Ablauf

Info

Die Dokumentation bietet eine Übersicht über die von CASABLANCA unterstützten Terminals sowie unterstützte Funktionen:

Siehe -> Übersichtstabelle

Zahlung & Storno

Zahlungsvorgang

1. Klicke auf Rechnung, um eine Rechnung zu erstellen.
2. Klicke im Abschnitt Zahlungsmittel auf das Kreditkarten-Symbol.
3. Der Betrag wird automatisch ausgefüllt (kann noch angepasst werden).
4. Über den Button "Terminal" wird die Zahlungsaufforderung an das Kreditkarten-Terminal gesendet.
   • Der Gast kann nun die Zahlung über das Terminal durchführen.
   • Das Zahlungsmittel (Visa, Mastercard, etc.) wird automatisch auf dem Konto gebucht und die Rechnung erstellt.

Storno

Eine Stornierung zu einer bereits getätigten Kreditkarten-Zahlung (über das Terminal) kann wie folgt durchgeführt werden:

1. Wähle das Zahlungsmittel per Rechtsklick aus, und klicke auf Stornieren.

   

2. Die Stornierung wird an das Terminal gesendet.

   

3. Der Gast muss die Karte erneut einstecken, und der Betrag wird auf der Karte gutschrieben. (Ob die Karte eingesteckt werden muss oder nicht, kann von Gerät zu Gerät variieren.)

info

Je nach Hersteller kann es vorkommen, dass entweder nur die letzte Zahlung storniert werden kann, oder dass alle Zahlungen bis zum Tagesabschluss noch storniert werden können:

Siehe -> Übersichtstabelle

Vorauthorisierung / Reservierung von Beträgen

Info

Bei manchen Geräten und Herstellern ist es möglich, bestimmte Beträge vorab auf der Karte zur Sicherstellung zu reservieren.

Siehe -> Übersichtstabelle

1. Am Konto in CASABLANCA kann hierzu auf KK Reserv. geklickt werden. (Der Button ist nur bei jenen Herstellern sichtbar, welche die Funktion unterstützen.)
2. Anschließend wird der Betrag, welcher vorautorisiert werden soll, eingetragen.
3. Durch Klick auf Terminal wird die Aufforderung zum Terminal gesendet.
   • Der Gast bestätigt die Vorauthorisierung mit Karte und PIN am Terminal.

info

Die Karte wird noch nicht belastet. Der Betrag wird hier lediglich reserviert und kann bis auf weiteres für Zahlungen nicht verwendet werden (bis der Betrag vom Hotel abgebucht wird oder die Freigabe nach einigen Tagen durch den Hersteller erfolgt - dies kann sich von Hersteller zu Hersteller unterscheiden.).

Abbuchung des reservierten Betrags

1. Klicke im Konto auf KK Reserv., um die Maske wieder zu öffnen.
2. In der Übersicht werden für das jeweilige Konto die reservierten Beträge angezeigt.
3. Markiere den reservierten Betrag (anklicken).
4. Über Buchen wird die Anforderung an das Terminal gesendet.
   • Je nach Hersteller muss der Gast die Karte erneut einstecken und den PIN eingeben.
   • Bei Hobex bekommt der Betrieb eine 11-stellige Reservierungsnummer, mit welcher die Abbuchung dann bestätigt werden kann auf dem Terminal (steht am Beleg für die Vorauthorisierung).

Buchen einer Gutschrift über das Terminal

Sollte die Stornierung einer Zahlung (Tagesabschluss abgeschlossen, oder nicht die letzte Buchung) nicht mehr möglich sein, oder muss aus einem anderen Grund eine Gutschrift erstellt werden, kann dies folgendermaßen gemacht werden:

1. Klicke auf Neu, um die Artikel-Auswahl zu öffnen.
2. Wähle die Zahlungsart Terminal aus.
3. Im Feld Betrag muss eine negative Summe eingetragen werden (z.B. -100).
4. Mit Klick auf Ok öffnet sich die Terminal-Auswahl.

5. Gib das Passwort ein. (Falls nicht bekannt, bitte vom Terminal-Techniker in Erfahrung bringen)
6. Durch Klick auf Terminal wird der Vorgang zum Terminal gesendet. (Je nach Hersteller muss der Gast hier auch wieder die Karte einstecken.)
   • Die Gutschrift wird dann auf dem Konto verbucht.
   • Je nach Hersteller (z.B. Hobex) kann die Gutschrift nicht mehr storniert werden.

Wichtig

Für das Buchen einer Gutschrift gibt es ein eigenes Benutzerrecht in CASABLANCA!

Siehe -> CASABLANCA Benutzerverwaltung

Buchen von Anzahlungen

Auch Anzahlungen können direkt über das Kreditkartenterminal verbucht werden. Dabei wird die Zahlung am Konto erfasst und der entsprechende Anzahlungsartikel automatisch gebucht.

Wichtig

Das Mapping des Anzahlungsartikels muss vorab im System hinterlegt sein, damit die automatische Verbuchung funktioniert.

1. Öffne das entsprechende Konto in CASABLANCA.
2. Klicke unten im Abschnitt Anzahlungen auf Bezahlt.

3. Wähle Terminal als Zahlungsart aus.
4. Wähle im Zahlungsfenster das angeschlossene Kreditkartenterminal aus.

War die Zahlung erfolgreich, wird automatisch der richtige Anzahlungsartikel am Konto verbucht, sofern das Mapping korrekt hinterlegt ist.

Anzahlungen von mehreren Kreditkarten verbuchen

Sollten Anzahlungen von mehreren Kreditkarten erfolgen (z. B. 500 € auf Visa und 230 € auf Mastercard), bzw. hat der Betrieb auf ein neues Kreditkartenterminal umgestellt, müssen die Zahlungen separat verbucht bzw. angepasst werden.

• Wenn die Anzahlung von verschiedenen Kreditkarten kommt, muss für jede Karte eine separate Anzahlung angelegt werden. Jede Anzahlung wird damit einzeln im System erfasst.

• Ist die Gesamtforderung höher als die getätigte Anzahlung, kann diese auch bei darauffolgender Auswahl des Artikels angepasst werden. (Das System fragt automatisch nach der nächsten Zahlung, bis der Gesamtbetrag erreicht ist.)