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Konten

Allgemein​

Im "Konten" Modul (Hauptmenü -> Konten), können Konten zu Paymaster / Kreditkarten oder sonstigen offenen Debitoren schnell und übersichtlich berechnet werden. Die Summen der Außenstände sind damit schneller ersichtlich. Nach dem Berechnen der Konten, kann auch über dieses Modul schnell auf das jeweilige Konto gewechselt werden um z.B. einen Ausgleich zu einer offenen Rechnung durchzuführen.

Hauptmenü -> Konten

Übersicht​

Es folgt eine kurze Übersicht zur Konten-Maske.

Allgemein​

Übersicht Konten Modul

  1. Berechnung durchführen (Ausgabe Aktualisieren)
  2. Ergebnis in Excel exportieren
  3. Ergebnis Drucken
  4. Die Paymaster-Verwaltung öffnen
  5. Die Kreditkarten-Verwaltung öffnen
  6. Profil für Berechnung auswählen / speichern (Wiederkehrende Standard-Sucheinstellungen & Filter können in Profile gespeichert werden.)
  7. Such- Filtereinstellungen für die Berechnung
    • Kassa: Berechnung auf eine oder alle Registrierkassen eingrenzen.
    • Name: Berechnung auf Konten, laufend auf einen gewissen Namen, eingrenzen. (Zur detaillierteren Suche, kann die Suche Beistrichgetrennt auf "Nachname, Vorname, Email" verfeinert werden. z.B. "Mustermann,Max")
    • Nummer: Berechnung von Konten, auf gewisse Konten-Nummern eingrenzen. Die jeweilige Nummer des Kontos wäre in der jeweiligen Verwaltung (Paymaster / Kreditkarten) ersichtlich. (Mehrere können Semikolon getrennt eingegeben werden. z.B. "1238;1239")
    • Fibu ID: Suche auf ID des Rechnungsträgers nach Fibu ID eingrenzen. Nur in Verbindung mit angebundener Fibu-Schnittstelle möglich. (Mehrere können Semikolon getrennt eingegeben werden. z.B. "20105;20109")
    • Filter
    • Unsichtbar: Bei Aktivierung werden auch Konten mitberechnet, welche in der Paymaster- / Kreditkarten-Verwaltung als "nicht sichtbar" markiert sind.
    • Ausgeglichen: Bei Aktivierung werden auch Konten mitberechnet, welche keine Offene Summe bzw. ein Guthaben aufweisen.
    • Nur "nicht fakturiert": Über diese Option wird festgelegt, dass nur jene Konten nach der Berechnung aufscheinen, welche noch nicht fakturierte Leistungen enthalten. (Zur Sicherheit werden bei Aktivierung automatisch die Optionen "Unsichtbar" & "Ausgeglichen" ebenso aktiviert)

Spalten-Übersicht​

Übersicht Konten Modul - Spalten

  1. Nummer: Nummer über welche das Konto in Casablanca geführt wird.
  2. Fibu ID: Die beim Konto-Inhaber / Rechnungsträger hinterlegte Fibu ID. (nur in Verbindung mit einer Fibu Schnittstelle ersichtlich!)
  3. Name: Firmen- / Gastname über welchen das Konto geführt wird.
  4. Anreise: Anreisedatum zur Buchung. (Nur befüllt bei Debitoren oder Guest Ledger)
  5. Abreise: Abreisedatum zur Buchung. (Nur befüllt bei Debitoren oder Guest Ledger)
  6. Summe: Gesamtsumme aller Leistungen auf dem Konto. (Gesamtsumme ohne Zahlungen) - siehe Details
  7. Offen: Offene Summe des Kontos. (Gesamtsumme - Zahlungen) - siehe Details
  8. Nicht fakturiert: Summe aller Leistungen des Kontos welche noch nicht fakturiert wurden. (ohne Zahlungen) - siehe Details
  9. Sichtbar: Darstellung ob ein Konto als "sichtbar" / "nicht sichtbar" eingestellt wurde.
  10. Kassa: Registrierkassa ID auf welche Kassa / Betrieb das Konto läuft.

Details zu Spalten Summe / Offen / Nicht fakturiert anhand eines Beispiel-Kontos:

Spalten-Berechnung detailliert

Berechnung​

Die Berechnung der Konten unterscheidet sich in Bereiche. Über die Auswahl des jeweiligen Tabs kann der zu berechnende Bereich ausgewählt werden. Folgende Bereiche gibt es:

  • Paymaster
  • Kreditkarten
  • Debitoren
  • Guest Ledger
  • Alle

Tabs

Paymaster​

Es werden alle Paymaster-Konten berechnet. Paymaster-Konten können über die Paymaster-Verwaltung angelegt werden.

Siehe: -> Paymaster

Hierzu kann auch über die Maske die Paymaster-Verwaltung direkt geöffnet werden.

Beispiel Berechnung Paymaster

Kreditkarten​

Es werden alle Kreditkarten-Konten berechnet. Kreditkarten-Konten können über die Anlage eines Zahlungsartikels angelegt werden. Die Berechnung wird zum Ausgleichen von erhaltenen Kreditkarten-Zahlungen verwendet.

Siehe: -> Kreditkarten

Auch die Kreditkarten-Verwaltung kann direkt aus dieser Maske heraus geöffnet werden.

Beispiel Berechnung Kreditkarten

Debitoren​

Es werden alle Debitoren berechnet. Als Debitor gelten alle offenen Konten welche sich nicht mehr aktuell im Haus befinden oder z.B. ausgecheckt wurden. Ein Konto wird über folgende Workflows automatisch als "Debitor" übernommen:

  • Ein Konto (Zimmer- oder Gruppenkonto) enthält eine offene Summe oder nicht fakturierte Leistungen und wird ausgecheckt.
  • Ein "Wellness-" oder "Seminarkonto" enthält eine offene Summe oder nicht fakturierte Leistungen und der Termin dazu wird bestätigt.
  • Wird eine "Schnellrechnung" (Nichtgastkonto) erzeugt und es befinden sich beim Schließen des Kontos noch eine offene Summe oder nicht fakturierte Leistungen darauf, wird dadurch ein Debitor erzeugt.

Zusätzlich kann für die Berechnung von Debitoren auch der Aufenhalt der Gäste eingegrenzt werden.

Beispiel Berechnung Debitoren

Guest Ledger​

Es werden die Konten folgender Buchungen berechnet:

  • Konten zu Buchungen welche zum aktuellen Zeitpunkt im Haus sind. (Sprich "eingecheckt" wurden bzw. wo sich bereits Leistungen auf dem Konto befinden - egal welchen Reservierungsstatus die Buchung hat.)
  • Konten zu Buchungen welche noch mit dem Status "eingecheckt" hinterlegt sind, sich der Reservierungszeitraum aber in der Vergangenheit befindet.

Beispiel Berechnung Guest Ledger

Alle​

Es erfolgt eine gesamte Berechnung über alle Bereiche (Paymaster / Kreditkarten / Debitoren / Guest Ledger). Die Teilbereiche werden in dieser Ansicht in Gruppen dargestellt. Dabei ist auch pro Gruppe eine Gesamtsumme ersichtlich.

Stellt man ein Datum zum Eingrenzen von Aufenthalten ein, so gilt jenes nur für die Gruppierung der "Debitoren".

Beispiel Berechnung aller Konten

Tags​

Konten Debitoren Ausgleichen Kreditkarten Hauptdebitoren Haupt-Debitoren Offene Rechnung Nichtgastkonto Schnellrechnung eingecheckte Gäste Guest Ledger Wellnesskonto Seminarkonto Außenstände Offene Leistungen