Meldevorgang

Wenn eine Schnittstelle zu einem Meldewesen vorhanden ist (Feratel, Wintop usw.), können die Gäste direkt über Casablanca elektronisch angemeldet werden.
Dazu müssen in den Gruppennamen alle Gäste der Reservierung eingetragen werden. Zur Anmeldung wird benötigt:

• Vorname
• Nachname
• Adressdaten (Staat, Straße, PLZ und Ort)
• Geburtsdatum
• Reisedokumentdaten des Hauptgastes (Dokument-Typ, Dokument Nr. Austellungsort und Datum)

tip

Diese Daten können auf mehrere Arten eingegeben werden, mehr dazu im Punkt Gäste Zimmern/Personen zuweisen

In den Gruppennamen gibt es 4 Buttons für die Vorgänge der Gästemeldung:

• Proforma
• Vor-Anmelden (nicht in jeder Gemeinde möglich)
• Anmelden
• Abmelden

Für alle Vorgänge sollten die Gästedaten bereits vorhanden und eingegeben sein.

Proforma Meldezettel erstellen

Mit einem Klick auf den Button "Proforma" werden alle Gäste der Reservierung mit dem gleichen An-/Abreisedatum zusammengefasst.
Falls zwei oder mehrere verschiedene An-/Abreisedatum vorhanden sind, werden automatisch mehrere Meldezettel erstellt.

Unten kann zwischen allen vorhandenen Meldescheinen gewechselt werden.

Hauptgast wechseln

Im Bereich "Gästeverzeichnisblatt" werden weitere benötigte Daten des Hauptgastes für die Anmeldung dargestellt.
Falls erwünscht kann mit einem Klick auf das Symbol neben der Anrede der Hauptgast gewechselt werden.

Reisedokument Daten eingeben

Im Bereich "Gästeverzeichnisblatt" können auch gleich die fehlenden Daten des Hauptgastes eingegeben werden.
Weitere Reisedokument-Daten von Mitreisenden können über den Bereich "Markierter Gast" eingegeben werden, nachdem der Gast in der Liste angeklickt wird.

Meldezettel ausdrucken

Nachdem alles angepasst wurde, kann der Proforma-Meldezettel ausgedruckt werden.
Dazu kann bei dem jeweiligen Meldeschein auf das Drucken Symbol geklickt werden.

Anschließend öffnet sich ein neues Fenster mit dem Meldezettel.

Vor-Anmelden / Anmelden / Löschen des Proforma-Meldezettels

Zuletzt kann der Proforma-Meldezettel noch angemeldet (bzw. vorangemeldet) oder gelöscht werden.
Dies kann auf zwei Arten durchgeführt werden:

1. Einzeln pro Proforma-Meldeschein
2. Alle Meldescheine der Reservierung gleichzeitig

1.) Einzeln pro Proforma-Meldeschein

Dazu gibt es pro Meldezettel 3 Buttons.

2.) Alle Meldescheine der Reservierung gleichzeitig

Alternativ kann auch der Reiter "Alle" gewählt werden und oben auf die Vor-Anmelden/Anmelden Buttons geklickt werden.

Wenn hier geklickt wird, werden alle vorhandenen Proforma-Meldezettel der Reservierung vor-angemeldet bzw. angemeldet.
Die Namen der Reiter werden automatisch angepasst, entweder auf "Voranmeldung" oder auf die Meldezettelnummer die vergeben wird.

Gast Vor-Anmelden

Will man Gästekarten für anreisende Gäste vorbereiten, so können diese vorangemeldet werden.
Als Pflichtfelder, damit die Voranmeldung durchgeführt werden kann, werden folgende Daten der Gäste benötigt:

• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum

info

Um Voranmeldung verwenden zu können, muss mann sich zuerst beim TVB erkundigen, ob diese Funktion in Ihrer Gemeinde möglich ist.

Gäste können über diesen Button vorangemeldet werden.

Ebenso kann bei Proforma-Meldezettel auf Vor-Anmelden geklickt werden.

Nach der Voranmeldung können die Gäste-Karten bereits vor Anreise der Gäste online erstellt werden.

Gast Anmelden

Gäste können angemeldet werden, bevor oder nachdem ein Proforma-Meldezettel erstellt wurde, oder eine Voranmeldung erfolgt ist.
Dazu muss entweder oben auf den "Anmelden" Button geklickt werden, oder bei dem jeweiligen Meldeschein unten auf Anmelden.

Wenn oben auf Anmelden geklickt wird, werden automatisch alle Gäste angemeldet, die alle Daten eingegeben haben.

Nach dem Anmelden kann ein Meldezettel mit dem Drucken Symbol ausgedruckt werden (dies muss pro Meldezettel durchgeführt werden).

Gäste als Reisegruppe anmelden

Hat man eine ganze Reisegruppe im Hotel, so kann diese mit dem Namen des Reiseleiters angemeldet werden.
Wichtig ist, dass auch die Personenanzahl der Gruppe auf dem Meldeschein aufscheint.

Um eine Gruppe als Reisegruppe anzumelden, muss zuerst ein Proforma-Meldezettel erstellt werden.
Anschließend kann im Bereich Gästeverzeichnisblatt der Haken Reisegruppe gesetzt werden (standardmäßig wird ab 8 Personen der Haken gesetzt).

Als Reisegruppe werden nur noch die Staaten und die Anzahl der Personen pro Staat angezeigt.

Abreisedatum ändern nach Anmeldung

Das Abreisedatum kann nach der Anmeldung noch angepasst werden, aber nur wenn alle Gäste des Meldezettels nach der Änderung noch das gleiche Abreisedatum besitzen.

Wenn mehrere Zimmer angepasst werden, muss dies über die Reservierungsmaske angepasst werden.

Falls das Abreisedatum der Gäste nicht mehr gleich ist, muss der Meldezettel zuerst storniert werden.

Meldezettel Stornieren

Um einen Meldezettel zu stornieren, muss der Meldezettel in den Gruppennamen ausgewählt werden.
Anschließend muss auf "Stornieren" geklickt werden.

Anschließend kann die Änderung der Gästedaten/Reservierungsdaten durchgeführt werden und erneut angemeldet werden.

Gast Abmelden

Nachdem die Gäste abgereist sind, können sie abgemeldet werden.
Dazu müssen wieder die Gruppennamen geöffnet werden.

Anschließend können die Gäste mit einem Klick auf das Abmelden Symbol abgemeldet werden.

Alternativ kann auch nur ein einzelner Meldezettel abgemeldet werden.
Dazu muss der Meldezettel ausgewählt werden und unten auf "Abmelden" geklickt werden.