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Zimmer-Informationen

Der Zimmerplan von CASABLANCA bietet einen zentralen Überblick über alle Zimmer, deren Belegung sowie zugehörige Daten. Mit einfachen Schritten können Sie Zimmerinformationen verwalten, Reservierungsdaten einsehen und Ihre Arbeitsabläufe optimieren. Der integrierte Kalender ermöglicht es, Termine und Ereignisse zu planen, zu bearbeiten und zu verwalten. Diese Funktion eignet sich besonders für die Organisation von Aufgaben und Reservierungen. Um die Zimmerübersicht zu öffnen, loggen Sie sich mit Ihre Zugangsdaten in CASABLANCA ein.

Übersicht über Zimmertypen und Belegung​

Auf der linken Seite werden Informationen für die Zimmer dargestellt.

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Hier finden Sie:

  • Zimmertyp – Kategorien der Zimmer (z. B. DZ für Doppelzimmer, EZ für Einzelzimmer, etc.).
  • Zimmernummer – Identifikationsnummer der Zimmer (Zimmernummer).
  • Belegung – Informationen über die Belegung. Z. B.: "2|1": (erste Ziffer - in diesem Fall "2" - für die Anzahl der Betten, zweite Ziffer - in diesem Fall "1" - für die Anzahl der Zustellbetten)

Zimmerinformationen anpassen​

Mit einem Rechtsklick auf die Zimmernummer öffnet sich die Zimmerinfo. Hier wird die Zimmerbeschreibung und, falls vorhanden, ein Bild dargestellt. Wählen Sie ein Zimmer aus, um Detailinformationen einzusehen.

Die Anpassung kann in zwei Bereichen erfolgen:

Zimmerfarben anpassen:

  1. Öffnen Sie die Funktion zur Farbverwaltung.
  2. Wählen Sie eine Farbe aus, die den Status oder die Kategorie des Zimmers kennzeichnet.
  3. Bestätigen Sie die Auswahl mit Ok.

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Tipp

Um mehreren Zimmern eine bereits bestehende Farbe zuzuweisen, ziehen Sie die gewünschte Farbe einfach mit der Maus von einem Zimmer am Zimmerplanm in das Farbfeld.

Zimmerinformationen ändern:

  1. Klicken Sie auf das entsprechende Zimmer.
  2. Bearbeiten Sie Informationen wie Zimmertyp, Name oder Zusatzdetails.
  3. Speichern Sie die Änderungen mit Ok.

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Zimmereinstellungen:

-> Bitte ausklappen

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In den Zimmereinstellungen können Sie unter anderem folgende Stammdaten anpassen:

  • Zimmernummer / Typ – Hier können Sie Zimmernummer und Zimmertyp ändern.
  • Anzahl der Betten – Hier können Sie die Anzahl der für das Zimmer verfügbaren Betten anpassen.
  • Beschreibung – Änderungen in der Zimmerbeschreibung betreffen auch die Beschreibung auf den Textvorlagen für den Schriftverkehr.

Planung und Organisation mit dem Kalender​

Der integrierte Kalender ermöglicht es, Termine und Ereignisse zu planen, zu bearbeiten und zu verwalten. Diese Funktion eignet sich besonders für die Organisation von Aufgaben und Reservierungen.

In der Datumsleiste, oberhalb des Zimmerplans, werden folgende Daten dargestellt:

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  • Monat & Jahr
  • Kalenderwoche
  • Wochentag & Datum
  • Anzahl Zimmer, die an diesem Tag noch frei sind
  • Anzahl Zimmer ohne Nummer (falls vorhanden)

In der oberen Leiste kann das Datum eingestellt werden. Sie können mit Klick auf den Kalender ein Datum auswählen oder die Navigationselemente benutzen:

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  • Mit einem Klick auf die Jahreszahl (<< 2024 & >> 2026) kann am Zimmerplan ein Jahr vor oder zurückgesprungen werden.
  • Mit einem Klick auf den einfachen Pfeil (< & >) kann am Zimmerplan einen Tag vor oder zurückgesprungen werden.
  • Mit einem Klick auf den doppelten Pfeil (<< & >>) kann am Zimmerplan eine Kalenderwoche vor oder zurückgesprungen werden.
  • Mit einem Klick auf den dreifachen Pfeil (<<< & >>>) kann am Zimmerplan ein Monat vor oder zurückgesprungen werden.
  • Mit einem Klick auf das Sonnensymbol kann zum aktuellen Tag gesprungen werden.

