Rechnung erstellen

CASABLANCA ermöglicht es, Rechnungen für alle Leistungen eines Gastes zu erstellen. Dabei können Sie zwischen verschiedenen Optionen wählen, um die Rechnung individuell anzupassen.

Rechnung mit Rechnungsnummer für alle Leistungen erstellen

Um eine Rechnung zu erstellen,

1. Öffnen Sie gewünschte Konto (z. B. Zimmerkonto).
2. (Optional) Soll die Rechnung nur für bestimmte Leistungen erstellt werden, markieren Sie diese mit der rechten Maus- / Strg.-Taste.
3. Klicken Sie im Konto-Fenster auf den Button Rechnung.
4. Wählen Sie aus, ob Sie die Rechnung für Alle Leistungen erstellen wollen oder nur für eine bestimmte Auswahl.

Rechnungsadresse ändern

Nach dem Öffnen der Rechnungsmaske können Sie die Rechnungsadresse anpassen:

• Rechts können Sie zwischen den Rechnungsadressen wechseln, falls beim Gast eine Firma hinterlegt wurde.
• Mit Klick auf Andere wird eine leere Gästekartei geöffnet, die frei bearbeitet werden kann.

Rechnungstyp (mit Rechnungsnummer) einstellen

In diesem Schritt können allgemeine Optionen zur Rechnung angepasst werden:

• Nummer – Um die Rechnung mit Rechnungsnummer zu erstellen, muss die Option Automatisch ausgewählt werden. Wird die Option Info ausgewählt, wird eine vorläufige Rechnung erstellt.

Info

Eine Inforechnung (auch Proforma-Rechnung genannt) dient ausschließlich der Überprüfung der Leistungen und hat keine Rechtsgültigkeit, da keine Rechnungsnummer vergeben wird. Die Erstellung einer Inforechnung erfolgt in denselben Schritten wie bei einer Rechnung mit Rechnungsnummer. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Inforechnung nur zu Informationszwecken und nicht zur Abrechnung verwendet wird.

• Vorlage – Wählen Sie die entsprechende Rechnungsvorlage aus (z. B. Firmen-/Reisebürorechnung, falls von einer Firma die Namen zu den jeweiligen Zimmern benötigt werden. Diese müssen auch in Meldewesen/Gruppennamen hinterlegt sein.). Zusätzliche Texte können über klicke auf die Bleistift-Icons auf der Rechnung ergänzt werden.

Tipp

Es empfiehlt sich, die drei Auswahlmöglichkeiten auf einer Info-Rechnung zu testen, um die Formatierung anzupassen.

Meldezettelnummer & Steuerauswertung

Falls das elektronische Meldewesen von CASABLANCA verwendet wird:

• Im Feld Meldezettel wird automatisch die Meldezettel-Nummer eingetragen.
• Rechts davon befindet sich die Steuerauswertung zur Kontrolle.

Summen & Zahlungwege

Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Summen und offenen Beträge:

1. Offene Beträge können mit dem grünen +-Symbol beglichen werden.
2. Nach dem Öffnen der neuen Maske wird der offene Betrag automatisch ausgewählt.
3. Wählen Sie die gewünschte Zahlungsart aus und bestätigen Sie mit Ok.

Achtung

Wenn der Betrag auf mehrere Zahlungsmittel aufgeteilt wird (z. B. 200 € Barzahlung und 300 € Kreditkarte), öffnet sich nach dem Bestätigen der ersten Zahlungsart automatisch ein neues Fenster, um den Restbetrag abzurechnen.

Rechnung erstellen

Wenn alle Beträge ausgeglichen sind, kann die Rechnung mit Ok erstellt werden. Die Rechnung wird daraufhin geöffnet und kann gedruckt werden.

Drucken, Speichern und Versenden (E-Mail) der Rechnung

Nach der Erstellung der Rechnung stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Druckeroptionen auswählen und Druck starten.
• Direkt-Druck mit den Voreinstellungen.
• Rechnung per E-Mail senden: Es öffnet sich eine neue E-Mail mit der Rechnung im Anhang (die E-Mail-Adresse des Hauptgastes wird verwendet).
• Abspeichern in verschiedenen Formaten, z. B. als PDF.

Anzeige der Rechnungsnummer am Konto (Rechnung nochmals öffnen)

In der entsprechenden Spalte wird die Rechnungsnummer angezeigt.

Mit einem Rechtsklick auf die Rechnung können Sie über Originalrechnung nochmal drucken die Rechnung erneut öffnen und bei Bedarf drucken oder versenden.