Zum Hauptinhalt springen

E-Mail Versand

E-Mails und Briefe können direkt über die Reservierungsmaske versendet werden. Darüber hinaus bietet CASABLANCA die Möglichkeit, Automailings einzurichten, um den Versand zu automatisieren.

Angebots- & Reservierungsbestätigung versenden​

Um einem Gast eine E-Mail zu senden (z. B. Angebots- oder Reservierungsbestätigung), folge diesen Schritten:

  1. Öffne die Reservierung des Gastes, an den du die E-Mail senden möchtest.
  2. Klicke in der Reservierungsmaske auf den Button Schriftverkehr.

Korrespondenz

Dieser befindet sich auch in der Gästekartei:

Korrespondenz

Im sich öffnenden Fenster wird automatisch eine passende Textvorlage basierend auf dem Reservierungsstatus und der Sprache des Gastes vorgeschlagen. Alternativ kannst du eine andere Vorlage aus der Liste auswählen.

  1. Überprüfe Inhalt, Anhänge und Empfänger-Adresse nochmals.
  2. Klicke auf E-Mail senden, um die E-Mail abzuschicken.
Hinweis

Sollten Änderungen in der Textvorlage notwendig sein, kannst du diese direkt im Schriftverkehr-Fenster bearbeiten, bevor die E-Mail erstellt wird.

Automailing einrichten​

  1. Navigiere in CASABLANCA zum Menüpunkt Automailingeinstellungen, bzw. gib den Begriff oben in die Suchleiste ein.

Korrespondenz

  1. Wähle eine Automailing-Vorlage aus, indem du darauf klickst, oder klicke auf das Blatt+-Symbol (Neuer Datensatz), um eine neue Vorlage zu erstellen.
Tipp

Nutze die Volltextsuche, um den passenden Datensatz schneller zu finden.

Korrespondenz

  1. Passe die Vorlage für das Automailing an:
    • Name – Vergebe eine eindeutige Bezeichnung für die Automailing-Vorlage, damit du diese leicht identifizieren kannst.
    • Textvorlage – Wähle die Textvorlage aus, die den Inhalt der E-Mail mit personalisierten Texten und Platzhaltern definiert.
    • Tage – Lege fest, wie viele Tage vor oder nach einem bestimmten Ereignis die E-Mail automatisch versendet wird.
    • Typ – Bestimme, welches Ereignis (z. B. Buchung, Anreise oder Abreise) das Automailing auslösen soll.
    • Besuche min./max. – Lege die minimale Anzahl an Besuchen fest, ab der die Automailing-Vorlage angewendet wird.
    • Betrieb – Wähle aus, ob die Automailing-Vorlage für einen spezifischen Betrieb oder für alle Betriebe im System gelten soll.
  2. Wähle im mittleren Fenster Status und Sprache für das Automailing aus.
  3. Klicke auf Ok.

Automailings manuell versenden​

Konfigurierte Automailings sind in CASABLANCA ersichtlich und können im Bedarfsfall auch manuell nachgesendet werden.

  1. Wähle im Hauptmenü den Bereich Berichte aus.
  2. Navigiere zum Menüpunkt Automailing.
  3. Überprüfe die Inhalte der angezeigten Liste, um sicherzustellen, dass alle E-Mails korrekt angelegt sind.
  4. Wähle oben rechts das Symbol für den Start des Mailing-Versands (blauer Umschlag).

settings

Wichtig

Ein Hinweisfenster mit dem Titel Möglicher Doppelversand erscheint. Lies die Meldung aufmerksam: Es wird darauf hingewiesen, dass der Versand nicht automatisch überprüft, ob die E-Mails bereits versendet wurden!

  1. Klicke auf Ja, um den Versand zu starten. Wähle Nein, wenn du den Versand abbrechen möchtest, um die Daten nochmals zu prüfen.

Nach dem Bestätigen werden die Automails verschickt. Überprüfe ggf. das Mail-Protokoll, um sicherzugehen, dass der Versand erfolgreich war.

Tipp

Stelle sicher, dass keine doppelten Mailings versendet werden, indem Daten vor dem Start gründlich geprüft werden.