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Paymaster

Allgemein​

In Casablanca Hotelsoftware ist es möglich "Paymaster" Konten anzulegen. Als Paymaster-Konten werden jene Konten bezeichnet, welche zur Abrechnung von Sammelrechnungen verwendet werden können. Auf ein Paymaster Konto können beispielsweise mehrere Aufenthalte eingecheckt und später gesammelt abgerechnet werden. Anwendungsbeispiele sind dabei:

  • Abrechnung für Aufenthalte über Reisebüro-Verträge
  • Sammelrechnungen für Firmen
  • Sammelrechnungen für Veranstaltungen (z.B. Hochzeiten)

Anlage eines Paymaster​

Damit später Autenthalte und Leistungen auf einem Paymaster Konto verrechnet werden können, muss jenes vorher angelegt werden. Dies erfolgt über den Menü-Punkt Allgemein -> Paymaster.

Allgemein -> Paymaster

Mit dem Button "Neu" kann ein neuer Paymaster angelegt werden. Es öffnet sich dabei die Gästekartei in welcher die Adresse zum Paymaster ausgewählt oder neu angelegt werden kann.

Paymaster anlegen

Bestätigt man die Adresse in der Gästekartei mit "OK" so wird der Paymaster hinterlegt.

Paymaster scheint auf

Zuteilung einer Registrierkasse

Jedes Paymaster-Konto muss zwingend einer Registrierkasse zugeteilt werden. Wenn beispielsweise ein Paymaster Konto für mehrere Betriebe verwendet werden muss, so ist es für jeden Betrieb separat mit der jeweils zugeteilten Registrierkasse zu hinterlegen.

Zuteilung Registrierkasse

Optionen​

Nun gibt es pro Paymaster noch weitere Einstellungen, welche hier definiert werden können.

  1. Smiley: Über das Smiley-Symbol kann die Gästekartei des Paymasters aufgerufen werden.
  2. Konto: Über das Konto-Symbol kann das Konto des Paymasters geöffnet werden.
  3. Ortstaxe auf Zimmerkonto: Wird diese Option gesetzt, so wird bei einem Check-In auf den Paymaster, die Ortstaxe auf dem Zimmerkonto verbucht und der Aufenthalt auf dem Paymaster-Konto. Somit kann die Ortstaxe gesondert mit dem Gast abgerechnet werden. Der Aufenthalt kann später über den Paymaster abgerechnet werden. Die Ortstaxe sollte bei Verwendung dieser Option als exklusive Leistung in der Rate eingestellt sein.
  4. Fixleistungen auf Zimmerkonto: Wird diese Option gesetzt, so werden bei einem Check-In auf den Paymaster, alle exklusiven Fixleistungen der Rate auf dem Zimmerkonto verbucht und der Aufenhalt auf dem Paymaster-Konto. Somit können die Fixleistungen gesondert mit dem Gast abgerechnet werden. Der Aufenthalt kann später über den Paymaster abgerechnet werden.
  5. Kassa: Ist in der Hotelsoftware eine Kassaschnittstelle aktiv, so kann über dieses Symbol das Konto für die Restaurant-Kassa ersichtlich geschaltet werden. Durch einen Klick auf das Symbol, erhält der Paymaster ein eigenes "virtuelles" Zimmer. Die "virtuelle Zimmernummer" auf welche die Restaurant-Kassa dann buchen kann, erscheint hinter dem Symbol (hier im Screenshot "5013"). Durch einen erneuten Klick auf das Symbol, kann das Paymaster-Konto wieder aus der Restaurant-Kassa genommen werden. Diese Funktion wird beispielsweise bei Veranstaltungen wie Hochzeiten, Seminaren etc. verwendet.
  6. Sichbar: Diese Option definiert ob ein Paymaster beim z.B. Check-In aufscheinen soll oder nicht.
  7. Unsichtbare anzeigen: Paymaster welche die Option "Sichtbar" nicht gesetzt haben, scheinen automatisch nicht mehr in der Liste auf. Mit der Option "Unsichtbare anzeigen" werden auch jene wiederum im Fenster eingeblendet.

Übersicht Optionen Paymaster

Automatische Anlage über Gästekartei​

Wird über die Gästekartei eine "Zusätzliche Firmenadresse" zu einem Gast hinterlegt, so wird die dort hinterlegte Adresse automatisch als "unsichtbarer Paymaster" angelegt.

