Vertragsübernahme / Eigentümerwechsel
Der genaue Ablauf zum Wechsel sollte mit unserem Verkaufsteam besprochen werden, damit eine reibungslose Übernahme stattfinden kann:
Betriebsübernahme: Das gilt es zu beachten
Bei einer Betriebsübernahme sind unter anderem die folgenden Punkte zu beachten.
Datensicherung für den bisherigen Betreiber
Es ist zu klären, ob die Hotelsoftware für den alten Betreiber auf ein anderes Gerät kopiert bzw. gesichert werden muss. Diese Sicherung dient als Nachweis, zum Beispiel für eine spätere Finanzprüfung.
IT-Infrastruktur
Der neue Betreiber muss entscheiden, ob er die bestehende IT-Infrastruktur übernimmt oder ob neue Hardware zum Einsatz kommt.
Registrierung der Hotelsoftware
Die Registrierung der Hotelsoftware muss auf den neuen Betreiber umgestellt werden. Das ist notwendig, damit die Verträge übernommen werden und der neue Betreiber künftige Updates erhält.
Bestehende Daten in der Datenbank
Es muss festgelegt werden, was mit den bestehenden Daten in der Datenbank geschehen soll. Dazu gehört die Frage, ob Buchungen, Finanzdaten, Gästedaten und ähnliche Daten an den neuen Betreiber weitergegeben werden dürfen.
Datenschutz: Die Übernahme der Daten ist mit dem eigenen Rechtsanwalt zu klären.
Betriebsdaten
Die Betriebsdaten müssen angepasst werden. Dazu zählen die Betriebsbezeichnung, die Bankdaten, die UID und die Steuernummer. Die Änderungen wirken sich unter anderem auf Rechnungen und Korrespondenzvorlagen aus.
Fiskal-Kasse (RKSV, KassenSichV)
Für den neuen Betreiber muss eine neue Fiskal-Kasse eingerichtet werden. Dafür ist ein neues Zertifikat erforderlich, das auf die neue UID-Nummer ausgestellt ist. Ein Angebot kann per E-Mail an verkauf@casablanca.at angefordert werden.
Bei der Übernahme wird die alte Kasse deaktiviert bzw. abgemeldet. Anschließend wird die neue Kasse aktiviert bzw. angemeldet.
Schnittstellen
Mit den Anbietern der angebundenen Schnittstellen sollte direkt geklärt werden, was bei der Übernahme zu beachten ist. Dafür ist der jeweilige Ansprechpartner der Schnittstelle zu kontaktieren, zum Beispiel der Booking.com-Account-Manager.
Beispiele:
- Online-Kanäle: Angebundene Kanäle wie Booking.com oder Expedia müssen meist neu verbunden werden, weil der Vertrag auf den neuen Betreiber übergeht.
- Meldewesen: Je nach angebundener Schnittstelle und Region erhält der neue Betreiber neue Anbindungsdaten.
- Je nach Betrieb kommen weitere Schnittstellen hinzu.