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Datensicherung RKSV

Nach den Richtlinien der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) 2017 muss das vollständige Datenerfassungsprotokoll (DEP) mindesten vierteljährlich – sprich einmal pro Quartal – auf einem elektronischen, externen Medium unveränderbar gesichert werden.

Datenexport-Protokoll (DEP)​

Das Datenexport-Protokoll (DEP) protokolliert alle RKSV- und finanzrelevanten Daten, einschließlich aller signierten Rechnungen. Es ist ein wesentliches Werkzeug für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und dient als Nachweis für den Finanzprüfer. Im Folgenden wird die Nutzung des Datenexport-Protokolls Schritt für Schritt erklärt.

Protokoll öffnen​

Um das Datenexport-Protokoll (DEP) zu generieren und anzuzeigen, folge diesen Schritten:

  1. Navigiere zum Hauptreiter RKSV.
  2. Klicke auf den Button Protokoll öffnen.

Protokoll öffnen

  1. Es öffnet sich die Protokoll-Maske, die zunächst leer ist, da noch kein Datumsbereich oder Beleg-Typ definiert wurde.
  2. Klicke auf den Aktualisieren-Button, um alle Rechnungen im Protokoll anzuzeigen.

Aktualisieren

Achtung

Bei einer großen Datenmenge kann das Laden einige Zeit in Anspruch nehmen.

Nach dem Aktualisieren werden alle signierten Rechnungen im Datenexport-Protokoll angezeigt.

Protokoll-Liste

Protokoll exportieren​

Das Datenexport-Protokoll kann für den Finanzprüfer exportiert werden.

  1. Klicke auf den Button Export.
  2. Das Protokoll wird als JSON-Datei exportiert.

Protokoll-Export

Hinweis

Diese Datei kann nur mit einem speziellen Programm des Finanzprüfers eingelesen und analysiert werden.

Protokoll filtern / selektieren​

Um die Datenmenge im Protokoll einzugrenzen, kannst du die Filter links im Fenster verwenden. Dies ist besonders hilfreich, um gezielt nach bestimmten Belegen oder Zeiträumen zu suchen.

  1. Gib einen gewünschten Zeitraum ein, sodass nur Rechnungen innerhalb dieser Zeitspanne angezeigt werden.
  2. Wähle einen oder mehrere Beleg-Typen aus, um gezielt nach bestimmten Belegen zu suchen. Z. B. Startbeleg, Kontrollbeleg, Monatsbelege, ...
  3. Klicke auf den Aktualisieren-Button, um die gefilterten Ergebnisse anzuzeigen.

Aktualisieren

Mit diesen Funktionen kannst du das Datenexport-Protokoll effizient nutzen, gezielt auswerten und für den Finanzprüfer bereitstellen.

Datenexport-Protokoll sichern​

Gemäß den Vorgaben der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) 2017 muss das vollständige Datenerfassungsprotokoll (DEP) mindestens einmal pro Quartal auf einem externen, unveränderbaren Medium gesichert werden. Geeignete Datenträger sind beispielsweise externe Festplatten, USB-Sticks oder externe Server, die vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Die Sicherheitskopie solltest du anschließend an einem sicheren Ort (z. B. Tresor oder Safe) aufbewahren.

Datensicherung manuell erstellen​

Die manuelle Sicherung ermöglicht es dir, das Datenexport-Protokoll eigenständig zu speichern und so den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

  1. Öffne den Reiter RKSV in der CASABLANCA Hotelsoftware.
  2. Wähle die Option Sicherung erstellen.

Sicherung erstellen

  1. Ein neues Fenster wird geöffnet. Gehe wie folgt vor:
    • Wähle die Kasse, für die die Sicherung erstellt werden soll (z. B. Haupt-Registrierkasse).
Wichtig

Wenn du mehrere Registrierkassen verwendest, musst du für jede Kasse eine separate Sicherung durchführen.

Sicherung erstellen

  1. Klicke auf das Ordner-Symbol, um das gewünschte Speichermedium auszuwählen (z. B. USB-Stick oder externe Festplatte).

Sicherung erstellen

  1. Starte die Sicherung mit einem Klick auf Sicherung starten.
  2. Bewahre die Sicherungsdatei anschließend an einem sicheren Ort auf.

„Autosave“ durch CASABLANCA​

CASABLANCA unterstützt dich bei der Einhaltung der vierteljährlichen Sicherungspflicht, indem es dich automatisch an eine fehlende Sicherung erinnert.

Erinnerung bei Start: Wenn eine manuelle Sicherung nach Ablauf eines Quartals nicht durchgeführt wurde, erscheint beim Start der Software ein Hinweisfenster. Dieses Fenster erinnert dich daran, die Sicherung des Datenerfassungsprotokolls vorzunehmen.

Erinnerung Datensicherung

Sobald die Sicherung durchgeführt wurde, wird das Erinnerungsfenster beim nächsten Start der Software nicht mehr eingeblendet.

Info
  • Diese Funktion gewährleistet, dass keine gesetzlich vorgeschriebene Sicherung vergessen wird.
  • Die automatische Erinnerung sorgt dafür, dass die vierteljährliche Sicherungspflicht zuverlässig eingehalten wird.