dokumentieren und für Rückfragen der Finanzbehörde bereithalten.
  • Kassabelege müssen nachimportiert werden.
Wichtig

Ein direkter Nachimport der Belege ist nur möglich, wenn der Casablanca‑Ordner mit den Originaldateien noch vorhanden ist. Ist der Ordner nicht mehr verfügbar, müssen die Belege manuell über das Kundenkonto als Artikel mit dem korrekten Steuersatz gebucht und anschließend als Rechnung ausgestellt werden.

b) Deutschland (DE‑Betrieb) - Vorgehen zwingend:

  • Erzeuge einen Schlussbeleg (Abschlussbeleg) auf der alten Kassa für die Zeitspanne bis zum Backup‑Zeitpunkt.
  • Richte anschließend eine neue Kassa ein — sowohl in Fiskaltrust als auch in CASABLANCA.
Achtung

Keine Außerbetriebnahme der alten Kassa durchführen! (Sonst lässt sich der Fiskal‑Stick / das Gerät ggf. nicht mehr korrekt nutzen.)

  • Sobald die neue Kassa eingerichtet ist, können Rechnungen wieder erstellt werden.
  • Buchhaltung dokumentiert Ausfall und Maßnahmen für eventuelle Nachfragen.
Wichtig

In allen Fällen (AT & DE): Buchhaltung muss Ausfall, Zeiträume und getroffene Maßnahmen vollständig dokumentieren.

5. Meldewesen / Meldungen​

  • Erstelle alle Meldungen (z. B. Meldedateien, Amtsschnittstellen) für die betroffenen Buchungen 1:1 nach, so wie sie ursprünglich erstellt worden wären.
  • Achte auf korrekte Zeitstempel, IDs und Referenzen (ggf. Exportdateien vor dem Backup zur Referenz verwenden).
  • Meldezettelnummern müssen in CASABLANCA entsprechend angepasst werden, um eine doppelte Vergabe zu vermeiden.
    • Die nächste verfügbare Nummer kann in den Feratel-Stammdaten eingesehen werden.
    • Für die Abstimmung sollte Rücksprache mit dem Tourismusverband (TVB) gehalten werden.
Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, das Senden der Meldedaten vorübergehend deaktivieren zu lassen. In diesem Zeitraum können Gäste weiterhin manuell im CASABLANCA-System nachgetragen werden. Nachträglich werden diese Meldungen als gesendet markiert, und das automatische Senden wird wieder aktiviert.

Falls die Meldedaten für diesen Zeitraum im System fehlen dürfen, muss lediglich sichergestellt werden, dass die nächste freie Meldezettelnummer korrekt eingestellt wird, um eine lückenlose Nummerierung zu gewährleisten.

6. Kassa‑Schnittstelle (Spezifische Buchungen)​

  • Zimmerbuchungen:
    • Prüfe, ob Zimmerbuchungen aus der Sicherung korrekt ins Front‑/Backoffice übernommen wurden.
    • Falls diese nicht in der Sicherung enthalten sind: buche die Umsätze manuell auf das entsprechende Konto (nur falls automatischer Import nicht möglich).
  • Kellnerumsatz (F&B / POS):
    • Importiere Kellnerumsätze aus der Sicherung neu.
    • Falls kein Backup‑Export vorhanden ist: veranlasse, dass die Kassa/der POS den Export neu auslöst, damit die Transaktionen erneut eingespielt werden können.