Beispiel:

Zusätzliche Firmenadresse

als unsichtbarer Paymaster angelegt

Durch die Verbindung zwischen Gast und unsichtbarem Paymaster erscheint das Paymaster Konto auch beim Check-In oder in der Kontenauswahl beim Überleiten.

Beispiel Check-In:

Beispiel Check-In eines Gastes mit Verbindung zu unsichtbarem Paymaster

Beispiel Überleiten (Kontenauswahl):

Beispiel Überleiten von Konto eines Gastes mit Verbindung zu unsichtbarem Paymaster

Anwendungsbeispiel​

Hier ein kurzes Anwendungsbeispiel. Wir haben einen Vertrag mit dem Reisebüro "Eurotours". Somit erstellen wir uns ein Paymaster "Eurotours" mit der korrekt hinterlegten Adresse (an diese Adresse werden später die Sammelrechnungen ausgestellt werden).

Weiters wurde im Vertrag mit "Eurotours" vereinbart, dass die Ortstaxe und andere zusätzliche Leistungen vom Gast selbst bezahlt werden müssen. Beim Paymaster haben wir dies bereits entsprechend eingestellt.

Leistungen auf Zimmerkonto

Die Darstellung dieser Zusatzoptionen ist später beim Check-In ebenfalls ersichtlich:

Ortstaxe und exkl. Fixleistungen werden auf Zimmerkonto gebucht

Eingabe / Check-In von Buchungen​

  1. Bei der Eingabe einer "Eurotours" Buchung wurde in der Gästekartei der Gastname mit der zusätzlichen Firmenadresse "Eurotourts GmbH" hinterlegt.
  2. Ebenso wurde bei der Reservierung unter "B.def. Res.-Nr." (Benutzerdefinierte Reservierungsnummer) die Reservierungsnummer hinterlegt, unter welcher sie bei "Eurotours" geführt wird. (Dies kann gemacht werden, für die spätere korrekte Zuteilung der Buchung bei Abrechnung)

Beispiel Buchung

Durch die Hinterlegung der Eurotours GmbH als zusätzliche Firmenadresse, erscheint der Paymaster gleich beim Check-In zur Auswahl.

Check-In

Die Leistungen ("Ortstaxe" & "Garage (pro Tag)") werden durch die Zusatzoptionen beim Paymaster auf dem Zimmerkonto verbucht werden. Dem Gast kann hier eine eigene Rechnung für diese Leistungen erstellt werden. Siehe Zimmerkonto:

Zimmerkonto

Der Aufenthalt (27.03.2024 - 31.03.2024) wird direkt auf dem Paymaster-Konto "Eurotours GmbH" verbucht. Das Paymaster-Konto kann z.B. über Rechtsklick auf die Buchung geöffnet werden. (oder auch über das "Konten" Modul)

Rechtsklick auf Buchung

Siehe Paymaster-Konto:

Paymaster Konto

So können nun alle Eurotours Buchungen auf das Paymaster-Konto eingecheckt werden. Später zur Abrechnung kann somit eine Sammelrechnung über mehrere Buchungen erstellt werden.

Beispiel:

Rechnung erstellen

Rechnung

Tips​

  • Bei der Eingabe der Adresse des Paymasters, sollte gleich die E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand korrekt hinterlegt werden. Somit kann bei Rechnungserstellung diese gleich an die richtige E-Mail-Adresse per Button übermittelt werden.
  • Bei Rechnungserstellung wählen wir die Vorlage "Firmenrechnung / Reisebürorechnung". Dadurch wird auf der Rechnung einerseits die "Benutzerfefinierte Reservierungsnummer" mit ausgegeben (welche in der Reservierungsmaske eingetragen werden kann) und andererseits auch der Name des Gastes im Zimmer. Somit ist die Zuordnung für das Reisebüro ersichtlich.
  • Zur besseren Übersicht, kann auch die in der Reservierungsmaske hinterlegte "Benutzerdefinierte Reservierungsnummer" auf dem Konto zur Ansicht dargestellt werden. Siehe "Allgemein -> Reservierungs-ID"

Reserviuerungs-ID sichtbar schalten

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