Wenn Sie mit der Maus über einen Tag fahren und die Maus nicht bewegen, öffnet sich ein Tooltip, der Informationen über Gäste- und Zimmeranzahl am ausgewählten Tag angibt.

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Für die Auswahl des Datums stehen auch Shortcuts zur Verfügung (Siehe -> Shortcuts) für detaillierte Informationen.)

Kalendereinträge verwalten​

Mit der Kalenderfunktion von CASABLANCA können Sie Termine erstellen, die farblich gekennzeichnet am Zimmerplan aufscheinen. Sie können den Kalender auch dazu benutzen, Sperrzeiträume zu definieren. Letzteres wird in einem anderen Kapitle näher erklärt.

Termin erstellen​

Um einen Kalendereintrag zu erstellen,

  1. Halten Sie die STRG-Taste gedrückt.
  2. Ziehen Sie mit der linken Maustaste entlang der Wochentage (in derselben Zeile).
Wichtig

Bleiben Sie in der richtigen Zeile -> Wochentag! In der Zeile mit der Zimmeranzahl rufen Sie die Reservierungsmaske auf.

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  1. Ein neues Fenster öffnet sich. Geben Sie die Informationen für den Termin ein:
    • Typ – Wählen Sie Termin.
    • Zeitraum – Passen Sie ggf. das Datum an.
    • Geben Sie einen aussagekräftigen Titel für Ihren Termin ein.
    • Wählen Sie eine Farbe für die Ansicht am Zimmerplan.
    • Geben Sie eine passende Kurzbeschreibung / Beschreibung ein.
    • Wählen Sie den betroffenen Betrieb aus.
    • Wählen Sie im Bereich rechts die betroffenen Gebäude bzw. Zimmer aus. (Wird bei einem Termin kein spezifisches Zimmer ausgewählt, wendet die Software die Änderungen automatisch auf alle Zimmer an.)

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  1. Bestätigen Sie mit Ok, um den Eintrag zu speichern. Für die Zwischenspeicherung können Sie auf das Disketten-Symbol klicken.

Der Termin ist nun am Zimmerplan farblich hinterlegt:

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Um Zusatzinformationen anzuzeigen, fahren Sie mit der Maus über einen Termin. Wenn die Maus nicht bewegt wird, erscheint eine Kurzbeschreibung des Eintrags.

Termin bearbeiten​

Um einen Kalendereintrag zu bearbeiten,

  1. Fahren Sie mit der Maus über einen bestehenden Eintrag.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin.
  3. Wählen Sie Bearbeiten, um das Bearbeitungsfenster zu öffnen.
  4. Ändern Sie das Datum, die Farbe der Darstellung oder die betroffenen Zimmer.
  5. Speichern Sie die Änderungen mit Ok.

Termin löschen​

Um einen Kalendereintrag zu entfernen,

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag.
  2. Wählen Sie Löschen, um den Termin zu entfernen.
Tipp

Mit dem Icon / Button Kalender können alle Termine / Einträge angezeigt werden. Diese können mit einem Rechtsklick bearbeitet oder gelöscht werden. Mit dem +-Symbol kann ein neuer Termin angelegt werden.

Wechsel zwischen den Zimmerplänen​

Im Zimmerplan-Menü können Sie gegebenenfalls zwischen verschiedenen Zimmerplan-Ansichten wechseln.

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  • Normal – Normaler Zimmerplan mit den Zimmerreservierungen
  • Intern – Interner Zimmerplan
  • G – Filtern nach Gebäude
  • S – Filtern nach Stockwerk
  • T – Filtern nach Zimmertyp
  • Z – Zimmer anzeigen
  • W – Wellnessplan (falls vorhanden)
  • SE – Seminarraumplan (falls vorhanden)

Es stehen noch weitere Filter- und Suchfunktionen zur Verfügung, diese betreffen jedoch An-/Abreisen und Reservierung. Sie werden in einem anderen Kapitel behandelt.