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E-Mail Modul

CASABLANCA ermöglicht eine effiziente Verwaltung der E-Mail-Kommunikation direkt in der Hotelsoftware. Das E-Mail Modul erlaubt den Import von E-Mails aus Microsoft Outlook, das Versenden von E-Mails sowie die Zuordnung von E-Mails zu Gästen. Ein großer Vorteil besteht darin, dass die gesamte Korrespondenz eines Gastes in der Detail-History hinterlegt wird, was eine schnelle Suche und Übersicht über die Kommunikation ermöglicht.

Um das E-Mail Modul zu öffnen, klickst du im CASABLANCA Hauptmenü auf das E-Mail-Symbol.

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Neue E-Mail erstellen​

  1. Klickst du auf Neue E-Mail.

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  1. Wähle in der sich öffnenden Gästemaske den gewünschten Gast aus.
wichtig

Der Gast muss eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt haben.

  1. Bestätige die Auswahl mit OK.
  2. Es öffnet sich in Outlook eine leere E-Mail-Vorlage mit der bereits ausgefüllten E-Mail-Adresse des Gastes.
  3. Gib den Betreff und die Nachricht ein.

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  1. Um eine Datei anzuhängen, klickst du auf den Button Datei anfügen (Büroklammer-Symbol).
  2. Klick auf Senden, um die E-Mail über Outlook zu versenden.

Nach dem Versenden wird die E-Mail automatisch im Modul unter Postausgang und Erledigte E-Mails hinterlegt.

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Von hier aus kannst du per Rechtsklick folgende Aktionen ausführen:

  • Gästekartei – Öffnen der Gästekartei für den entsprechenden Gast.
  • Löschen – E-Mail löschen.
  • Drucken – E-Mail ausdrucken.
  • Antworten – Auf die E-Mail antworten.
  • Weiterleiten – E-Mail weiterleiten.
  • Als nicht erl. markieren – E-Mail als nicht erledigt markieren.
Info

Um eine E-Mail als nicht erledigt zu markieren, kannst du auch auf das grüne Häkchen rechts neben dem Eintrag klicken. Das Häkchen färbt sich im Anschluss rot. Diese Aktion kann durch erneuten Klick auf das Häkchen auch wieder rückgängig gemacht werden.

Outlook Synchronisation​

Das E-Mail Modul bietet die Möglichkeit, E-Mail-Adressen und Nachrichten in Outlook direkt mit Gästen zu verknüpfen. Dies sorgt für eine lückenlose Übersicht über die gesamte Korrespondenz.

E-Mail-Adresse oder Nachricht einem Gast zuordnen​

E-Mail-Adressen und E-Mails können auf zwei Arten einem Gast zugeordnet werden:

  1. Über den Button Importieren -> E-Mail-Adresse / Nachricht einem Gast zuordnen.

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  1. Durch einen Rechtsklick auf die E-Mail -> E-Mail-Adresse / Nachricht einem Gast zuordnen.

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Die Zuordnung ermöglicht, dass gesendete und empfangene E-Mails direkt bei einem Gast sichtbar sind. So behältst du den Überblick über offene Aufgaben.

Gästedaten auslesen​

Wenn ein Gästeformular auf der Hotel-Website eingerichtet ist, kann CASABLANCA automatisch Gästedaten aus eingehenden E-Mails auslesen und in die Hotelsoftware importieren. Voraussetzung ist, dass die E-Mail einem bestimmten Schema folgt.

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  1. Öffne die betreffende E-Mail im E-Mail Modul.
  2. Klick mit der rechten Maustaste auf die E-Mail.
  3. Wähle Gäste-Daten auslesen.

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Die Daten werden automatisch aus der E-Mail importiert und in die Gästedatenbank der Hotelsoftware übernommen.