Kreditkarten

Allgemein

Kreditkarten-Zahlungsmittel werden in der Hotelsoftware bei den Artikeln mit der Kategorie "Debitor-Zahlung (Kreditkarten)" angelegt. Dabei wird ein Kreditkarten-Gegenkonto erstellt. Erhält man also z.B. von einem Gast € -100,00 Zahlung so wird der Betrag auf dem Kreditkarten-Gegenkonto nochmalig entgegengesetzt verbucht. Also € +100,00.

Dies ermöglicht die Kontrolle von noch ausständigen Kreditkarten-Zahlungen. Mit der Abrechnung des Acquirer´s und der erhaltenen Bankzahlungs-Eingänge kann ein Ausgleich der Außenstände durchgeführt werden. So ist immer ersichtlich, welche Zahlungen vom Acquirer noch überwiesen werden müssen.

Ob in einem Betrieb dieser Ausgleich in der Hotelsoftware erfolgen muss, oder ob diese die Buchhaltung verwaltet, ist Betriebsintern zusammen mit der Buchhaltung abzustimmen.

WICHTIG!

Alle auf dem Kreditkarten-Gegenkonto gebuchten Leistungen & Zahlungen (gebuchte Bankzahlungen) werden auf allen Auswertungen (wie Umsatzliste / Buchungsjournal / Statistiklisten etc...) ignoriert. Die Durchführung der Ausgleiche zu den Außenständen dient der reinen internen Kontrolle!

---

Verwaltung Kreditkarten

Die Verwaltung der Kreditkarten bzw. der Kreditkarten-Konten, erfolgt über "Allgemein -> Kreditkarten"

Wichtig zu wissen: Kreditkarten bzw. Kreditkarten-Konten können nur über Artikel angelegt werden (siehe Anlage einer Kreditkarten-Zahlung). In der Maske zur Verwaltung der Kreditkarten, kann z.B. das jeweilge Konto aufgerufen werden, oder Sichtbar/Unsichtbar gestellt werden.

Optionen

1. Smiley: Über das Smiley-Symbol kann die Gästekartei des Kreditkarten-Kontos aufgerufen werden.
2. Konto: Über das Konto-Symbol kann das Konto des Kreditkarten-Kontos geöffnet werden.
3. Sichbar: Diese Option definiert ob ein Kreditkarten-Konto aufscheinen soll oder nicht. (z.B. über das "Konten"-Modul zum Ausgleichen von Kreditkarten-Zahlungen)
4. Unsichtbare anzeigen: Kreditkarten-Konten welche die Option "Sichtbar" nicht gesetzt haben, scheinen automatisch nicht mehr in der Liste auf. Mit der Option "Unsichtbare anzeigen" werden auch jene wiederum im Fenster eingeblendet.

---

Anlage einer Kreditkarten-Zahlung

Grundsätzlich kann die Unterscheidung der Zahlungsmittel selbst getroffen werden.

Ob die Zahlungen Kreditkarten-Genau (Mastercard, Visa etc. separat) verbucht werden, oder ein Zahlungsmittel für alle Kreditkarten gemeinsam, kann selbst entschieden werden. (Vorzugsweise sollte die Abrechnung mit dem Acquirer hier berücksichtigt werden um sich das "Ausgleichen" später zu erleichtern.)

tip

Als "Debitor" Zahlungsmittel könnten natürlich nicht nur Kreditkarten-Zahlungen, sondern auch andere Zahlungsartikel hinterlegt werden. (Artikel wo eine Gegenkontrolle der Bankeingänge gewünscht wird)

Die Anlage wird nun anhand eines Beispiels erklärt:

Zahlungsmittel werden wie auch Artikel über "Preis / Artikelverwaltung -> Artikel" angelegt.

Dort erstellen wir nun das neue Zahlungsmittel.

1. Button "Neu" um einen neuen Artikel / Zahlungsmittel anzulegen.
2. Die "Bezeichnung" des Artikels eintragen.
3. Als Kategorie wählen wir "Debit-Zahlung (Kreditkarten)".
4. Bei Verwendung hinterlegen wir "Zahlung (-)".
5. Jedem Debit-Zahlungsartikel muss auch ein "Debitor" (Paymaster) zugeordnet werden. Mit dem "+" Symbol kann ein neuer Debitor angelegt werden.
   1. Dies erfolgt meist mit dem selben Namen wie auch der Artikel bezeichnet wird. Es öffnet sich die Gästekartei. Der Name kann dort hinterlegt und mit OK bestätigt werden.
   2. Gibt es mehrere Betriebe kann die Zahlungsart pro Haus separat der jeweilgen Registrierkassa zugeteilt werden. (Könnte gemacht werden wenn auch die Abrechnung durch den Acquirer pro Haus unterschiedlich erfolgt.) Ist keine Aufteilung gewünscht, kann hier die Registrierkassa "Alle" gewählt und mit OK bestätigt werden.
6. Dem neuen Artikel kann die gewünschte Artikelgruppe zugeteilt werden. Mit einem Klick auf "Artikelgruppe generieren" wird direkt eine neue Artikelgruppe angelegt und dem Artikel zugeteilt. (Die korrekte Zuteilung einer Artikelgruppe ist wichtig für die Auswertung auf der Umsatzliste / Buchungsjournal etc...)
7. Mit "OK" wird der neue Artikel gespeichert.

Ab nun kann er als Zahlungsmittel auf dem Konto verwendet werden. Ebenso wäre nun auch das Mapping des Artikels für z.B. Schnittstellen möglich.

---

Kreditkarten-Zahlungen ausgleichen

Hierbei geht es darum, Kreditkarten-Zahlungen welche auf dem Bankkonto eingeganen sind, auszugleichen. D.h. man verschafft sich so einen Überblick, welche Zahlungen noch ausständig sind und welche bereits erhalten wurden.

Es folgt die Beschreibung des Ausgleichs anhand eines Beispiels.

Beispiel

Der Gast bezahlt z.B. mit "Hobex Zahlung" € 304,50. Auf seiner Rechnung erscheint "Hobex Zahlung € -304,50" damit die Rechnung ausgeglichen ist.

Nun werden von Casablanca im Hintergrund auf das hinterlegte Debitor-Konto (in diesem Fall auf das "Hobex Zahlung" Konto) € 304,50 ins Plus gebucht.

Diese "Kreditkarten-Gegenkonten" finden Sie unter "Konten -> Kreditkarten" (über Rechtsklick kann auf das Konto gewechselt werden)

Wenn das Geld für die Hobex Zahlungen auf dem Bankkonto eingeht, kann so in Casablanca ein Ausgleich auf den jeweiligen Kreditkarten-Konto vorgenommen werden. Alle Zahlungen welche eingegangen sind markieren -> Rechtsklick -> Ausgleichen (Tip: Unten ist die markierte Summe ersichtlich)

Dann wählen wir den Artikel "Bankzahlung" aus, setzen das korrekte Datum (Datum des Eingangs am Bankkonto) und bestätigen mit "OK".

Es wird nun ein Auslgeich vorgenommen. Die restlichen, noch nicht eingegangenen Zahlungen, bleiben auf dem Konto als "offen" stehen.

Unter "Konten -> Kreditkarten" sehen wir nun nach erneutem Aktualisieren den noch ausstehenden Betrag.

Somit würde man in Casablanca immer die aktuellen Außenstände auf dem jeweiligen Kreditkarten-Konten sehen.

---

Tags

Kreditkartenzahlungen Ausgleichen CC Abrechnung